ВВЕДЕНИЕ
Жизнедеятельность любого трудового коллектива, членов этого коллектива регулируется соответствующей документацией.
Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основанием для решения всех организационно-распорядительных и иных вопросов.
I. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТРЕБОВАНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Под кадровым делопроизводством понимается деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий. Более точный смысл термина «делопроизводство» означает — документационное обеспечение управления.
Документы классифицируются по таким признакам: способу фиксации, содержанию, способу изготовления, месту составления, срокам исполнения, происхождению, юридической силе и назначению.
При оформлении документов существуют определенные требования, согласно которым документ должен;
исходить из учреждения, от должностного или физического лица;
быть юридически грамотно оформленным, если он издается на основе нормативного акта высшего органа — в нем указывается его точное наименование, заголовок, номер и дата;
— в содержании документа исчерпывающе освещаются все факты, которые излагаются в нем (желательно кратко и конкретно), в необходимых случаях к документам прилагаются материалы, которые поясняют и дополняют основной текст;
— отвечать требованиям правописания;
— иметь копии, черновики и т.д.
По степени гласности документы бывают; обычные, секретные, для служебного пользования (ДСП). По назначению (стадиям создания) документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — документ, созданный впервые и надлежащим образом оформленный. В юридическом отношении подлинник и копия равноценны.
В обеспечении юридической силы документа важную роль играют: даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
Например: дату 22 декабря 1997 г. следует оформлять 22.12.97.
Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца. 98.05.01.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 21 января 1998 года.
Документам придают юридическую силу различные способы удостоверения: подписание, утверждение, согласование, визирование, проставление печати.
Основным способом удостоверения документов является подписание. Право подписи документов должностным лицом определяется положениями, уставами, приказами, инструкциями по делопроизводству.
При подготовке документа на фирменном бланке предприятия в подписи название предприятия не повторяется.
Например:
Директор подпись Г. И. Петренко
Если документ готовится не на фирменном бланке, то наименование предприятия включается в наименование должности.
Например:
Директор АОЗТ «Витамина» подпись Г.И.Петренко
В случаях, когда документы подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются в соответствии с занимаемыми должностями,
Например:
Директор АОЗТ«Витамина» подпись Г.И.Петренко
Главный бухгалтер подпись А.Н. Травина
При подписании актов и других документов членами комиссии указываются не должности, а их обязанности в комиссии. Например:
Председатель комиссии подпись Н.П. Ткаченко
Члены комиссии подпись О.Н. Свиридова
подпись Н.Н. Проскура
II. СОСТАВ И ВИДЫКАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Организационные документы
В деятельности предприятий и учреждений наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационная документация. Она охватывает вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирование движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.
К организационным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе, относятся: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание. В соответствии с Уставом предприятия, учреждения, организации разрабатываются структура и штатная численность с указанием всех структурных подразделений, вводимых на предприятии должностей и количества штатных единиц по каждой ДОЛЖНОСТИ.|
Структура и штатная численность составляется и подписывается заместителем руководителя предприятия и главным бухгалтером, утверждается руководителем (приложение № 9). При необходимости приказом вносятся изменения в структуру и штатную численность.
Штатное расписание (приложение №10) содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно составляется и подписывается заместителем руководителя предприятия и главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. При этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.
Важную роль в жизнедеятельности коллектива играют Правила внутреннего трудового распорядка (приложение №8). В них излагаются основные требования по организации работы предприятия, учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, внутриобъектный режим и другие вопросы.
Выполнение правил является обязательным для всех, поэтому их можно отнести к правовым документам. Правила внутреннего распорядка, которые разрабатываются администрацией по согласованию с профсоюзным комитетом, принимаются и утверждаются на общем собрании трудового коллектива.
При приеме на работу собственник или уполномоченный им орган обязаны ознакомить работника с Правилами внутреннего трудового распорядка.
Типовые Правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций утверждены Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС (постановление от 20.07.1984 г. №213).
На многих предприятиях, в учреждениях и организациях негосударственной формы собственности наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, которое отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантий занятости персонала и др.
Текст Положения о персонале может содержать следующие разделы:
— общие положения;
— понятие персонала;
— принципы взаимоотношений администрации и персонала;
— программа развития персонала;
— контрактная система найма персонала;
— повышение квалификации персонала;
— право персонала на выбор форм организации труда;
— гарантия занятости персонала;
— социальные гарантии персонала;
— участие персонала в прибылях;
— администрация, персонал и профсоюз;
— ответственность администрации и персонала;
— заключительные положения.
Составной частью организационной документации является Положение о кадровой службе (приложение №4).
Начальник отдела кадров совместно с комиссией на основании Положения о кадровой службе органа исполнительной власти, утвержденного постановлением Кабинета министров Украины от 2.08.1996 г. №912, разрабатывает индивидуальное положение об отделе кадров с учетом своей специфики деятельности.
Текст положения должен содержать следующие основные разделы:
— общие положения;
— основные задачи, функции;
— права и обязанности;
— ответственность;
— взаимоотношения;
— организация работы.
Проект согласовывается с другими структурными подразделениями, профсоюзной организацией и утверждается приказом руководителя.
Образец примерного положения об отделе кадров дан в приложении №4.
В отделах кадров, где занимаются вопросами трудоустройства молодых специалистов, целесообразно дополнить Положение соответствующими пунктами Порядка трудоустройства выпускников высших учебных заведений, подготовка которых осуществлялась по государственному заказу, утвержденного постановлением Кабинета министров Украины от 22.08.1996 г., №992.
Правовое положение работников предприятия, организации, учреждения регламентируется должностной инструкцией. Инструкция утверждается приказом руководителя, на титульной странице данного документа проставляются номер приказа и дата его издания.
Кроме того, инструкция должна иметь наименование ее вида, заголовок, текст, наименование должности и фамилию лица, ответственного за ее написание, дату и номер по классификатору. Текст излагается в логической последовательности, группируется по разделам, к которым иногда добавляют подзаголовки, разбивается на параграфы и содержит следующие разделы: общие положения, функции, должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения, связи по должности. В инструкции применяются слова: обязан, должен, необходимо, имеет право и др. Разделы инструкции большого объема обозначают римскими Цифрами, пункты — арабскими. Текст данного документа должен быть коротким, точным, понятным, поскольку инструкция разрабатывается на длительный срок.
Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения с учетом требований Квалификационного справочника должностей рабочих и служащих, положения о данном пред приятии, положения об отделе кадров и устанавливает права обязанности работников, личную ответственность, квалификационные требования и др. После утверждения руководителем пред приятия (учреждения, организации) данный документ становите нормативным актом, обязательным для исполнения.
Рабочие и служащие предприятия (учреждения, организации обязаны ознакомиться с должностной инструкцией под роспись Только при этом условии данный работник несет юридическую ответственность за невыполнение своих должностных обязанностей (этот факт имеет решающее значение в случае рассмотрения трудового спора между администрацией и работником).
В отделе кадров, как правило, работают с должностными инструкциями, которые излагают от третьего лица (например, обеспечивает, осуществляет, принимает участие и т.д.)
Пример должностной инструкции начальника отдела кадров дан в приложении №3.