Особенности языка служебных документов.

Вопросы к экзамену по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе»

1. Кадровые службы, их функции. История становления кадровых служб.

2. История становления делопроизводства в России.

3. Понятие делопроизводства, документирования. Организация работы с документами.

4. Понятие документ, его юридическое значение. Юридически значимые реквизиты документа.

5. Документ и его функции.

6. Нормативные материалы по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

7. Классификация документов.

8. Принципы работы с документами.

9. Понятие документооборот. Электронный документооборот.

10. Унификация и стандартизация документов. Понятие и виды УСД.

11. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов документов.

12. Особенности языка служебных документов.

13. Понятие бланка документов. Виды бланков и их реквизиты.

14. Основные группы организационно-распорядительных документов.

15. Устав организации, его структура и содержание.

16. Положение об организации (структурном подразделении), его структура и содержание.

17. Должностные инструкции, правила составления.

18. Штатное расписание, правила составления.

19. Приказ, его виды, процесс подготовки и реквизиты приказов.

20. Распоряжение, правила составления и оформления.

21. Справочно-информационные документы.

22. Протокол, виды протоколов, структура текста.

23. Акт, виды актов, правила составления.

24. Справка, виды справок, реквизиты справок.

25. Понятия докладной, объяснительной и служебной записок.

26. Основные виды писем, правила их составления.

27. Прием и первичная обработка входящих документов.

28. Понятие исходящих документов и порядок работы с ними.

29. Регистрация документов, формы и виды регистрации.

30. Контроль исполнения документов.

31. Понятие внутренних документов и порядок работы с ними.

32. Номенклатура дел и порядок работы с ней.

33. Формирование и хранение дел.

34. Понятие экспертизы ценности документов. Сроки хранения.

35. Подготовка и передача дел в архив.

36. Понятие конфиденциальности документов.

37. Трудовая книжка и ее оформление.

38. Оформление личных дел.

39. Личная карточка работника.

40. Резюме, анкета, личный листок работника.

41. Оформление приема, перевода, увольнения.

42. Технологии работы с кадровой документацией (система учета кадровых документов, порядок хранения, уничтожение документов, ответственность за сохранность).

 

1.Кадровые службы и их функции.История становления кадровых служб. Кадровая служба предприятия — совокупность специализированных подразделений в структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами — руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных управлять персоналом предприятия в рамках избранной кадровой политики. Функции:- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;- учет личного состава предприятия;- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;- анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;- работа по созданию резерва на выдвижение; - подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии; - подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;- осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;- ведение всей отчетности по кадровым вопросам. До начала 20 века решением кадровых вопросов, найма, увольнения, зависило от хозяев предприятия.В 1900 американец Б.Гудрей – сформировал для этих целей специальное бюро.В 1910 создается отдел кадров по учету работниковВ 1920 отделы кадров распределяются по всей Европе 1930 отделами кадров были предложены проекты по разработке политики кадровых работ, подписание кадровых договоров.Вплоть до 1960 деятельность отделов кадров считалась вспомогательной на территории внешнего руководства. Далее кадровые службы стали переходить в более самостоятельное русло

 

2. История становления делопроизводства в России.Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. В период с XV по XVII вв. делопроизводство получило название «приказного». Следующий этап становления российского делопроизводства XVIII в. связан с именем Петра I и его корен-ными реформами в управлении государством. Этот этап получил название «коллежское делопроизводство». В начале XIX в. (1801-1811 гг.) вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. Система дело-производства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917 г.) получила назва-ние «министерской». Каждый из этих периодов развития делопроизводства внес свои традиции и нормативы в области создания и оформления документов. В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов

 

3. Понятие делопроизводства, документирования. Организация работы с документами.Делопроизводство - деятельность охватывающая вопросы документирования и организационной работы с документами в процессе управленческих действий. Документирование – процесс составления и оформления документов.ДОУ – документированное обеспечение управления.Документ – созданный и оформленный в установленном порядке, называется офисным или управленческим.ГОСДОУ – гос. Система документированного обеспечения управления – правила установленные едиными требованиями к документированию управленческой деятельности ГОСТ Р6.30 – 2003г.Принципы делопроизводства:-Научным принципом является принцип который формируется на основе теории организации права и предоставляют исходные положения на основе которых осуществляется постоянное функционирования и развития процессов делопроизводства.Принципы:1)дифференциации – Разделение на отдельные части и закрепление за соответствующими сотрудниками2)Комбинирование – объеденение разносторонних производств в пределах одного участка в зависимости от объема работы, условий труда ит.д.3)Концентрация – сосредоточенное опр. Операции по делопроизводству4)Специализации – закрепление за рабочим местом строго организационной номенклатурой работ и операций.5)Универсализации – объеденение различных работ для выполнения других 6)пропорциональности – гармоничное сбалансирование сочетание отдельных элементов делопроизводства\7)Прямоточности – стадии и операции осущ-ся в условиях кратчайшего прохождения пути документа от начала до конца процесса8)Непрерывности – безпрерывные операции без потерь времени.9)своевременности – Поступление документа сразу и в учтановленные сроки10) эффективности – Успешное достижение цели, результаты осуществляются в заданном временном интервале, Соотношение между результатом и затратами должно быть наименьшим.

 

4) Понятие документ, его юридическое значение. Юридически значимые реквизиты документа.Документ – созданный и оформленный в установленном порядке, называется офисным или управленчески.Юредическое значение документа – это свойства оформленного документа сообщающего ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.Значимые реквизиты это Наименование организации или должностное лицо, автор документа, наименование вида документа, дата документа, рег номер, гриф утверждения, текст, подпись и печать.

 

5. Документ и его функции – материальный объект, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, с инф-цией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Свойства документа: - информативное, - эксплуатационное. Функции: - информационная (фиксир.факты, события, явления), -коммуникативная (обеспечение всесторонней связи предприятия), - организационная (воздействие на коллектив для организации его деятельности), - юридическая (содержание документа исп-ся в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов), - воспитательная (дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образоват.подготовки), - учебная (для молодых спец. готовые документы это образцы для подготовки оформления новых документов).

 

6. Нормативные материалы по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. 1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми. 2. ГСДОУ-гос.система док-го обеспечения управления. ГСДОУ устанавливает единые требования к оформлению документов, содержит примерный перечень документов, подлежащих утверждению, а также документов, на которых ставится гербовая печать. На основе ГСДОУ и государственных стандартов организации обязаны разрабатывать и применять унифицированные формы документов, обеспечивающие возможности использования средств механизации и автоматизации управленческого труда; 3. ГОСТР51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу 4. «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»-устанавливает единые требования к документированию и управлению деятельности и орг-ии работы с док-ми.

 

7. Классификация документов. 1)по способу документирования: -рукописные, -электронные, -графические кино-фотодокументы; 2)по сфере использования: -организационно-распорядительные, -финансовые, -научно-технические, -отчетно-статистические; 3)по содержанию: -простые, -сложные; 4)по месту составления: -внутренние, -внешние (исходящая, входящая); 5)по степени гласности: -открытые, -с грифом огр.доступа; 6)по происхождению: -официальные/служебные, -личные; 7)по форме изложения: -индивидуал., -трафаретные, -типовые, -примерные, -унифицированные; 8)по юр.силе: -оригиналы, -копии, -заверенные копии, -выписки, -дубликаты, -отпуска; 9)по срокам исп-ния: -срочные (с указанием срока), -не срочные; 10)по срокам хранения: -временного хранения (до 10лет), -долговременного хранения (свыше10 лет), -постоянного хранения; 11)по назначению: -научно-технические, -нормативные, -конструкторские, - проектно-сметные, -организационно-распорядит.; 12)по наименованию: -записки, -научный отчет, -письма, -приказы, -планы, -акты, -отчеты; 13)по стадии создания: -черновик, -подлинник; 14) по степени обязательности: -информационные, -директивные.

8. Принципы работы с документами. 1) дифференциации – разделение на отдельные части и закрепление их за соотв.подразделениями и сотрудниками; 2) комбинирования – объединение всех или части разнохарактерных процессов дел-ва в пределах одного участка в зав-ти от сложности процессов и объема работ, хар-ра оборудования, условия труда; 3) концентрации - сосредоточение опред.операций на отдельных местах и подразделениях; 4) специализации – ограничение разнообразия элементов дел-ва, закрепление за раб.местом операций; 5) универсализации –сущ-ние процесса объединения различных операций и работ для выполнения их на одном раб.месте; 6) пропорциональности – сочетание отдальных элементов дел-ва, одинаковая загрузка оборудования и раб.мест; 7) параллельности – одновремен.выполнение отдельных операций как по отношению к общему комплексу работ по дел-ву, так и по отношению к основным, вспмогат.произв.процессам; 8) прямоточности – орг-ция делопр.процесса, где стадии и операции осущ-ся в условиях кротчайшего пути прохождения документов от начала до конца процессов; 9) ритмичности – делопр.процессы как единый процесс произ-ва продукции повторяются через установл.периоды времени; 10) непрерывности – все операции непрерывны без неоправданных потерь времени и пролёживания документов; 11) развития – требует развивать дел-во в соотв. с требованиями времени и условиями развития предприятия; 12) «своевременно» - документооборот где каждый документ обрабатывается при поступлении на место; 13) «соответ.место» - наличие регламентов обработки документов; 14) эффективности – подсистема дел-ва должна успешно достигать целей, которые перед ней поставлены, результаты должны осущ-ся в заданном временном интервале, соотношение между затратами должно быть наилучшим; 15) адаптации – реализация способности дел-ва целенаправленна приспосабливаться к меняющимся условиям ф-ния.

9. Понятие документооборот. Электронный документооборот. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. закрепление порядка прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления,все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов, этапы: -прием и первичная обработка поступающих в организацию документов; -предварительное рассмотрение и распределение документов; -регистрация документов; -контроль за исполнением; -информационно-справочная работа; -исполнение документов, их составление, согласование, оформление;-отправка или направление в дело.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: 1.документы, поступающие из других организаций (входящие); 2.документы, отправляемые в другие организации (исходящие); 3.документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

1. первичную обработку;

2. предварительное рассмотрение;

3. регистрацию;

4. рассмотрение руководством;

5. передачу на исполнение.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями). Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

10. Унификация и стандартизация документов. Понятие и виды УСД. унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят: - УС организационно-распорядительной документации; - УС банковской документации; - УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; - УС отчетно-статистической документации; - УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия; - УС документации по труду; - УС документации пенсионного фонда; - УС внешнеторговой документации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

11. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов документов.Любой документ состоит из элементов - реквизитов.Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.; 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документов; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 – отметка о заверении копии –придает юр.силу; 27- отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “01 - государственный герб”, ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.Каждый документ можно разделить на 3 основные части: 1.заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста); 2. основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”); 3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

 

Особенности языка служебных документов.

Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты.

- общеупотребительным словарным составом литературного языка, использование слов в их конкретном значении.

-простым порядком слов в предложениях,

- употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций, принятых для выражения ситуаций.

- Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму.

- стилистическая строгость, объективность изложения.

- Если по тексту документа требуется привести специальные термины, то они должны быть понятны, т. е. соответствовать принятому в данной отрасли или виде деятельности

-В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: руб., коп., кг, м, стр., изд., и т. д.

-Использование в деловой речи междометий не допустимо.

- недопустима тавтология

 

13. Понятие бланка документов. Виды бланков и их реквизиты. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.Понятие бланка применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам. Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Гос. герба РФ. Основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003.бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона. требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов, главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:- угловой; -продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: - бланк организации; - бланк структурного подразделения; - бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:- общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа (кроме письма). Каждый бланк сочетает три признака классификации. При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить: какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке; как будут располагаться реквизиты на бланке.

 

14. Основные группы организационно-распорядительных документов. ОРД-док-ты, в кот фиксируют решение административных и орг. вопросов, а также вопросов управл,взаимодействия, обеспечения и регулирования деят-ти органов власти предприятий,орг-ий и должн лиц. Группы ОРД: -орг-ые док-ты(устав,положения, правила),-распорядит(приказы по осн деят-ти, распоряжения, решения),- справочно-инф-ые док-ты(письма, справки, все виды записок),- документы по личному составу(приказы по личному составу, личная карточка, дело), коммерческие(коммерческие контракты,договоры), по обращению граждан (предложения,заявления от граждан, жалобы).

 

15.Устав организации, его структура и содержание. Устав – правовой акт,определяющий права,ф-ии,стр-ру орг. осн.виды уставов:-гос.орг.;-муницип.орг-ии;-коммерчес.орг-ии,-обществ.орг-ии.оформл.на стандартных листах бумаги.реквизиты: наименован орг, наименование вида док-та, дата его утверж, место издания, текст, подписи учредит,отметка о регистрации устава. Разделы: общие положения, цели,задачи,предмет деят-ти, правовой статус, орг структура,финн-матем база,контроль над финн-хоз деят-ью, права и обязанности участников, порядок ликвидации и реорганизации.Гриф утверждения выносится на титульный и завер печатью.

16. Положение об организации (структурном подразделении), его структура и содержание. Положение-правовой акт,определяющий момент образования,структуру,ф-ии,права и обязанности орг-ии, структурного подразделения.положения-типовые(для однотипных орг и структурных подразделений),индивидуальные(для орг.кот отл своей сферой деят)положения составляются на общем бланке.стр-ра:наименов орг,номер док-та, дата, заголовок к тексту,текст, подпись составителей, гриф утвержд.

 

17. Должностные инструкции, правила составления.- инструкция-равовой акт,регулирующий орг-ые, производств, финансовые, и иные вопросы деят-ти орг-ии и должностных лиц. В инстукции излагается порядок осуществления какой-либо дея-ти или порядок применения положения,законодат и иных норм актов. Оформляется на общем бланке с указанием наименов док-та. В заголовке указыв вопросы, рассматриваемые в док-те.инструкции подписывает нач-к структурного подразд, его разработавший,подлежит утвержд-ию рук-ем и заверяется печатью. Визируется всеми заинтересованными лицами. Разновидностью явл. должностная инструкция(правовой акт, издаваемый орг.в целях регламентации орг-но-правового положения раб-ка,его обязанностей,прав.), на общем бланке.утверждатся и вводится в действие рук-ем орг.или распорядит док-ом - приказом.

18. Штатное расписание, правила составления.ШР -перечень должностей в учреждении с указанием их кол-ва и размеров должностных окладов.Закрепляет:-перечень стр-ых подразд., - перечень должностей в порядке субординации, кол-во штатных ед. по каждой должности, - должностные оклады,надбавки. Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения. Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, в заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

19. Приказ, его виды, процесс подготовки и реквизиты приказов. Приказ- это правовой акт, издаваемый рук-ем предприятия в целях разрешения производст задач.виды: по осн.деят-ти; по личному составу. Стадии разрабртки: изучение сущ-ва вопроса; сбор необходимой инф-ии; подготовка проекта приказа; согласование; подписание рук-ем. Оформляются на бланке орг-ии или на бланке приказа. Приказ должен иметь реквизиты: наименов до-та, дата,номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст состоит из 2 частей: констатирующая(основание для издания приказа), распорядит-ая(кому, что сделать, сроки исполнения).

20. Распоряжение, правила составления и оформления.распоряжение -правовой акт,издаваемый рук-ем для решения оперативных вопросов,- правовой акт, издаваемый единолично рук-ем, коллегиального органа.распоряжения издаются по вопросам: информ-методологич хара-ра, повседневно-административной производственно-хоз деят-ти, с использов инструкции, приказов, правил. Слова в распоряжении: обязываю, предлагаю. Распоряжения имеют огранич-ый срок действия.

21.Справочно-информационные документы - Это сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. Виды: (переписка) — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Предложение -разновидность докладной записки, кот.содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Объяснительная записк а — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом др.должн лицу. заключение -док содержащий мнение,вывод учреждения, спец-та по какому-либо вопросу,дак-ту. Отзыв -док,содерж мнение учрежд или спец-та по поду какой-либо работы. Перечень – систематизированный список, док-ов,предметов,объектов,состав в целях распростран на них норм и правил. Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации. Список-перечисление лиц или предметов в опред порядке, в целях иформ или регистр. Письмо - обобщенное наименование различ по содерж док,служащих средством общения м/у учреждениями,частн лицами. Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Сводка – док,представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу.

22.Протокол, виды протоколов, структура текста. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе­ренциях.Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко­митетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу­чаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты вы­ступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся во­просы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос­таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания.Стенографический протокол составляется на основе стено­графического отчета о заседании (стенограммы) и дословно пе­редает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку реше­ния по нему. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, кото­рый включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления прото­кола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является да­та заседания (протоколы, как правило, оформляются после засе­дания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протоко­ла включает даты начала и окончания.

 

23.Акт, виды актов, правила составления.Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);испытаний (образцов, систем, технологий);приема-сдачи (материальных ценностей, документов);приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);ревизии, инвентаризации;расследования аварий, несчастных случаев;ликвидации организации и т.д. Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов. Общие правила составления актов:– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей)составляются специально создаваемыми комиссиями, – Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте.– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом