Далее - вопрос: «Что нам поможет устранить эту проблему?» - «Разработка чек-листа приемки отчета».
q каждое решение вносит вклад в достижение цели (мин., количество операций, % уровня удовлетворенности);
q Каждая ПРОБЛЕМА имеет не менее 2-х решений;
q Решение проблем содержит бережливые инструменты (регламенты, СОП, СОК, чек-листы, система 5S и т.п.).
Отчет по содержанию и стоимости проекта:
q блоки работ приведены в соответствии с указанными в изначальной презентации бережливого проекта.
q последние три блока работ:
- Разработка СОП самого процесса, которому посвящен проект;
- Производственный анализ процесса (не более 7-10 рабочих дней, но обычно это 2 дня);
- Организация и проведение анкетирования участников процесса (завершение в один день с датой окончания внедрения улучшений, блок может занимать до 4 недель и проходить параллельно с прочими работами)
q если в блоке работ не предусмотрено финансовых затрат, то он не расписывается.
q если хотя бы одна работа в блоке предусматривает финансовые затраты, то блок расписывается полностью, включая все подпункты.
Слайд с визуализацией анализа оптимизации процесса:
q представлена графическая визуализация (сравнительные диаграммы) по итогам оптимизации процесса по каждому из этапов, представленных на слайде с этапами оптимизации процесса.
q для каждого из подпроцессов указан % сокращения времени его протекания с диапазоном от минимального к максимальному значению.
q легенда диаграммы четко указывает на то, где приводится характеристика этапа до оптимизации и после оптимизации.
q под диаграммой приведена общая фактическая экономия времени в минутах с диапазоном от минимального к максимальному значению.
Производственный анализ процесса:
q форма представления:
| Наименование работы | Дата проведения | Время протекания процесса | Расхождение (+ / -) | Причина расхождения | |
| План | Факт | ||||
| Исполнитель / Наименование операции | ДД.ММ.ГГГГ | MIN-MAX | ЗНАЧЕНИЕ | ЗНАЧЕНИЕ | Описание причины расхождения или прочерк |
| ИТОГО | MIN-MAX | ЗНАЧЕНИЕ | ЗНАЧЕНИЕ |
q работы представлены построчно в строгом соответствии с операциями процесса, приведенными в целевом варианте картирования процесса (совпадает количество и содержание операций).
q для каждой из работ (операций) указаны:
- исполнитель (одна операция – один ответственный);
- наименование операции в строгом соответствии с формулировкой из картирования;
- дата проведения контрольного замера времени;
- плановое время протекания операции (совпадает с временем, приведенным в целевом картировании и указано с диапазоном значений от минимального к максимальному);
- фактическое время по итогам замера (приводится без диапазона, в абсолютном значении);
- расхождение по времени (если фактическое время попало в плановый диапазон значений, то в графе с расхождением указывается 0; если фактическое время меньше минимального планового значения, то расхождение приводится со знаком «минус», как разница между нижней границей планового времени и фактически полученного показателя, например, –10; если фактическое время больше максимального планового значения, то расхождение приводится со знаком «плюс», как разница между фактическим показателем и верхней границей планового времени, например, +10);
q для каждой из операций, по которой зафиксированы расхождения по времени, в графе с причинами развернуто описана причина возникших отклонений в ту или иную сторону;
q в строке «Итого» приведено:
- общее плановое время протекания процесса с диапазоном значений от минимального к максимальному;
- фактическое время протекания процесса по итогам контрольного замера (абсолютное значение без диапазона);
- суммарное значение выявленного отклонения со знаком «–» или «+».
Достигнутые результаты:
q для каждого из требований к результатам проекта (тех, которых должно быть не менее 8-ми) создан отдельный слайд, который содержит:
- наименование требования;
- визуализацию достигнутого результата, это могут быть:
скриншоты созданного аккаунта
скриншоты шаблонов
скриншоты макетов
скан-копии чек-листов
скан-копии титульных листов регламентов + одной-двух страниц основного текста
скан-копии титульных листов должностных инструкций + одной-двух страниц основного текста
скан-копии титульных листов методических рекомендаций + одной-двух страниц основного текста
скан-копии СОП
скан-копии СОК
фотографии процесса обучения + скан-копии явочных листов
и т.п.
q все представленные скан-копии документов заверены подписями и печатями (за исключением тех документов, для которых печать юридически не требуется).
q слайд с итогами анкетирования участников процесса содержит:
- читаемые скан-копии анкет опроса;
- фотографию всего объема анкет;
- диаграмму с аналитическими данными по обработке результатов анкетирования.
Слайд о результатах достигнутой цели содержит:
q формулировку Реализация бережливого проекта «_______» позволила:
q тезисы, которые в полной мере соотносятся с заявленными эффектами из паспорта проекта, в утвердительной форме:
- Сократить время протекания процесса на MIN-MAX мин., т.е. на MIN-MAX %;
- Сократить _____ на сколько?;
- Снизить ______ на сколько?;
- Повысить уровень удовлетворенности чей? качеством оказываемых культурно-досуговых услуг на MIN-MAX % по итогам проведенного мониторинга;
- Тиражировать результаты проекта на сколько? Подведомственных КДУ;
- и т.п.
q ВСЕ ОТКЛОНЕНИЯ ОТ ДАННОГО ЧЕК-ЛИСТА СОГЛАСОВАНЫ