Несколько прикладных программ, объединенных для решения одной пользовательской задачи, называют приложением или прикладной средой. Это графические и текстовые редакторы, системы обработки электронных таблиц, системы управления базами данных, программы связи и др.
Прикладная среда – это компьютерная среда, формируемая прикладными программами. В качестве удобных и широко распространенных программных приложений для работы с различными видами данных являются прикладные программы Microsoft Office, созданных для работы в среде Windows. Важным достоинством Windows – приложений является наглядность. Во-первых, все инструменты среды Во-первых, все инструменты среды, имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически в виде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментами понимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производить действия над объектами прикладной среды. На командных кнопках помещается графическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопках стандартизованы, так что можно говорить о специальном языке компьютерных обозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как Открыть, Сохранить, Удалить, Отменить, Копировать, Вставить. Кнопки с этими инструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель. Но в прикладной среде есть также и свои специфические инструменты. Для них тоже разработаны графические изображения.
Во-вторых, документы, создаваемые в приложениях, отображаются на экране точно в таком виде, в каком будут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какого формата должен быть конечный документ.
Многозадачность. Еще одной отличительной особенностью Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. На рабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов, созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок, писать письмо и производить расчеты. Следует, однако, уточнить понятие одновременности. Все вышеперечисленные задачи могут быть запущены на выполнение. После запуска все они будут размещаться в оперативной памяти компьютера одновременно. Сам пользователь не может одновременно задействовать один и тот же орган восприятия информации для двух разных задач. Нельзя, например, читать текст и рисовать одновременно. Органы зрения человека, глаза, не приспособлены для этого. Соответственно, в таких случаях и с документами в средах человек работает последовательно, например, сначала рисует, потом пишет. Однако, если в каждой из задач задействованы разные органы восприятия информации, то эти задачи могут действительно выполнятся одновременно. Например, если запустить программу проигрывания лазерного диска и текстовый процессор, то можно одновременно слушать музыку и набирать текст, задействовав соответственно слух и зрение.
Организация обмена данными. Другой важной особенностью прикладных сред Windows является возможность обмена данными между приложениями. Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными между приложениями: через буфер обмена и по технологии OLE.
Обмен через буфер позволяет либо переместить объект документа на новое место, либо поместить на новое место или в новый документ копию объекта. Обмен через буфер позволяет передавать объекты и их копии из документа в документ, не сохраняя связи с приложением, в котором этот объект создавался.
Обмен через буфер производится в два этапа. На первом этапе в буфер помещается либо сам объект, либо его копия. На втором этапе объект из буфера вставляется в выбранный документ.
Технология OLE, которую предоставляет программная среда Windows, поддерживает постоянный контакт между прикладной средой, куда объект внедряется, и прикладной средой, где этот объект был создан. Применение технологии OLE эффективно в тех случаях, когда один и тот же объект используется в разных документах. Например, средствами текстового редактора создана эмблема фирмы. Затем, создавая различные документы (справку, письмо, заключение акт и пр.), можно использовать эту эмблему. Затем в эмблему были внесены изменения. В том случае, если эмблема помещалась в документы через буфер обмена, придется вставлять ее в каждый документ заново. Если же она была внедрена по технологии OLE, то обновление эмблемы во всех связанных документах будет произведено автоматически после редактирования исходного файла с эмблемой.
Создание составных документов. Организация обмена данными между прикладными средами обеспечивает их интеграцию. Под интеграцией прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред. Например, необходимо сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Основой отчета, очевидно, станет текстовый документ. Помимо этого имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ. Там же размещаются фотографии. В результате получится текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии. Такой документ называют составным (интегрированным).
Интерфейс прикладной среды. Приложения, работающие в среде Windows, имеют очень похожий графический интерфейс. Интерфейсы прикладных сред состоят из однотипных по своему назначению элементов. В интерфейсе каждой из них можно выделить четыре зоны (рисунок 2.1):
- строка заголовка прикладной среды, где размещаются инструменты управления оконным интерфейсом приложения и отображается имя среды;
- зона управления, где размещаются средства управления приложением и документами;
- рабочее поле, где размещаются редактируемые документы;
- справочная зона, где размещается информация о режимах работы приложения и подсказки пользователю.
| Строка заголовка прикладной среды |
| Зона управления |
| Рабочее поле |
| Справочная зона |
Рисунок 2.1- Структурные части интерфейса приложения
Все программы, создаваемые для Windows, имеют стандартный оконный интерфейс. У них формируются однотипные справочные зоны и зоны управления. Вид рабочего поля изменяется в зависимости от назначения прикладной среды.
При запуске любой прикладной среды на экран выводится окно приложения, то есть самой среды. Обычно внутри окна приложения сразу открывается и окно документа. Это может быть новый документ или документ, который редактировался последним. Если приложение было вызвано через запуск документа, то именно этот документ и будет располагаться в окне приложения.
Интерфейс прикладной среды включает в себя следующие элементы: строка заголовка прикладной среды, строка основного меню, панели инструментов, строка ввода и редактирования, строка состояния.
Строка заголовка включает в себя: кнопку системного меню, название приложения (например Microsoft Excel), кнопку Свернуть, кнопку Развернуть/Восстановить и кнопку Закрыть.
Основное меню прикладной среды, так же как и любой другой Windows-программы, похоже на матрешку. Разделы верхнего уровня обозначены в строке основного меню. В каждом из таких разделов команды более низкого уровня объединены по своему назначению. Список этих команд открывается в виде выпадающего меню. Обращение к некоторым из этих команд приводит в свою очередь к появлению дополнительного подменю еще более низкого уровня. Таким образом, с помощью основного меню производится последовательный выбор требуемой управляющей команды и задание всех необходимых для ее выполнения параметров.
Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит устанавливаемый пользователем набор кнопок (пиктограмм), предназначенных для более быстрого (по сравнению с многоуровневым меню) вызова управляющих команд, входящих в основное меню.
Интерфейс табличного процессора и системы управления базами данных включает в себя также строку ввода и редактирования. Строка ввода и редактирования отображает вводимые в текущую ячейку таблицы или поле базы данных формулы или данные. В этой строке можно просматривать или редактировать содержимое этой ячейки или поля, а также увидеть саму формулу.
Строка состояния содержит информацию о режимах работы приложения. Кроме уже перечисленных, имеется группа элементов, которые можно условно назвать вспомогательной областью управления. К ним относятся: строка заголовка окна документа, создаваемого приложением, а также полосы прокрутки.
В строке заголовка окна документа указывается имя файла документа, редактируемого выбранным приложением. Если окно документа развернуто до максимального размера, то строка заголовка документа совмещается со строкой заголовка прикладной среды.
Полосы прокрутки необходимы для просмотра тех областей документа, которые в данный момент не видны (на экране в окне документа видна только его часть, называемая рабочим полем). Элемент интерфейса, обеспечивающий вертикальное перемещение текста, называется вертикальной полосой прокрутки, а горизонтальное перемещение - горизонтальной полосой прокрутки. Действуют они точно так же, как в любом другом окне Windows.
Редактирование документа. При работе в прикладной среде часто возникает необходимость вносить изменения в ранее созданные документы. С помощью прикладных программ можно не только создавать документы, как это было возможно на печатной машинке, но и осуществлять дальнейшие изменения, например, вносить исправления, устранять ошибки, осуществлять поиск и замену отдельных значений. Все операции, связанные с внесением изменений в документ и исправлением в нем ошибок, объединяются в общее понятие - редактирование. Редактирование - процесс внесения изменений в документ.
Редактировать можно не только текстовые документы, но и таблицы, базы данных, рисунки. Например, если деятельность связана с выполнением расчетов, нет необходимости пересчитывать заново огромные таблицы. Достаточно изменить только исходные цифры, а перерасчет итогов табличный процессор выполнится самостоятельно.
При редактировании необходимо:
1. Выделить объект.
2. Выполнить команду или действия по редактированию.
Выделение объекта. Прежде, чем осуществлять какие-либо действия над объектами в документе, его необходимо выделить. Как правило, при отображении выделенных объектов на экране, цвет объекта изменяется на противоположный или показывается внешняя граница объекта. Обычно объекты выделяются щелчком мыши. Часто возникает необходимость выделить группу однотипных, расположенных подряд объектов блок, например, словосочетание в предложении или несколько ячеек в таблице. В этом случае мышь, при нажатой левой клавише, протаскивается от первого объекта к последнему.
Форматирование документа. Любой документ должен быть оформлен красиво и профессионально. Например. создана таблица, но она настолько широка, что не умещается на странице. Надо либо уменьшить таблицу, либо развернуть страницу. Каждая прикладная среда обладает набором операций, позволяющих выполнить внешнее оформление документа в соответствии с предъявляемыми требованиями. Все операции по оформлению всего документа в целом или его объектов объединяются общим понятием - форматирование.
Форматирование - процесс представления внешнего вида документа или отдельных его объектов в требуемой форме.
При этом, следует учитывать, в какой среде создавался объект, так как это определит используемый инструментарий работы.
Характеристика инструментов прикладной среды. Работая на компьютере с тем или иным документом, человек использует в качестве инструментов прикладные программы, формирующие данную прикладную среду. Каждая прикладная среда имеет инструменты, обеспечивающие работу пользователя с документом. Работать с этими инструментами можно, используя кнопки на панели инструментов или выполняя команды различных меню. Инструменты прикладной среды - все средства воздействия прикладной среды на объекты документа и сам документ.
Инструменты различаются между собой, прежде всего, по назначению. Например, одни инструменты предназначены для работы с файлами, другие - для обработки данных в приложении. Управление всеми инструментами прикладной среды осуществляется с помощью команд основного меню. Названия этих команд обычно совпадают с названиями соответствующих инструментов. Команды по своему назначению объединены в группы, которые называются пунктами меню (например, пункты Файл, Правка, Вставка, Сервис). Пункты меню образуют верхний уровень основного меню (рисунок 2.2).
Рисунок 2.2 – Основное меню прикладной среды
Такое меню называется многоуровневым, так как содержит команды, объединенные по назначению в группы. Каждая группа раскрывается щелчком мыши по ее названию. После можно переходить на следующий уровень меню и выбрать нужную команду из группы. В ряде случаев открывается подменю более низкого уровня. На самом нижнем уровне часто бывает необходимо уточнить параметры команды, указав необходимые значения в открывшемся диалоговом окне. На рисунке приведены только те имена меню, которые являются общими для всех приложений.
Файл. Этот пункт меню объединяет команды для работы с файлами и документами в целом. С его помощью можно создать новый файл, открыть существующий, сохранить редактируемый файл или его копию под другим именем и/или в другом месте, установить параметры страницы, вывести редактируемый файл на печать.
Создаваемый прикладной средой документ может быть в различных формах:
- в экранной форме, то есть в виде отображенного на экране монитора документа с внедренными в него объектами;
- в форме твердой копии, то есть в виде распечатки созданного документа на принтере;
- в электронной форме - в виде файла, сохраненного на диске.
Результат работы с любой прикладной программой обязательно должен быть сохранен в файле на диске. Без этого невозможно ни продолжение работы, ни передача созданного документа на другой компьютер.
Правка. Обычно список команд этого пункта открывает команда продвижения вперед или назад. Этот раздел меню также включает в себя команды редактирования содержимого объектов документа. Несмотря на то, что для каждой прикладной среды эти объекты разные, общий для прикладной среды механизм обмена данными позволяет применять однотипные операции для всех объектов. Для копирования и перемещения различных объектов, как уже говорилось, используется буфер обмена или технология OLE. С их помощью можно осуществлять интеграцию данных различных прикладных сред.
Следует отметить, что данный механизм позволяет осуществлять обмен данными не только в рамках одного документа, но и между различными прикладными средами.
Вставка. В этом разделе меню сгруппированы команды, предназначенные для выполнения действий по вставке (внедрению) в документ различных объектов, созданных в любой прикладной среде.
Формат. Этот пункт меню содержит команды, с помощью которых выполняется форматирование объектов документа, созданных в данном приложении. Обычно имена команд совпадают с названиями объектов, которые необходимо форматировать: Ячейки..., Строки, Столбцы, Шрифт..., Абзац... и т. д.
Помимо команд форматирования конкретных объектов здесь же находятся команды, определяющие стили и автоформат.
Под стилем понимается совокупность параметров форматирования объекта документа. Автоформат назначает параметры форматирования для всех объектов документа и всего документа в целом.
Вид. Этот пункт меню предназначен для выбора различных способов отображения документа на экране, настройки вывода на экран используемых инструментов, добавления колонтитулов, изменения масштаба отображения документа на экране и т. п.
Сервис. Это меню обеспечивает дополнительные возможности прикладной среды. Предоставление этих возможностей обеспечивается запуском на выполнение вспомогательных программ прикладной среды, например, программы проверки орфографии. Эта программа может использоваться не только текстовым редактором, но и другими Windows-приложениями.
Другим примером может служить адресная книга. Эта программа хранит данные людей, с которыми вам часто приходится иметь дело. Она может быть использована для пересылки вашего документа по адресу, хранящемуся в адресной книге или для вставки обращения в документ, предназначенный для конкретного лица.
Окно. К этому меню следует обращаться при одновременной работе с несколькими документами в разных окнах для их настойки и перехода из одного окна в другое.
Справка. Данный пункт меню используется для получения помощи по всем инструментам текущей прикладной среды.
Планирование деятельности и поддержка коммуникаций
Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.
Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы. Так, для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки, для планирования ежедневных встреч и дел - еженедельники, для временных записей - блокноты для заметок. Помимо перечисленных видов блокнотов составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год и т. д.
Информация организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам Удобные способы представления информации, ее поиска, средства напоминания предлагаемые средой Outlook, могут помочь эффективно организовать свою работу. Среду Outlook могут использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники.
На рисунке 2.3 представлено главное окно программной среды Outlook. В левой части окна находится панель Outlook, на которой расположены основные объекты, с которыми работает среда. Объекты представляют собой папки с информацией определенного вида. Эти объекты сгруппированы в группы: Outlook, Почта, Другие папки. Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.
Папка Контакты является хранилищем сведений и данных о людях, с которыми организация поддерживает деловые и личные отношения. Эти люди могут быть как сотрудниками данной организации, так и работниками других фирм. В папке Контакты могут храниться: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например, день рождения или годовщина какого-либо события. На основе папки Контакты формируется Адресная книга для пересылки электронной почты.
Рисунок 2.3 – Окно программы Outlook
В среде Outlook все мероприятия подразделяются на несколько групп: встречи, собрания, события, задачи, телефонные звонки (рисунок 2.4).
Встречи - это мероприятия, для которых резервируется время в календаре. На встречи никто не приглашается, для них не привлекаются никакие ресурсы. Под ресурсами понимается выделение специального помещения, временные затраты, связанные с подготовкой, материальные расходы.
Собрание - это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Событие - это мероприятие на весь день, на которое могут приглашаться или не приглашаться другие люди. В среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка Календарь.
Рисунок 2.4 – Виды мероприятий
Задача – это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами.
Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка Задачи.
Телефонный звонок – мероприятие, связанное с решением вопросов по телефону и не требующее непосредственного контакта.
Телефонные звонки, а также вся работа по созданию и обработке различных документов на компьютере фиксируется в папке Дневник.
Представленная система папок позволяет деловому человеку организовать планирование своего рабочего времени и отслеживать временные затраты на выполнение работы.
Другая группа папок, включающая папки Входящие, Исходящие, Черновики и Отправленные, предназначена для организации обмена электронной почтой с партнерами по работе.
Основными информационными элементами этих папок являются сообщения. Сообщение - документ, отправленный или полученный по электронной почте. Папка Входящие предназначена для приема сообщений. Папки Исходящие и Черновики предназначены для подготовки сообщений к отправке. Папка Отправленные предназначена для сохранения отправленных сообщений.
Основными действиями, которые можно выполнять над элементами в среде Outlook, являются:
- создать;
- установить и изменить параметры;
- выделить, скопировать, вставить копию, удалить;
- пометить как выполненный;
- переслать другому лицу;
- прикрепить документ;
- связать с контактом.