Спектр организуемых специальных событий чрезвычайно широк, они могут быть:
1) Деловые (формы и конференции, круглые столы.)
2) Учебные (семинары и треннинги)
3) Для прессы (пресс-конференции, пресс-туры, дни открытых дверей)
4) Выездные мероприятия (Презентации продукции, проектов и программ, организации, новых производств и офисов, Экскурсии.)
5) Развлекательные (праздники, шоу, юбилеи: корпоративные, общенациональные, международные, конфессиональные, профессиональные, региональные, местные, Фестивали, конкурсы, викторины.)
6) Торжественные (банкеты, фуршеты, Церемонии: открытия, закрытия, вручения премий, стипендий, чествования, Приемы: праздничные, юбилейные)
7) Благотворительные (спонсируемые акции и мероприятия)
8) Массовые (городские праздники, фестивали, выставки, ярмарки, концерты)
9) Спортивные (соревнования)
Все эти мероприятия могут организовываться и проводиться фирмой самостоятельно, или через Event-агентства. Важно, что в современном мире свыше 45% событий, о которых сообщается в СМИ, не просто произошли, а были организованы для того, чтобы о них сообщалось.
Коммуникация с целевой аудиторией в ходе мероприятия.
Мероприятие – это вид человеческой деятельности, предполагающий встречу и взаимодействие разных людей, ограниченный по времени и связанный с реализацией каких-либо общих целей.
Собирая людей в одно время в одном месте, т. е. проводя мероприятия, организаторы оказываются в уникальной ситуации – они получают возможность прямого и личного взаимодействия с целевой аудиторией, аудиторией мероприятия.
Самое главное – качественно организовать мероприятие, чтобы доступно раскрыть его цели для своей аудитории.
Живое общение приносит больше результатов, нежели удаленное. Общаясь с человеком или группой лиц напрямую, он испытывает эмоции, и может моментально получить ответы на возникающие вопросы.
На этапе подготовки нужно провести такую работу с приглашенными:
1) Регистрация, подтверждение участия. (нужно заранее знать, придет ли приглашенный, обзвон)
2) Выслать напоминание за некоторое время до провед. мер-ия.
3) Определить специальные условия для некоторых участников (напр, если вы предпочтете добраться в пансионат самостоятельно, пожалуйста, проинформируйте нас об этом и сообщите номер вашего автомобиля).
В ходе мер-ия можно столкнуться с самыми непредсказуемыми рисками и опасностями, связанными с ЦА. Главное – не упускать контроль над ситуацией и постараться предусмотреть все или практически все еще на этапе планирования и подготовки к специальному мероприятию.
1) Есть опасность, что после 1-го перерыва некоторые посетители разъедутся. Причин может быть много: плохая работа выступающих персон (артистов, ведущего), технические накладки или же неправильное определение ЦА на этапе планирования. Ожидания аудитории не оправдали надежд.
2) При выборе ведущего важно учитывать его опыт и квалификацию
3) Отдельно выделить специальные зоны: пассивная, активная, интенсивная (подробные переговоры, подписание контрактов и пр.).
После проведения м-ия коммуникация с ЦА продолжается - сбор и анализ отзывов и пр., самое главное – продолжение сотрудничества.
Параметры эффективности BTL- и Event рекламирования.
Параметры эффективности:
1) Кол-во участников, контактов: общее и по различным категориям. Сколько человек участвовало в мероприятии? Насколько окончательное количество соответствовало прогнозам? Проведите сегментацию и постарайтесь создать портрет вашего участника: должности, представленные отрасли экономики, половой и возрастной состав и пр.
2) Расчет качества BTL-контактов (глубина, плотность взаимодействия, сложность сообщения)
3) Активность участников. Как вели себя участники мероприятия? Насколько они проявили себя и были активны в подготовленной вами программе? Эти данные могут быть важным косвенным свидетельством удовлетворенности.
4) Эффективность рекламных каналов. Заранее подумайте и подготовьте инструменты, отслеживающие эти источники: опросы участников, специальные «закодированные» флаеры, анкеты и пр.
5) Отслеживание увеличения количества статей о компании в прессе, замерить осведомленность Клиентов о компании.
6) Удовлетворенность участников – параметр, позволяющий оценить, насколько хорошо было реализ-но мер-ие.
7) Финансовые показатели.
8) Краткосрочный аспект
9) Долгосрочный аспект («отложенное» воздействие).