1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для:
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовки к передаче на государственное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, госкомитете, центральном органе управления, их структурных подразделениях*, в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях;
осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций и учреждений. ______________________________
*В структурных подразделениях центрального аппарата министерства, госкомитета, центрального органа управления могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руководством ЦЭК.
1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления. В необходимых случаях (пп.2.9, 2.10 положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим архивным учреждением системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, госкомитета, центрального органа управления из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя. В состав ЦЭК в обязательном порядке включаются: заведующий ведомственным архивом (секретарь комиссии), руководитель делопроизводственной службы министерства, госкомитета, центрального органа управления, представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство. В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных организаций. К работе ЦЭК в качестве экспертов и консультантов могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.
1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, распорядительными документами министерства, госкомитета, центрального органа управления, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа управления.
1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением министерство, госкомитет, центральный орган управления разрабатывают конкретное положение о ЦЭК, которое после согласования с соответствующим государственным архивом утверждается приказом руководителя министерства, госкомитета, центрального органа управления.
2. Функции Центральной экспертной комиссии
ЦЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в деятельности министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных им организаций.
2.2. Рассматривает и представляет на рассмотрение и утверждение соответствующего государственного архивного учреждения списки видов отраслевых подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь, проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, примерных инструкций по делопроизводству и номенклатуре дел, а также положений об ЭК структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных организаций, других нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.
2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими перечнями, а также предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями.
2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы.
2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, госкомитете, центральном органе управления и подведомственных им организациях.
2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов отрасли:
по выявлению владельцев личных архивов в организациях отрасли, по возможной передаче ими документов личного происхождения (дневников, записей воспоминаний, переписки и др.) в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь;
по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли) с целью создания истории своей отрасли.
2.8. Рассматривает и выносит решение о согласовании:
сводных описей дел (годовых разделов) документов постоянного хранения (в том числе на спецдокументацию) и описей временного (свыше 10 лет) хранения;
описей дел по личному составу;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение;
номенклатуры дел министерства, госкомитета, центрального органа управления;
нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, примерные номенклатуры дел подведомственных организаций, памятки и правила по работе с документами и др.);
отраслевых списков учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь.
2.9. Обязательному утверждению архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:
описи дел на документы постоянного хранения управленческой и специальной документации;
перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов;
ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;
отраслевые списки подведомственных учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь.
2.10. Согласованию (перед утверждением руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления) с архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:
положения о ЦЭК;
примерные и индивидуальные номенклатуры дел;
описи на документы по личному составу.
2.11. Организует совместно со службами делопроизводства и кадров консультации для сотрудников центрального аппарата и подведомственных организаций по вопросам работы с документами и архивному делу, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
2.12. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатур дел, составлению методических пособий по организации, хранению и учету документов.
3. Права Центральной экспертной комиссии
ЦЭК имеет право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления подведомственных организаций:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального органа управления, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей архивных учреждений системы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
3.5. Информировать руководство министерства, госкомитета, центрального органа управления и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.
4. Организация работы Центральной экспертной комиссии
4.1. ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа управления работает в контакте с экспертно-методической (экспертно-проверочной) комиссией соответствующего государственного архива и получает от нее необходимые организационно-методические указания.
4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством министерства, госкомитета, центрального органа управления.
4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК.
4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение 42
к подразделу 4.2
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Государственного комитета по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ