Приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия
Приказы – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).
Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказ; согласование проекта; подписание руководителем.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказ является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№1, №2 и т.д.).
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т. д. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ генерального директора».
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующий, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:
· нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
· решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
· производственная необходимость.
Констатирующую часть приказа опускают. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй части приказ, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).
Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителем для работы.
Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.
ПРОТОКОЛЫ
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т. п.
Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.
Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.
По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.
Оформление полного протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. Однако, по усмотрению председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.
Протокол подписывается председателем и секретарем.
К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т. д.
АКТЫ
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы.
Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.
Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.
Акт подписывается председателем и членами комиссии.
КОНТРАКТЫ
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).
Контракт (договор) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулирования каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – все это находит отражение в контракте.
Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептором (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ).
Договорные отношения могут быть установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
Коммерческие контракты (договоры) хранятся 3 года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним (статья 337 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
Контракты с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой давности других стран следует хранить не менее 10 лет.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТУКЦИИ
В комплексе организационных документов коммерческих предприятий (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписании и др.) особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используется при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
1. Общие правила.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
ДОВЕРЕННОСТИ
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами.
Доверенности бывают двух разновидностей:
· официальные, выданные предприятием;
· личные, выданные гражданином (физическим лицом).
Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия.
Доверенность может быть оформлена на бланке предприятия. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. Перечисленные доверенности нотариального удостоверения не требует (статья 185 пункт 4 Гражданского кодекса РФ).
Доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней.
Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течении года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (статья 186 Гражданского кодекса РФ).
Доверенности хранятся 3 года (статьи 80, 314 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).