ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
1. Общие положения
1.1. Документы учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь.
1.2. Учреждения, организации и предприятия обеспечивают (накопление) прием, учет, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. С этой целью в учреждениях, организациях и предприятиях создаются архивы.
1.3. Ведомственный архив - это государственное архивное учреждение или структурное подразделение, хранящее документы на своем предприятии, в учреждении, организации на протяжении определенного срока, установленного Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.
Архив негосударственного предприятия, организации и учреждения осуществляет прием и постоянное хранение архивных документов своего предприятия, организации, учреждения.
1.4. Архив учреждения, организации и предприятия создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции распорядительным документом возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив учреждения, организации, предприятия руководствуется законодательством Республики Беларусь, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, организации, предприятия, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству и настоящим положением.
1.6. Положение об архиве учреждения, организации, предприятия разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия по согласованию с соответствующим государственным архивом.
1.7. Архив учреждения, организации, предприятия работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации, предприятия.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения, организации, предприятия осуществляет соответствующий государственный архив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений учреждения, организации, предприятия, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;
2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;
2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;
2.5. научно-технические, кино-, фото-, фоно- и машиночитаемые документы, видеофонограммы и другие виды специальных документов*;
______________________________
*Для хранения этих документов создаются, как правило, специальные архивы.
2.6. служебные и ведомственные издания;
2.7. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве учреждения, организации, предприятия;
3.1.4. подготовка и своевременная передача документов, входящих в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь*. ______________________________
*Архивные документы организаций негосударственных форм собственности принимаются на государственное хранение при оформлении соответствующего договора с государственным архивом.
3.2. Функции архива.
Выполняя свои функции архив:
3.2.1. Составляет и ежегодно уточняет список структурных подразделений и других организаций, документы которых передаются в архив.
3.2.2. Принимает (не позднее чем через 2 года после завершения в делопроизводстве) на хранение документы структурных подразделений, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.
3.2.3. Составляет и представляет (не позднее чем через 1 год после завершения в делопроизводстве) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия и экспертно-проверочной (экспертно-методической) комиссии государственного архива.
3.2.4. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе экспертной комиссии.
3.2.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов в соответствии с действующими правилами.
3.2.6. Осуществляет фондирование документов и дел.
3.2.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.
3.2.8. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве установленным требованиям. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел.
3.2.9. Организует использование документов:
информирует руководство и работников учреждения, организации, предприятия о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, выписки из документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения, организации, предприятия.
3.2.11. Представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение в соответствующий государственный архив документы Национального архивного фонда Республики Беларусь.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения, организации, предприятия;
4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения, организации, предприятия сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
4.3. вносить руководству учреждения, организации, предприятия предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
5. Ответственность заведующего архивом
(лица, ответственного за ведение архива)
5.1. Заведующий архивом (лицо, ответственное за ведение архива) несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
Права и обязанности заведующего архивом (лица, ответственного за архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.
Приложение 41
к подразделу 4.2
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ