Одним из основных отличий аналитической от оперативной обработки данных является не столько большой объем обрабатываемых данных, сколько необходимость поддерживать обработку произвольных, заранее не регламентированных запросов из различных источников информации.
Предварительная классификация источников информации. Информационное, программное и техническое обеспечение призваны систематизировать как внутренние, так и внешние источники информации. В качестве внутренних источников информации могут выступать:
- транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;
- система внутрифирменного электронного документооборота;
- документы из электронных хранилищ;
- документы на бумажных носителях.
К внешним источникам информации относятся:
- информационные агентства, поставляющие данные, как в электронном виде, так и на бумажных носителях;
- законодательные и регулирующие органы;
- клиенты и партнеры предприятия, представляющие данные в электронном виде и на бумажных носителях.
При формировании информационных хранилищ следует предварительно произвести обследование потенциально интересных внутренних и внешних источников информации, оценить потенциальный объем и содержание переносимых в информационное хранилище сведений, требований к структуризации информации и возможности ее поддержания.
Доставка информации. Доставка информации из внешних и внутренних источников может осуществляться по выделенным каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям. Для работы с бумажными документами отрабатываются технологии формирования электронных копий в рамках электронного архива. Предусматриваются методы анализа неструктурированной и слабо структурированной информации, включая ее поиск и доставку по запросам пользователя.
При распределенной архитектуре предприятия и его информационных ресурсов должна предусматриваться возможность получения информации из различных территориально разрозненных источников.
Управление информацией. Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруется. В частности, могут осуществляться следующие этапы преобразования:
проверка корректности (внутренняя непротиворечивость данных, безопасность внесения данной записи для системы в целом);
реформатирование (приведение к общему формату в соответствие с принципом интегрированности данных и информации);
фильтрация и агрегирование данных;
исключение дублированных данных;
датирование данных (обязательное внесение метки данных в соответствии с принципом историчности).
Целесообразно предусматривать возможность описания различных структур данных (создание и ведение метабазы) как администратором системы, так и конечным пользователем, причем структура данных, видимая с места конечного пользователя должна быть настраиваема как под определенный тип пользователя, так и под конкретную решаемую задачу.
Хранение информации. Информационное хранилище должно быть с учетом предметной ориентации данных, историчности, интегрированности и неизменяемости во времени. Данные в информационном хранилище структурированы за счет использования метаданных в зависимости от уровня агрегирования.
Для экономии времени пользователя обеспечивается многоуровневое хранение информации. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и агрегированные данные. Ввиду сложности многоуровневой структуры информационного хранилища необходимо поддерживать его целостность, т.е. соответствие данных вышележащих уровней нижележащим, а также детальных данных – данным оперативным и других внешних систем.
Анализ информации. Как известно, мало собрать информацию и организовать ее хранение, важно уметь пользоваться ею. История учит, что на базе одной и той же информации могут делаться различные, не исключено, что и противоположные, выводы.
Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики. Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых достаточно эрудированны в области компьютерных технологий современных аналитических методов. Только небольшая часть их аналитических потребностей может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической поддержке подготовки принятие решений[5].
Современные информационные системы поддерживают интерпретацию информации как совокупности бизнес-объектов. Это чрезвычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику, тем более менеджеру воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких, как «клиенты», «договоры», «оплата труда» и др.
В то же время более квалифицированный пользователь имеет возможность, описав с помощью встроенного механизма формирования запросов новые функции и представления, сохранить их для использования коллегами.
Особо следует отметить, что аналитиков интересуют не только и, быть может, не столько одномерные (одноаспектные) запросы, сколько сложные запросы с несколькими аспектами анализа и множественными связями.
Например, в запросе могут быть наложены ограничения на временной период, перечень продуктов и услуг, подвергающихся анализу, региональные ограничения и т.п. Несмотря на то, что подобные запросы могут быть описаны заранее, делать это не всегда удобно из-за непредсказуемости и множественности запросов. Кроме того, анализ только начинается, но никак не заканчивается констатацией и фиксацией фактов, происходивших в прошлом. Наиболее интересным эффектом от аналитических инструментов является прогноз на будущее и наличие механизмов моделирования по схеме «что будет, если».
Именно на эти возможности и сориентированы многие программные продукты, появившиеся, на рынке в последнее время.
Представление информации. Представление информации – один из наиболее существенных факторов всей концепции: как известно, «встречают по одежке». Высшее руководство предприятия зачастую видит только этот компонент информационных систем. Поэтому успех СППР во многом связан не только с содержанием, но и с возможностями изобразительного ряда для представления результатов анализа и моделирования.
К пользовательскому интерфейсу СППР предъявляются повышенные требования, в том числе:
организация пользовательского интерфейса по двухуровневой схеме: работа в автоматическом и интерактивно-исследовательских режимах;
полностью русскоязычная среда работы конечного пользователя;
дружественный графический (оконный) пользовательский интерфейс;
наличие легкодоступной многоуровневой системы помощи и обучения для каждого пользовательского окна и по каждому структурному элементу, в том числе по функциональному признаку;
широкое применение графической интерпретации исходных данных и результатов обработки;
применение большого количества разнотипных двухмерных и трехмерных графоаналитических объектов и специализированной аналитической графики, а также геоинформационных систем;
предоставление пользователю возможности настройки экранных форм и элементов графического интерфейса;
интегрированность с приложениями оперативных систем на уровне пользовательского интерфейса;
применение в программах защитной системы от несанкционированных и неправильных действий пользователя;
повышенные меры безопасности, обязательного использования регламентированного доступа и системы паролей;
переносимость объектов пользовательского интерфейса.
Особое значение имеет легкодоступность системы помощи и обучения возможностям и последовательностью работы с СППР, в том числе потенциальное использование гипертекста для указанных возможностей. Следующим фактором, влияющим на осмысление ситуации лицом, принимающим решение, является гибкое и настраиваемое использование интерфейса[6].
Заключение
Как отмечалось ранее, одной из функций управленческого учета является предоставление информации для составления планов, принятия решений в бизнесе и др.
Руководителям предприятия для выработки управленческих оперативных решений и координации развития предприятия необходима как обобщенная информация по затратам, так и калькуляция затрат по центрам ответственности, наименованиям изделий, по видам продукции и т.д. Иными словами, информация обобщается или детализируется в соответствии с потребностями управления и формируется с учетом задач и перспектив развития данной организации.
Для передачи информации на разные уровни управления и организации обмена информацией между различными звеньями управляющей системы на предприятии создается информационная система управления, основанная на применении современных информационных технологий.
К информации предъявляются определенные требования:
краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Для адекватного представления ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и данные качественного характера. Это обеспечивается с помощью широко используемых в процессах принятие решений экспертных технологий.
Получаемая информация о ситуации принятия решений должна быть достоверной и достаточно полной.
Одним из основных отличий аналитической от оперативной обработки данных является не столько большой объем обрабатываемых данных, сколько необходимость поддерживать обработку произвольных, заранее не регламентированных запросов из различных источников информации.
Выделяют следующие стадии информационной подготовки принятия решения: предварительная классификация источников информации; доставка информации; управление информацией; хранение информации; анализ информации и ее представление.
Таким образом информационная подготовка управленческих решений является трудоемким и одним из наиболее важных процессов в управлении предприятием.
Список использованной литературы
1. Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник. М.: Контакт, - 1994. – 431 с.
2. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 513 с.
3. Кондраков Н.П. Бухгалтерский управленческий учет. М., 1999. – 456 с.
4. Кузнецов В.В., Трифонов П.В. Система движения информации для формирования управленческих решений на предприятии// Экономическое развитие отраслей народного хозяйства в рыночных условиях. Сб. науч. материалов участников Международной ежегодной научно-практической конференции 10 октября 2003 г
5. Литвак Б.Г. Управленческие решения. - М, 1998. – 453с.
6. Рыбакова О.В. Бухгалтерский управленческий учет. М., 2004. – 541 с.
7. Трифонов П.В. Управление предприятиями и управление знаниями, математические методы и информационные технологии в экономике, социологии и образовании. Сб.материалов участников международной научно-технической конференции. Пенза: РИО ПГСХА, 2006. – 614 с.
8. Трифонов П.В.Особенности формирования информационных систем для принятия управленческих решений в современных условиях деятельности предприятия//Социально-экономические проблемы развития регионов и муниципальных образований.) – Ульяновск: УлГТУ, 2006.- 534 с.
9. Хорнгрен Ч. Управленческий учет. М., 1999. – 368 с.
[1] Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник. М.: Контакт, - 1994. – С.43.
[2] Рыбакова О.В. Бухгалтерский управленческий учет. М., 2004. – С. 113.
[3] Рыбакова О.В. Бухгалтерский управленческий учет. М., 2004. – С. 124.
[4] Литвак Б.Г. Управленческие решения. - М, 1998. – С. 231.
[5] Кузнецов В.В., Трифонов П.В. Система движения информации для формирования управленческих решений на предприятии// Экономическое развитие отраслей народного хозяйства в рыночных условиях. 2003.
[6] Хорнгрен Ч. Управленческий учет. М., 1999. – С. 54.