Прочитайте про приемы - Три ШаГа или Вопрос-Ответ

2. составить свой вариант (стр. 5-6)

Приемы составления письма

Первый прием «Три ШаГа», в котором и надо сделать все­го три шага, т. е.:

1. собрать данные из фактического материала — доку­ментов, иллюстраций, статистических и других показателей по теме сообщения;

2. сформулировать выводы на основе базы данных;

3. использовать выводы как план письма.

Возьмем вот такую ситуацию:

В региональных средствах массовой информации телеви­зионной компании «TB-Русь» прошло сообщение о банкрот­стве предприятия «Стрела». Вы, менеджер по связям с обще­ственностью, собираетесь опровергнуть данное сообщение, обратившись с письмом к генеральному продюсеру «ТВ-Русъ» Сергею Ивановичу Самсонникову и предоставив документы, подтверждающие прочность положения вашего предприятия: 1. Нотариально заверенную копию отчета об итогах деятель­ности паевого инвестиционного фонда «Стрела» за 1 квартал 2019 года; 2. Обращение генерального менеджера «Стрела» Д. Г. Трифонова к вкладчикам (на видеокассете, инв. №...). А также материалы, в которых раскрывается недобросовест­ность распространителей информации на 24 листах.

База данных:

§ сообщение в региональных СМИ телевизионной компа­нии «TB-Русь» о банкротстве предприятия «Стрела»;

§ документы, подтверждающие прочность положения ва­шего предприятия;

§ материалы, свидетельствующие о недобросовестности распространителей информации, на 24 листах.

Составление выводов по базе данных:

Сообщение о банкротстве предприятия недостоверно и не имеет оснований;

Направляем документы, подтверждающие прочность поло­жения предприятия;

Предоставляем сведения о недобросовестности распростра­нителей информации.

Текст письма

Уважаемый Сергей Иванович,

в связи с сообщением Вашей телекомпании о банкротстве на­шего предприятия уполномочен заявить о недостоверности данных сведений.

Направляем документы, подтверждающие прочность фи­нансового положения нашего предприятия, а также матери­алы о недобросовестности распространителей информации.

Просим в ближайшем выпуске дать опровержение ложной информации.

Менеджер по связям с общественностью

Ковалев А. И.

Второй прием «Вопрос-Ответ» напоминает игру «Что? Где? Когда?»: он и представляет собой ответы на вопросы «кто-что-когда-почему-зачем-как». Полученные ответы мож­но расположить, начиная с более важных и кончая деталями, что поможет выделить главное, а значит, более точно пере­дать суть проблемы.

Ситуация: Вы, начальник протокола саммита «Большой восьмерки», обращаетесь к начальнику ПФ «ТрансТехСервис» Яне Леонидовне Курчатовой с просьбой о предоставлении в рамках сотрудничества автомобилей для официального ис­пользования и экспонирования на саммите «Большой восьмер­ки», проходящем 7—9 июля.

Просите подобрать 10 автомобилей Lexus LS600h/LS600hL, 16 седанов Toyota Crown, 44 мини-вэна Toyota Estima и 6 авто­мобилей Toyota FCHV-BUS (i) на топливных элементах и пере­править двумя равными партиями к 1 и 5 июля.

Вопросы и ответы — это частички плана, в котором отраже­ны основные моменты ситуации, и при составлении письма ав­тор должен уделить основное внимание именно их изложению.

!Задание Используя любой вариант и свои данные составьте деловое письмо!

Вариант 1.

Уважаемая Яна Леонидовна!

В рамках нашего соглашения о сотрудничестве обращаемя к Вам с просьбой о предоставлении автомобилей «Тойота» для официального использования и экспонирования на самми­те «Большой восьмерки», проходящем 7—9 июля 2009.

Просим подобрать 10 автомобилей Lexus LS600h/LS600hL, 26 седанов Toyota Crown, 44 мини-вэна Toyota Estima и 6 авто­мобилей Toyota FCHV-BUS (1) на топливных элементах и дву­мя равными партиями к 1 и 5 июля.

С наилучшими пожеланиями и надеждой на плодотворное сотрудничество

начальник протокола Ковалев А. И.

Важно, что мы аргументируем свою просьбу: у нас с Яной Леонидовной заключен договор о сотрудничестве, поэтому мы и обращаемся именно к ней. Письмо четкое, но стиль фор­мальный: дело и ничего кроме дела. Обратите внимание на заключительную фразу! Но ее недостаточно. Попробуем соста­вить письмо иначе.

Вариант 2.

Уважаемая Яна Леонидовна!

Примите нашу благодарность за надежность и оперативность в реализации совместных проектов! Мы ра­ды сотрудничать с Вами и надеемся на плодотворное и взаи­мовыгодное партнерство!

Обращаемся к Вам с просьбой о предоставлении автомоби­лей «Тойота» для официального использования и на саммите: «Болъшой восьмерки», проходящем 7 —9 июля 2009.

Просим подобрать и переправить автомобили двумя равными партиями к 1 и 5 июля.

Список автомобилей прилагается.

С наилучшими пожеланиями начальник

протокола Ковалев А. И.

Директору по продажам

и маркетингу в России

ЗАО «Армадилло Бизнес Посылка»

Л. Н. Зондбергу

Уважаемый Леонид Наумович!

ООО «Тойота Мотор» и ЗАО «Армадилло Бизнес Посылка» осу­ществляют сотрудничество на протяжении нескольких лет. Высокий уровень сервиса Вашей компании и наличие развитой филиальной сети явились главными критериями при выборе ЗАО «Армадилло Бизнес Посылка» в качестве основного перевозчика запасных частей «Тойота» и «Лексус» по территории РФ.

К сожалению, в последнее время наша компания зафиксирова­ла увеличение претензий дилеров на качество услуг, предоставля­емых ЗАО «Армадилло Бизнес Посылка». Регулярный срыв гаран­тированных сроков доставки, ошибочная доставка грузов другим адресатам, дробление партий грузов — данные нарушения затруд­няют планирование дилерами даты прихода запасных частей и не позволяют точно информировать Клиентов о завершении выпол­нения ремонтных работ.

Учитывая вышеизложенное, просим Вас принять меры, на­правленные на улучшение качества доставки грузов. Доверяя ЗАО «Армадилло Бизнес Посылка» большую часть внутрироссийских перевозок, ООО «Тойота Мотор» надеется, что проблемы бу­дут решены в кратчайшие сроки.

С надеждой на продолжение сотрудничества,
директор департамента логистики Рогов К.К.

Поводом для этого письма стала негативная ситуация, но насколько грамотно компания пишет письмо: она не бросает­ся на партнера с претензиями, а, наоборот, начинает письмо с комплимента. Только потом говорит о недостатках и, ис­пользуя индуктивный метод построения письма, лишь в конце Просит разобраться.

!Обратите внимание

интернет пишется со строчной буквы, а сеть Интернет с прописной;

интернет-сфера через дефис;

медиа с составе сложных слов слитно..медиасфера

Используем Электронный «Орфографический академический ресурс АКАДЕМОС» Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН является официальной публикацией.

! Посмотрите видео на YouTube Максим Кронгауза «Что такое речевой этикет?»,«Норма и вариантность.. «Краткая история новояза»