Речевые действия в действии

Практическая работа 5 «Составление делового письма»

Алгоритм действий –

1. прочитайте Конструктор делового письма 1-4 стр.;

2. Составьте по образцу свой вариант письма 5-6 стр.

 

Конструктор делового письма

 

Деловое письмо не пишется, а составляется, как нам велит ГОСТ.

И независимо от того, кому мы пишем, какое письмо пишем, — части письма одинаковые. И каждая часть имеет свое место. Зная расположение и содержание этих частей, можно легко и быстро составить письмо.

 

 

Заголовок к тексту письма

Заголовок не обязателен в письме, но свидетельствует о хо­рошем тоне. В нем мы кратко выражаем содержание, тему или цель. Заголовок по-разному оформляется при переписке с российскими и зарубежными партнерами, в «письме в кон­верте» и в электронном письме.

 

Обращение

Любое письмо должно начинаться с обращения, это эпистолярный жанр, в котором действуют свои законы.

Обращение — «слово или словосочетание, называющее лицо или предмет, к которому обращаются с речью».

В России к неизвестному адресату можно обратиться по функции или отношениям с нами: клиент, абонент, гость, пациент. К должностному лицу обращаются либо по должно­сти или ученому званию: Господин профессор! В формуле обра­щения можно использовать наименование должности, напри­мер: «Уважаемый господин директор!», «Уважаемый господин посол!» К судьям обращаются «Ваша честь!».

Используется в обращениях и этикет, т. е. уважаемый (-ая) и дорогой С-ая) встречаются и по сей день — в сочетании с именем, обращением господин / госпожа и фамилией, указанием на статус в деловом сообществе. Дорогой (милый) — в приглаше­ниях, поздравлениях: Дорогие коллеги! Дорогие дамы! Милые дамы! Многоуважаемый, глубокоуважаемый — к народным избранникам, заслуженным деятелям науки и культуры, к вы­сокопоставленным чиновникам или проявляя особое почтение и уважение к человеку. И именно эти формулы рекомендуют к использованию и характеризуют как нормативные и про­фессиональные издания (такие, как журнал «Секретарское де­ло»), и специалисты по культуре речи.

Используя формулу обращения, помним, что пофамиль­ное обращение возможно с человеком, с которым вы лично не встречались, который не предлагал вам называть себя по имени и держится с вами формально; вы не знаете, как обра­щаться к человеку: по фамилии или по имени, или не знаете имени-отчества. Но обязательно к фамилии прибавим слово «господин»: Господин Иванов! Можно, конечно, гражданин или товарищ. Однако эти слова стилистически окрашены и огра­ничены в употреблении: «гражданин» используется в судеб­ной системе, а товарищ воспринимается сейчас как голос из прошлого. Итак, к слову «господин» присоединяем фамилию.

Считается некорректным употреблять в обращении фами­лию адресата, даже с инициалами, как то: Иванов И. И.

ПЛОХО:	ХОРОШО:
Уважаемый Иван Сидоров! Уважаемый (-ая) Селезнева Лариса Васильевна! Господин А. П. Сидоров! Господин Сидоров А. П.!	Уважаемый Иван! Уважаемая Лариса Васильевна! Уважаемый г-н Сидоров! Уважаемый господин Сидоров! / Господин Сидоров!

Если письмо пишется практически в режиме онлайн и ре­шаются рабочие вопросы, то прилагательное перед обращени­ем можно опустить и писать по имени или имени-отчеству!

В случае, когда после обращения стоит запятая, текст пись­ма начинается с новой строки, но со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо на­чать с прописной буквы.

Обращением является как одно слово, так и словосочета­ние: Уважаемый + существительное! Не могут эти части речи быть отделены друг от друга! Не могут, но на практике появ­ляются самые невероятные ошибки!

ПЛОХО:	ХОРОШО:
Уважаемый Иван Cepreeei Уважаемая, Лариса Васи­льевна! Господин А. П. Сидоров! Господин Сидоров А. П.!	Уважаемый Иван Сергеевич! Уважаемая Лариса Васильевна! Уважаемый г-н Сидоров! Уважаемый господин Сидоров! Уважаемая госпожа Петрова!

 

Вежливость — это соблюдение правил этикета, ко­торые просто надо знать! Невежливо — не писать имени адресата, а называть его «Добрый день» или «Добрый вечер».

Текст письма

Стиль подачи информации — очень важный мо­мент. Зависит от эпистолярной традиции, задач коммуникации, образа адресата, жанра письма. Правила зарубежной и отечественной официаль­но-деловой переписки отличаются друг от друга.

С чего начать?

Лид-абзац — первый абзац текста, и считается этикетной частью, поэтому письма могут начинаться с благодарности или комплимента: Спасибо за ин­терес, проявленный к нашей компании; Выражаем Вам свою благодарность за надежное сотрудничество, Благодарим за своевременный ответ.

Если вы задержались с ответом на письмо, то начать нужно с извинений. Возможно, поможет такой вариант: «Прошу прощения за столь длительную паузу, у нас был небольшой перерыв по данной задаче, сейчас хотели бы возобновить диалог»?

Если такой ситуации не было, то используем другой вари­ант — начинаем с того, что нужно вам как автору письма или с того, что интересно адресату.

Если с адресатом у вас партнерские отношения и ваши же­лания и интересы совпадают, то можно их обозначить прямо и открыто.

Уважаемая Таисия Владимировна!

Прошу Вас рассмотреть возможность личной встречи и предложить удобное для Вас время…Заранее благодарю за Ваш ответ.

 

 

Речевые действия в действии

После вступления переходим к основной части письма, в кото­рой используем разные речевые действия и речевые стратегии.

Речевое действие соответствует цели (целям) письма и пе­редается при помощи глаголов: Просьба — прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

• Сообщение — сообщаем, ставим Вас в известность, из­вещаем, уведомляем;

• Приглашение — приглашаем, просим принять участие;

• Благодарность — благодарю, спасибо;

• Требование — настаиваем, требуем;

• Предложение — предлагаем, рекомендуем;

• Обещание — гарантируем, заверяем, обязуемся.

 

Самый распространенный вид письма — письмо-просьба. Мы просим о разрешении что-либо сделать, просим дать от­вет, просим указать точные сроки, выслать документы для оформления визы, просим сообщить и т. д. Адресат может от­казать нам или выполнить нашу просьбу.

Эффективность письма-просьбы зависит не только от со­держания просьбы (ее сбыточности или несбыточности), а в большей степени от того, какие отношения с адресатом.

В письме-просьбе можно использовать вот такие структур­ные части:

Если письмо небольшое по объему и просьба простая и входит в должностные обязанности адресата, то ее можно высказать сразу, а причины объяснить потом: В продолжение нашего телефонного разговора прошу Вас по возможности пре­доставить следующую информацию.

Для лучшего восприятия письма текст не забываем разде­лить на абзацы, в которых обычно представлено одно речевое действие.

Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков, 1,25 см.

 

Формула вежливости

В конце письма, используем фразу «с уважением». Рекомендации подойдут для тех, кто работает в государственных организаци­ях и компаниях, где делопроизводство регламентировано, стро­го-настрого запрещено писать что-то другое.

Слова Вы и Ваш в текстах, предназначен­ных для многократного использования: в анкетах, рекламах, листовках.

2.

Практическая часть

!Используем максимально все материалы и составляем свой вариант письма: