Коммерческое предприятие, акционерное общество можно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке. Коммерческое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.
Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения.
Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.
Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.
На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.
Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В соответствии с «Оксфордским словарем» «документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение». Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации, которую он содержит. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…».
В управленческой деятельности самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на персональном компьютере, полученные по телефаксу и т.д.
Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:
· организационные (уставы, учредительные договоры);
· распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
· справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).
Составной частью управления является делопроизводство. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:
§ оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
§ современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры и т.п.);
§ целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);
§ умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составлением документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (см. рис.1). Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
Прием Предварительное Доклад руководителю
входящих рассмотрение Регистрация и рассмотрение
документов (разметка) документов документов
секретарем руководством
Принятие решения Контроль Формирование Использование
руководителем и исполнения документов документов
направление докумен документов в дела в справочно-
тов на исполнение информационной
работе
Передача в архив
Определение сроков Дальнейшее
Хранения документов использование
Уничтожение документов
Рис.1. Схема организации работы с документами фирмы.
3. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», дата введения в действие 1 июля 2003 года).
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
· юридическую силу документов;
· оперативное и качественное составление и исполнение документов;
· организацию быстрого поиска документов;
· более активное использование компьютера при составлении документов.
Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дату, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.
Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 6.30-2003. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -30. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
· основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Рассмотрим наиболее важные реквизиты документов, используемые в современной практике:
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положении об организации).
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый индекс, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только сокращения.
15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов.
16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
19. Отметку о контроле за исполнение документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановил», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5л. В 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформление на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет хранится документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.