Функционирование кадровой службы непосредственно связано и с распорядительной документацией. Под ней понимаются правовые акты распорядительного характера, подлежащие обязательному исполнению. Посредством их реализуются нормы права в процессе жизнедеятельности предприятий, учреждении и организаций, административно-правовые отношения в них Иными словами, через распорядительные документы решают важнейшие вопросы управления.
В числе распорядительных документов значительную подгруппу документации по кадрам составляют приказы по личному составу: о приеме на работу, переводах, увольнениях, предоставлении различных видов отпусков, взысканиях, поощрениях, командировках и т. д.
Оформление таких приказов имеет свои особенности: к номерам, в частности, могут присоединять литеру «К» (кадры), или «ОК» (отдел кадров), или слова «по личному составу», что облегчает их поиск и обработку.
Констатирующей части такие приказы, как правило, не имеют, а пункты постановляющей (если это сложные приказы) размещают в определенной последовательности. Например, вначале идут пункты о приеме на работу (назначение на должность), затем — о переводах, предоставлении отпусков, увольнениях, направлениях в командировку.
Приказы о приеме, перемещении, увольнении, повышении разрядов, премировании, поощрении, награждении, длительных командировках формируются раздельно от приказов о наложении взысканий и командировках по административно-хозяйственным вопросам.
Все это облегчает использование приказов по личному составу для различного рода справок.
Форма приказов должна быть одинаковой. Каждый пункт приказа следует начинать с фамилии, имени, отчества и должности лиц, а за ними следует соответствующий текст.
Если в пункте (параграфе) перечисляется несколько лиц, то их фамилии должны идти в алфавитном порядке. В конце каждого пункта делаются ссылки, их обосновывающие, и свидетельство об ознакомлении с приказом лиц, перечисленных в нем.
Особое внимание и определенные требования предъявляются к текстам приказов, т. к. четкость и правильность их гарантируют соблюдение трудовых прав работников. В приказах о приеме на работу необходимо конкретно указать: с какого числа, на какую должность, в какое структурное подразделение принимается работник; вид приема на работу — постоянно, с испытательным сроком, временно — на определенный срок, по совместительству и т. д., режим работы (полный день, сокращенный рабочий день, неделя), особые условия труда, с принятием полной материальной ответственности и др.
В связи с выполнением мероприятий по реализации Государственной программы перехода Украины на международную систему учета и статистики приказом Министерства статистики Украины №253 от 09.10.95 г. утверждены типовые формы первичного учета, которые введены в Украине с 01.01.96 г. К ним относится приказ (распоряжение) о приеме на работу типовая форма №П-1 (приложение №15). Применяется этот приказ для учета принятых на работу и заполняется в отделе кадров на всех работающих. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, отвечающим за прием на работу, проект приказа (распоряжения) в необходимых случаях является направлением на переговоры и пропуском в цех (отдел) для ознакомления с условиями работы.
Руководитель структурного подразделения — начальник (мастер) цеха (отдела) делает вывод о возможности зачисления: на обратной стороне проекта приказа (распоряжения) указывается, кем можно принять на работу данного человека, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока.
Согласие работника с условиями труда, результаты переговоров, в случае необходимости медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляются также на обратной стороне.
Проект приказа (распоряжения) о зачислении на работу сотрудника, которому устанавливается оклад, визируется в соответствующей службе предприятия (организации) для подтверждения вакантной должности и оклада, что устанавливаются согласно штатному расписанию.
Подписанный руководителем приказ оглашается работнику под роспись.
На основании подписанного приказа о зачислении на работу I отдел кадров заполняет документ первичного учета форму №П-2 «Личная карточка» (приложение №22), делает соответствующие записи в трудовую книжку.
При переводах на другую работу применяется типовая форма №П-5 приказа (распоряжения)(приложение №18). Заполняется она работником отдела кадров в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ визируется начальниками цехов (отделов или участков) предыдущего и нового места работы и подписывается руководителем предприятия (организации).
На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке типовая форма №П-2, трудовой книжке и других документах. На обратной стороне приказа делаются отметки о несданных материальных и других ценностях, которые числятся за работником по предыдущему месту работы.
При предоставлении ежегодного и других видов отпусков, которые предоставляются работникам в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами, контрактами и графиками, примеряется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, типовая форма № П-6 (приложение № 19).
Заполняется приказ в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается приказ начальником (мастером) цеха (отдела, участка) Е руководителем предприятия (организации). На основании приказа отдел кадров делает отметки в личной карточке, типовая форма №П-2 в IV разделе, а бухгалтерия делает расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.
При предоставлении отпуска без оплаты рядом с определением количества дней отпуска проставляется «без оплаты».
Отпуск для группы сотрудников целесообразно оформлять списком о предоставлении отпуска, типовая форма № П-7 приложение № 20).
Отметки о сдаче инструмента, спецодежды и другого инвентаря на период отпуска работника в списке о предоставлении отпуска не делаются.
Отдел кадров на основании списка о предоставлении отпуска отмечает в личной карточке работника данные об отпуске, а расчетный отдел бухгалтерии делает расчет заработной платы, которая причитается за отпуск.
При увольнении работников используется приказ о прекращении трудового договора (контракта), типовая форма №П-8 (приложение № 21). Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением тех, которые увольняются вышестоящим органом. Один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию.
Подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации).
В разделе «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» делаются отметки о несданных ценностях, которые числятся за работником.
На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия делает расчет с работником.
При увольнении по собственному желанию работник оформляет заявление на лицевой стороне формы.
При увольнении работников указываются дата и оснований для увольнения со ссылкой на статью КЗоТа, с изданными приказами работники должны ознакомиться под роспись в оригинале.
При направлении в служебную командировку указываются срок, место командировки и основание. На предприятиях с малой численностью приказ по личному составу может издаваться на каждого работника отдельно.
Проект приказа обязательно согласовывается с заинтересованными лицами данного предприятия (учреждения, организации). Если в ней имеется юрисконсульт, все основные приказ по личному составу согласовываются с ними. Юрисконсульт определяет соответствие проекта приказа действующему законодательству, целесообразность его издания. В трудовом законодательстве имеется много норм, которые обязывают руководителя согласовывать свои акты нормативного характера с профсоюзным комитетом. Так, согласно ст. 43 КЗоТа Украины расторжение трудового договора с работником по инициативе собственника или уполномоченного им органа может иметь место лишь по предварительному согласию профсоюзного комитета. Поэтому работникам кадровых служб в случае издания таких приказов в основании, кроме необходимых документов, нужно указать номер и дату протокола заседания профсоюзного комитета, на котором получено согласие.
К проекту приказа прилагаются документы, являющиеся основанием для его издания (заявления, докладные и пояснительная записки, выписки из протокола заседания профсоюзного комитета и др.), которые формируются в самостоятельные дела. Приказ приобретает юридическую силу с момента его подписание если иное не указано в тексте документа.
Право подписи приказа имеют первый руководитель или должностное лицо с определенными полномочиями, в соответствии с должностной инструкцией или действующим законодательством. В большинстве случаев приказ является причиной кадровых последствий в течение определенного времени своего действия, пока не будет окончен определенный в нем срок или приказ не будет отменен. Приказ также может быть аннулирован соответствующим органом. Эти понятия необходимо разграничивать: отмена приказа распространяется только на будущее, аннулирование как на будущее, так и на наступившие юридические последствия. Так, в случае увольнения с нарушением норм действующего законодательства работник восстанавливается на работе по решению суда, а недавно изданный приказ аннулируется как не имеющий юридической силы. В некоторых случаях срок действия приказа ограничен законодательством. Так, приказ о применении дисциплинарного взыскания (выговор) имеет срок действия один год при условии, если работник на протяжении данного времени не имеет другого дисциплинарного взыскания.
Работники кадровых служб должны знать, что для отдельных категорий работников основанием для приказов на прием, перемещение и расторжение трудового договора может быть распорядительный документ вышестоящей организации. В таком случае в констатирующей части указывается его наименование, номер, дата и заголовок распорядительного документа, а также содержание той части его, которая явилась основанием для данного приказа