Обозначим некоторые основные задачи, которые необходимо выполнять для эффективной деятельности информационных и PR-служб органов государственной власти.
Информационная политика органов государственной власти должна быть основана на реальных программах или проектах, встроенных в продуманную стратегию. Более того, необходима жесткая привязка информационных и PR-кампаний к государственной политике в данном направлении. В связи с этим неизбежно встает проблема ясного понимания специалистами PR-служб этих компаний государственных интересов. Информационную политику необходимо рассматривать как «систему идей, установок, целей, методов средств, с помощью которых государство осуществляет регулирование отношений между гражданским обществом и информационной системой государства»[2].
Информационная политика должна основываться на четкой программе органов государственной, что поможет в дальнейшем при формировании ясных целей и задач.
Не менее важной задачей информационных и PR-служб является мониторинг и концентрация информационных потоков, а также тщательный внутриведомственный/межведомственный контроль за полнотой и достоверностью сообщаемой СМИ информации. Основным же является создание специальных инструментов влияния на информационные потоки, способных выполнять задачи целенаправленного воздействия на общественное мнение. Такими инструментами могут быть, например, тематические отраслевые полосы в ведущих периодических печатных СМИ, проведение тематических PR-акций и кампаний, основными целями которых является:
- эффективное взаимодействие субъектов и объектов коммуникаций;
- мониторинг информационного пространства для принятия оптимального управленческого решения;
- создание и поддержание имиджа;
- формирование необходимого общественного мнения;
- прогнозирование ситуации с целью упреждения конфликтов.
Для успешной деятельности PR-службы органов государственной власти необходим комплекс политико-правовых, организационных, финансово-экономических и информационных мер. Для урегулирования деятельности PR-службы необходимо издание «Положения о службе по связям с общественностью». Для примера ниже представлены материалы из Положения «О службе информации и общественных связей» Федерального агентства Министерства Обороны РФ, в котором определены основные функции PR-службы и ее основные задачи:
- планирование, организация и проведение информационных мероприятий, направленных на достижение взаимопонимания и взаимодействия государственной структуры с ее подразделениями и обществом;
- доведение до общественности и СМИ объективных сведений о жизни и деятельности организации;
- координация информационно-коммуникативной деятельности всех подразделений, а также взаимодействие с информационными структурами других органов государственной власти и местного самоуправления;
- изучение, анализ и систематическое информирование руководства государственной структуры о позиции СМИ и общества по вопросам ее жизнедеятельности, организация и осуществление работы по созданию ее позитивного имиджа;
- планирование и проведение интервью, пресс-конференций, брифингов и иных информационных мероприятий с участием руководства организации;
- подготовка в установленном порядке и распространение в СМИ официальных заявлений и сообщений, планирование и организация выступлений руководства в СМИ, глобальной информационной сети «Интернет», а также организация их оперативного реагирования на выступления СМИ по вопросам, касающимся государственной организации;
- организация и непосредственное осуществление освещения в СМИ, и Интернете официальных визитов, рабочих поездок, встреч, а также других открытых мероприятий руководства государственной организации;
- организация и проведение мониторинга информационных потоков в СМИ и Интернете по вопросам, касающимся государственной организации, а также выявление угроз информационной безопасности в сфере массовой информации, в том числе фактов разглашения информации ограниченного распространения;
- организация работы сайта в Интернете, в интересах информационного обеспечения государственной организации;
- организация и проведение фото- и видеосъемок официальных мероприятий с участием представителей руководства государственной организации, ведение фото- и видеоархивов; участие в подготовке, выпуске и распространении фото- и видеопродукции о государственной организации;
- подбор, расстановка, подготовка и переподготовка кадров органов информационного обеспечения;
- формирование и ведение баз данных, необходимых для решения задач, возложенных на службу информации и общественных связей.
Из представленного выше Положения видно, что органам государственной власти приходится решать сложные, разноплановые информационно-коммуникативные проблемы и для их выполнения необходимо иметь многофункциональные информационные департаменты или PR-службы, которые могут иметь следующие структурные подразделения:
1. Информационно-аналитический центр, задачи которого:
- сбор необходимой информации;
- подготовка справочников;
- мониторинг информационного пространства;
- формирование информационной справочной службы.
2. Координационный центр взаимодействия для:
- регистрации PR- и рекламных акций, семинаров, встреч и других проводимых мероприятий;
- формирования архива видео-, фото- материалов, проводимых мероприятий, выявление сложившихся традиций и пр.
3. Единую систему информационных коммуникаций для:
- формирования необходимого индивидуального и корпоративного имиджа;
- проведения мероприятий в русле единой информационной политики;
- формирования и поддержания необходимого общественного мнения.
4. Систему обратной связи для:
- получения информации о проводимых мероприятиях, конфликтных ситуациях;
- изучения общественного мнения;
- оперативного взаимодействия с партнерами.
5. Учебно-методический центр для:
- проведения семинаров, тренингов;
- выпуска методических пособий и специальной литературы в области коммуникативных технологий и пр.