Вы тщательно ознакомились с методическими рекомендациями по оформлению бережливых проектов и кейсам по итогам их реализации:
q ДА.
Структура презентации кейса по итогам реализации бережливого проекта (порядок слайдов):
q Титульный лист. Содержит:
- наименование и герб курирующего органа исполнительной власти, ниже – наименование учреждения, инициирующего проект;
- наименование Кейс по бережливому проекту «Оптимизация процесса ….»
- должность и полное ФИО руководителя проекта;
- место и год создания.
q Паспорт бережливого проекта;
q Отчет о достижении целей проекта;
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Визуализация обоснования выбора процесса (диаграммы/инфографика);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Карта текущего состояния процесса (в электронном виде);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Карта текущего состояния процесса (фотография бумажного варианта картирования);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Этапы оптимизации процесса;
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Пирамида проблем.
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Анализ проблем процесса по методологии 5 почему?;
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»). Отчет по содержанию и стоимости проекта;
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Карта идеального состояния процесса (в электронном виде);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Карта идеального состояния процесса (фотография бумажного варианта картирования);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Карта целевого состояния процесса (в электронном виде);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Карта целевого состояния процесса (фотография бумажного варианта картирования);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Анализ оптимизации процесса (визуализация сравнения времени протекания процесса между текущим и целевым состоянием по каждому из этапов оптимизации (графики/диаграммы);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Карта текущего состояния процесса в электронном виде (картирование НОВОГО состояния процесса по итогам реализации бережливого проекта);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Карта текущего состояния процесса (фотография бумажного варианта картирования НОВОГО состояния процесса по итогам реализации бережливого проекта);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Производственный анализ процесса;
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). Достигнутые результаты (визуализация документов и иных итогов реализации);
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»). О результатах достигнутых целей (тезисное представление эффектов от реализации проекта);
q Контактные данные (АКТУАЛЬНЫЕ!):
- Руководитель проекта (ФИО полностью, контактный телефон, e-mail);
- Администратор проекта (ФИО полностью, контактный телефон, e-mail).
В паспорте бережливого проекта:
q в левом верхнем углу вставлена фотография учреждения.
q указано полное юридическое наименование учреждения.
q указан адрес учреждения.
q границы начала и окончания процесса совпадают с представленными в картировании (касаемо текущего и целевого состояния).
q дата начала проекта совпадает с датой составления карточки процесса.
q дата окончания проекта совпадает с датой завершения проекта из карточки процесса.
q представлено обоснование выбора процесса.
q все критерии обоснования проекта имеют измеримое (числовое) представление:
- значимость (статистические данные, подтверждающие наличие проблем и/или потенциала для улучшения выбранного процесса, например: увеличение числа жалоб на предоставление государственной услуги с 2016 по 2018 годы на 30%. Дополнительно могут быть приведены: % или количество вовлеченных сотрудников/подразделений, отсылка к нормативным актам, иные показатели уровня значимости);
- повторяемость (количество циклов/повторений в течение года);
- трудоемкость (чел./часы);
- ресурсоемкость (количество вовлеченных сотрудников, степень нагрузки на материально-техническую базу учреждения);
- качество процесса (количество возвратов, степень удовлетворенности участников процесса, в %);
- вероятные риски (в %);
- иные.
* если вклад в обоснование проекта является незначительным, то такой критерий рекомендуется не приводить
q числовые характеристики обоснований выбора процесса приводятся с диапазоном значений от минимального к максимальному (кроме тех пунктов, где известно точное значение параметра, например, количество сотрудников, отделов, аккаунтов и т.п.).
q приводится цель проекта аналогичная представленной в слайде «Цели и результаты проекта» изначальной презентации бережливого проекта (формулировка цели:
«К ДД.ММ.ГГГГ сократить время протекания процесса ____ не менее, чем на ___ % »).
q указаны эффекты от реализации проекта:
- социальные эффекты для населения (не менее одного);
- экономические эффекты для учреждения (не менее одного);
- всего приводится не менее 4 эффектов в порядковом соответствии с пунктами обоснования выбора процесса;
- все эффекты приводятся с измеримым числовым представлением (числовые характеристики приводятся с диапазоном значений от минимального к максимальному).
Отчет о достижении цели и результата проекта:
q содержит формулировки цели, способа ее достижения, результата проекта, требований к результату и пользователей результатом аналогичные представленным в слайде «Цели и результаты проекта» изначальной презентации бережливого проекта.
q плановые и фактические показатели времени протекания процесса представлены с диапазоном от минимального к максимальному значению.
q наименование процесса приводится полностью в единой формулировке с подписанной карточкой проекта из первоначальной презентации бережливого проекта.
q в текстовом описании результата проекта приводится только максимум целевого времени протекания процесса.
q указано НЕ МЕНЕЕ 8-ми разноплановых требований к результату проекта (разработка анкет и проведение анкетирования не могут указываться в качестве требований к результатам проекта, данные виды работы выступают лишь в качестве инструмента по оценке эффективности проекта, но не оказывают влияния на улучшаемый процесс).
q требования к результату проекта содержат бережливые инструменты (СОП, СОК, регламенты, шаблоны, чек-листы, стандарты и т.п.).
q требования к результату проекта в полной мере соотносятся с теми решениями, которые определены в процессе анализа проблем проекта по принципу 5 ПОЧЕМУ.
q в графе с числовым выражением достигнутых требований к результату проекта к каждому из требований через дробь приводится плановое и фактическое значение показателя (например, 3 / 3).
q форма отчета соответствует образцу:
| Цель проекта: | К ____ __________ 2020 года сократить время протекания процесса ________________________ не менее чем на _______% | |
| Способ достижения цели: | Оптимизация процесса ___________ ______________________________________________ | |
| Результат проекта: | Результат: | Период, год |
| 2020 г. | ||
| Время протекания процесса __________ не превышает MAX минут | План | Факт |
| min - max мин. | min – MAX мин. | |
| Требования к результату проекта: | Требования к результату | Период, год |
| 2020 г. | ||
| 3 специалиста прошли обучение по _____ | 3 / 3 | |
| Разработан СОП _____________ | 1 / 1 | |
| Разработаны методические рекомендации по/для __ | 1 / 1 | |
| Разработаны чек-листы проверки ____ | 1 / 1 | |
| Разработана СОК _____________ | 1 / 1 | |
| Разработан регламент ______________ | 1 / 1 | |
| Разработан стандарт ______ | 1 / 1 | |
| и т.п. | 1 / 1 | |
| Пользователи результатом: | Посетители учреждения, сотрудники ___________________ |
Команда проекта:
q слайд содержит подразделы «Руководство проектом» и «Рабочая группа проекта».
q в подразделе «Руководство проекта» представлены фотографии заказчика проекта и руководителя проекта, фотографии подписаны, под ними указаны полностью ФИО и должности.
q в подразделе «Рабочая группа проекта» представлен перечень остальных участников проекта с указанием полных ФИО и должности.
Слайд с визуализацией обоснования выбора процесса:
q содержит диаграммы и инфографику, отражающие все пункты обоснования выбора процесса.
Карты текущего, идеального, целевого состояний процесса, а также карта нового текущего состояния процесса содержат:
q Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»);
* для карты текущего состояния процесса
q Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»);
* для карт идеального, целевого и нового текущего состояний процесса
q полное наименование процесса;
q на стикерах/блоках отражена информация:
- порядковый номер операции;
- кто делает (роль в процессе – сотрудник/посетитель/директор и др.);
- что делает? (формулировка операции через глагол);
- сколько делает по времени? (min – max мин.);
* для карты идеального состояния приводится только одно идеальное время без разбивки на min и max
q время протекания процесса (ВПП = min – max мин.);
* для карты идеального состояния приводится только одно конечное время
q частное максимального и минимального времени не превышает значение 1,4;
(для всех карт)
q экономия времени протекания процесса (ЭВ = min – max мин.);
*ЭВ MIN для карты целевого состояния = ВПП текущего состояния MIN – ВПП целевого состояния MIN
*ЭВ MAX для карты целевого состояния = ВПП текущего состояния MAX – ВПП целевого состояния MAX
*ЭВ MIN для карты идеального состояния = ВПП текущего состояния MIN – ВПП идеального состояния MIN
*ЭВ MAX для карты идеального состояния = ВПП текущего состояния MAX – ВПП идеального состояния MAX
q коэффициент экономии времени в %, аналогично с ЭВ рассчитывается как для минимальных, так и для максимальных значений (КЭВ = min – max %);
% (для карты целевого состояния)
% (для карты идеального состояния)
q минимальный Кэв для карты текущего состояния не менее 30%;
q в процессе не менее 8 операций (работ), операции логически взаимосвязаны, между ними нет пропущенных этапов;
q соблюдена цветовая индикация (операции – стикеры одного цвета; проблемы (ежи) – стикеры другого цвета; проблемы, не решаемые в рамках данного проекта – отдельным цветом);
q соответствующие друг другу стикеры в бумажном и в электронном вариантах содержат идентичную информацию (исключение – стикеры с проблемами, в электронном виде на них должны быть только порядковые номера проблем);
q карта протекания процесса представляет собой последовательную схему операций, следующих одна за другой; при наличии в процессе параллельных операций их визуализация не нарушает логики восприятия целого процесса;
q проблем (ежей) на карте текущего состояния процесса не менее 9;
* на карте целевого состояния может остаться 1-2 проблемы;
* на карте идеального состояния наличие проблем недопустимо;
q между операциями на карте текущего состояния процесса не менее, чем в одном месте присутствует дополнительное время ожидания (min – max мин.), которое не включается в состав операций;
q при нанесении на схему стрелок возврата к одной из предыдущих операций рядом с каждой из таких стрелок указано возможное количество подобных возвратов (например, возврат документа на доработку);
q если процесс имеет ответвления, то стикеры/блоки с операциями каждой дополнительной ветки отличаются по цвету от основной;
q при разделении карты процесса более, чем на один лист, визуализация последовательности процесса не утеряна;
q в правом верхнем углу указана дата создания каждой из 6 карт состояния процесса (3 электронных и 3 в виде фотографий), даты совпадают с финальными датами этапов разработки соответствующих карт в карточке проекта.
q карта НОВОГО текущего состояния процесса в идеале повторяет карту целевого состояния, но в ходе реализации проекта итоговое картирование может и отличаться от запланированного как по времени протекания операций, так и по количеству самих операций процесса (причины всех отклонений, как в большую, так и в меньшую сторону, должны быть отражены в производственном анализе процесса).
Этапы оптимизации:
q процесс разбит на три этапа (в каждом из этапов сгруппированы и перечислены операции, которые можно отнести к единому блоку операций).
q для каждого из этапов указаны соответствующие порядковые номера проблем (ежей).
q количество проблем (ежей) совпадает с представленным в пирамиде проблем.
q для каждого из этапов указано количество операций и суммарное время их протекания (с диапазоном значений от минимального к максимальному).
q внизу слайда приводится суммарное количество всех операций процесса и их общее время протекания (с диапазоном значений от минимального к максимальному).
Пирамида проблем:
q пирамида состоит из трех уровней (снизу-вверх):
- уровень учреждения;
- региональный уровень;
- федеральный уровень;
q проблем (ежей) на пирамиде не менее 9;
q как минимум одна из приведенных проблем находится на региональном или федеральном уровне (данное требование носит рекомендательный характер);
q количество проблем (ежей) и их содержание полностью совпадает с формулировками при картировании процесса;
q проблемы подробно раскрывают обоснование выбора процесса из карточки проекта, не добавляя новых вводных;
q каждая проблема имеет измеримую единицу оценки и количественный критерий (риски в %, количество повторений/циклов в разах, количество сотрудников в чел., уровень удовлетворенности в %, трудозатраты в чел./час., трудоемкость в количестве операций и т.д.), НЕТ МЕТРИКИ – НЕТ ПРОБЛЕМЫ!;
q в проблемах не используется недопустимая формулировка «потеря времени» (и ее синонимы);
q каждая проблема уникальна и не имеет смыслового дубликата.
Анализ проблем процесса (5 почему?):
q формулировка проблем полностью совпадает с приведенной в пирамиде проблем;
q для каждой проблемы указано НЕ МЕНЕЕ 5 первопричин;
q для каждой проблемы работает правило единой цепочки:
[ТОЧНАЯ ФОРМУЛИРОВКА ПРОБЛЕМЫ] – «Почему?» -
«Потому что [ТОЧНАЯ ФОРМУЛИРОВКА ПЕРВОПРИЧИНЫ] –
«Что нам поможет устранить эту проблему?» - [ТОЧНАЯ ФОРМУЛИРОВКА РЕШЕНИЯ].