Общее положение
Группа документационного обеспечения Министерства отдела государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства департамента организационно-правового обеспечения, государственной службы и кадров Министерства образования Омской области (далее - группа) является структурным подразделением, входящим в состав Министерства, подчиняется начальнику отдела, руководителю департамента, Министру образования Омской области.
В своей деятельности группа руководствуется федеральным и областным законодательством, приказами и распоряжениями Министерства, Положением о Министерстве, настоящим Положением.
Основные задачи группы
Организационное и документационное обеспечение деятельности Министерства.
Функции группы
Обеспечение своевременной обработки входящей и исходящей корреспонденции, доставки по назначению.
Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений Министра.
Осуществление методического руководства по делопроизводству в структурных подразделениях Министерства.
Отправление и получение электронной почты.
Обеспечение печатания и тиражирования документов по заданию руководителей Министерства.
Обеспечение сохранности бланков строгой отчетности Министерства и выдача их по требованиям структурных подразделений под расписку.
Хранение штампов и печатей Министерства, обеспечение их сохранности.
Обеспечение канцелярскими принадлежностями сотрудников Министерства.
Обеспечение деятельности группы
Группа для осуществления своих функций имеет право:
в пределах компетенции группы давать указания, разрабатывать методические рекомендации, инструктивные документы руководителям и специалистам структурных подразделений Министерства;
требовать от руководителей структурных подразделений Министерства соблюдения правил ведения, составления и оформления документов согласно инструкции по делопроизводству в Министерстве;
вносить начальнику отдела, руководителю департамента, курирующему данное направление, предложения по совершенствованию деятельности группы;
ходатайствовать перед начальником отдела, руководителем департамента о проведении мероприятий, направленных на повышение эффективности группы;
участвовать в работе совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
запрашивать и получать в установленном порядке документы, другие сведения, необходимые для осуществления своих функций от руководителей и специалистов структурных подразделений Министерства;
пользоваться информационными базами Министерства;
пользоваться средствами связи и коммуникациями Министерства;
вносить предложения в план работы Министерства;
производить закупки для оснащения рабочих мест сотрудников Министерства, функционирования оргтехники, печати и тиражирования документов и прочие необходимые для обеспечения деятельности Министерства закупки;
осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации и Омской области.
Организация работы группы
Непосредственное руководство группы осуществляет руководитель группы. Руководитель группы непосредственно подчиняется начальнику отдела.
Руководитель группы назначается на должность и освобождается от должности Министром образования Омской области по представлению руководителя департамента организационно-правового обеспечения, государственной службы и кадров Министерства образования Омской области.
Руководитель группы:
руководит деятельностью группы;
представляет группу с другими структурными подразделениями Министерства;
распределяет обязанности между работниками группы;
вносит предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников группы, об осуществлении поощрений;
осуществляет иные полномочия в соответствии с должностным регламентом.
Руководитель группы несет в порядке, установленном законодательством, персональную ответственность за выполнение возложенных на группу задач.
Работники группы осуществляют возложенные на них обязанности в соответствии с должностными инструкциями и регламентами и несут в порядке, установленном законодательством, персональную ответственность за их выполнение.
Заключительные положения
Изменения и дополнения к настоящему Положению, утверждаются Заместителем Председателя Правительства Омской области, Министром образования Омской области.
Положение об отделе
Общее положение
Отдел государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства департамента организационно-правового обеспечения, государственной службы и кадров Министерства образования Омской области (далее - отдел) является структурным подразделением, входящим в состав департамента организационно-правового обеспечения, государственной службы и кадров Министерства образования Омской области (далее - департамент) и подчиняется руководителю департамента, заместителю Председателя Правительства Омской области, Министру образования Омской области (см. приложение 2).
В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства образования Российской Федерации, законами Омской области, указами и распоряжениями Губернатора Омской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Омской области, приказами и распоряжениями Министерства образования Омской области (далее - Министерство), Положением о Министерстве образования Омской области, Положением о департаменте, настоящим Положением.
Основные задачи отдела
К основным задачам отдела относятся:
кадровое обеспечение деятельности Министерства;
аналитическое обеспечение деятельности Министерства, связанное с кадровыми вопросами;
организация документационного обеспечения деятельности Министерства;
обеспечение взаимодействия Министерства с Главным организационно-кадровым управлением Омской области, Управлением делами Правительства Омской области.
Функции отдела
К функциям отдела относятся:
) ведение кадровой документации Министерства;
) подготовка ответов на обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, граждан по кадровым вопросам и вопросам государственной гражданской службы;
) подготовка предложений об изменении законодательства о государственной гражданской службе Омской области и внесение указанных предложений руководителю департамента и Министру образования Омской области;
) организация подготовки проектов актов Министерства, связанных с прохождением государственной гражданской службы и трудовыми правоотношениями;
) ведение трудовых книжек, личных дел, реестра государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) в Министерстве;
) оформление и выдача служебных удостоверений гражданских служащих и работников Министерства;
) организация проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв, аттестации гражданских служащих, квалификационных экзаменов гражданских служащих, служебных проверок;
) организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений, поданных в Министерство;
) обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
) организация заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождением гражданской службы;
) организация осуществления профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих Министерства;
) формирование кадрового резерва Министерства, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
) обеспечение должностного роста гражданских служащих;
) учет рабочего времени, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием служебной и трудовой дисциплины;
) выдача справок о служебной и трудовой деятельности гражданских служащих (работников) Министерства;
) организация проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных законодательством;
) консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам государственной гражданской службы;
) подготовка документов для назначения ежемесячной доплаты к трудовой пенсии гражданским служащим, имеющим стаж государственной гражданской службы не менее 15 лет, и представление документов в Министерство труда и социального развития Омской области;
) оформление документации, связанной с медицинским страхованием работников Министерства;
) организация обеспечения безопасности персональных данных при их обработки без использования средств автоматизации;
) подготовка иных документов, необходимых для осуществления кадровой работы в Министерстве, составление которых требуется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Омской области;
) организация документационного обеспечения Министерства;
) осуществление методического руководства по делопроизводству в структурных подразделениях Министерства;
) обеспечение своевременной обработки входящей и исходящей корреспонденции, доставки по назначению;
) отправление и получение электронной почты Министерства;
) обеспечение печатания и тиражирования документов по заданию руководителей Министерства;
) обеспечение сохранности, учета и выдачи бланков Министерства;
) хранение штампа и печатей Министерства, обеспечение их сохранности.
Обеспечение деятельности отдела
Отдел для осуществления своих функций имеет право:
запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Министерства необходимые документы, материалы;
пользоваться информационными базами данных Министерства;
пользоваться средствами связи и коммуникации;
вносить предложения в план работы Министерства;
вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию деятельности Министерства;
участвовать в работе различных совещаний, конференций, семинаров, проводимых Министерством;
другие права в соответствии с действующим законодательством.
Для реализации своих функций отдел в пределах своей компетенции взаимодействует с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами, структурными подразделениями Министерства.
Организация работы отдела
В структуру отдела входят:
группа документационного обеспечения Министерства;
архивная группа;
Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела.
Начальник отдела непосредственно подчиняется руководителю департамента.
Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности в порядке, установленном законодательством.
Начальник отдела:
руководит деятельностью отдела;
представляет отдел в отношениях с другими структурными подразделениями Министерства, государственными органами, органами местного самоуправления;
распределяет обязанности между работниками отдела;
вносит предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников отдела, о представлении работников отдела к поощрению;
осуществляет иные полномочия в соответствии с должностным регламентом.
Начальник отдела несет в порядке, установленном законодательством, персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
Работники отдела осуществляют возложенные на них обязанности в соответствии с должностными регламентами и инструкциями и несут в порядке, установленном законодательством, персональную ответственность за их выполнение.
Во время прохождения учебной практики были изучены организационно-распорядительные и инструктивные документы, регламентирующие деятельность Министерства образования Омской области. Знакомство с организацией, формами и методами работы отдела государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства, а так же с правилами ведения делопроизводства. Освоение работы с ПК, различной оргтехникой (телефон-факс, ризограф, ксерокс), документацией.
В должностные обязанности входило:
выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы Министерства;
обеспечение отправки и получения информации по факсу (пример приложение 3 - приложение 8);
тиражирование, печатание и брошюрование документов (образец см. приложение 9,10);
подготовка и рассылка корреспонденции для муниципальных органов управления образованием и для подведомственных образовательных учреждений (приложение 11,12);
печатание грамот, дипломов, благодарственных писем Министерства;
учет бланков строгой отчетности;
добросовестное исполнение должностных обязанностей;
исполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданныех в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных;
соблюдение установленных в Министерстве правил внутреннего трудового распорядка, настоящую должностную инструкцию (образец см. приложение 13), порядок работы со служебной информацией;
обеспечение сохранности служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдение правил их использования;
соблюдение правил эксплуатации организационной техники;
соблюдение сроков исполнения документов, заданий и поручений руководства;
соблюдение установленной в Министерстве субординации, соблюдение правил делового общения и норм служебной этики.
министерство образование должностное лицо
Заключение
Анализ деятельности работы отдела государственной службы, кадров, организации документационного обеспечения Министерства департамента организационно-правового обеспечения, государственной службы и кадров Министерства образования Омской области показал, что работа отдела достижение поставленных им целей, морально-психологический климат в ней во многом - результат умелого руководства. Именно начальник отдела является толчковым механизмом деятельности. От его опыта, знаний, личных качеств, выбранной стратегии работы зависит не только результат деятельности предприятия, но и моральное удовлетворение сотрудников.
Успешному прохождению практики способствовало доброжелательное отношение начальника отдела и других должностных лиц, помощь с их стороны во время всей учебной практики, привлечение к работе с документацией, оргтехникой, с персоналом отдела.