ПОЛОЖЕНИЕ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени работниками ООО «ХХХ» (далее Предприятие).
1.2.Рабочим считается время, в течение которого сотрудник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка предприятия, условиями трудового договора, а также графиком работ (сменности) должен исполнять трудовые обязанности.
1.3.Табель ведется по каждому подразделению, составляется в одном экземпляре, подписывается лицом, ведущим табель, руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы.
1.4. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом Финансового директора назначаются ответственные лица.
1.5. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции:
· контроль фактического времени пребывания работников подразделения на работе;
· ведение табельного учета;
· правильное отражение в табеле рабочего времени работников;
· своевременность представления табеля на расчет в отдел кадров.
1.6.Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:
· ведет учет штатного состава работников подразделения;
· вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, предоставлением отпусков и т.д.;
· осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя подразделения и сотрудников отдела кадров о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
· контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте (листков временной нетрудоспособности, заявлений на отпуск и других);
· готовит списки работников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
1.7.В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным работником руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность отдел кадров.
1.8.Все работники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.
2. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЕЛЯ
2.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах в унифицированной форме Т-12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (Приложение 1).
2.2. Данные о сотрудниках вносятся в табель в соответствии со штатным расписанием подразделения.
2.3. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).
2.4. В графе 1 указывается номер по порядку.
2.5. В графе 2 указывается Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника полностью. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.
2.6. В графе 3 указывается табельный номер.
2.7. В графах 4, 6 указываются явки (неявки). На каждого сотрудника в графах 4, 6 выделяются по две строки. Первая строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени (Я, В и пр.), а вторая - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах 8, 10 и пр.) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. Коды затрат рабочего времени указаны в Приложении 2.
ВНИМАНИЕ: при сменном графике работы табель учета рабочего времени должен совпадать с графиком сменности на отчетный месяц, за исключением отклонений (отпуск, болезнь и пр.)
2.7.1. Работа в дневную смену обозначается кодом Я. Если же смена приходится и на дневное, и на ночное время, в первой строке указывается двойной код Я/Н, во второй строке указывается время работы полностью за сутки, а в скобках время работы ночью (например, сотрудник отработал смену 11 часов из них 7 часов пришлось на ночную смену, в табеле указывается 11(7)).
2.7.2. При сокращенной продолжительности рабочего времени в верхней строке указывается код ЛЧ, а в нижней - продолжительность работы в часах. Сокращенная продолжительность рабочего времени, установленная трудовым законодательством РФ для отдельных категорий работников, является для них нормой и поэтому не влечет уменьшения заработной платы (напр. инвалиды 1 и 2 гр.).
2.7.3. При установлении неполной рабочей недели в ячейках верхней строки указывается код Я, а в ячейках нижней строки - продолжительность отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день, дополнительные нерабочие дни в табеле отмечаются как выходные. Неполное рабочее время - это режим частичной занятости, при котором сотрудник работает неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю, например не пять рабочих дней, а четыре. Заработная плата работникам с таким режимом выплачивается пропорционально отработанному ими времени или в зависимости от выполненного объема работ. Время, отработанное сверх установленной им продолжительности рабочего дня, оплачивается как сверхурочное.
2.7.4. Если сотруднику установлен гибкий график, в табеле проставляется код Я и указывается фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность его рабочего времени не превысила норму.
2.7.5. Если сотруднику установлен режим ненормированного рабочего дня, то компенсируется работа в ненормированном режиме дополнительным отпуском. В табеле дни такого отпуска отражаются кодом ОД.
2.7.6. В течение периода работы выходные и праздничные дни, в которые работник фактически отдыхал, обозначают кодом В. При этом нижние ячейки (часы) не заполняют.
2.7.7. Если работник является внутренним совместителем, то в табеле его фамилия будет указана два раза с разными табельными номерами. По одной позиции будет учтено время основной работы, а по второй - время работы по совместительству. Аналогично учитывают сверхурочную работу в том случае, если работник вынужден задержаться в связи с невыходом сменщика.
2.7.8. Время пребывания сотрудника в командировке (включая выходные и нерабочие праздничные дни) обозначается кодом К. За дни командировки, которые являются по основному графику сотрудника рабочими, ему будет начислен средний заработок. Дни болезни в командировке, подтвержденные больничным листом, в табеле будут отмечены кодом Б, поскольку за эти дни работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Если работник, находясь в командировке, по заданию работодателя исполнял служебное поручение в свой выходной, этот день в табеле следует отметить кодом РВ. За этот день работнику будет выплачен не средний заработок, а обычная заработная плата в повышенном размере. Информация о привлечении к работе в выходной день во время командировки должна быть направлена в отдел кадров заблаговременно для издания приказа. В случае продления командировки, ее отмены или других форс-мажорных событий, ассистенты подразделений, в которых произошли эти изменения, должны сразу же сообщать об этом в отдел кадров и оформлять служебную записку на эти изменения.
2.7.9. Если работник находится в отпуске, то в табеле указывается код ОТ. Данный код должен быть проставлен и в рабочие, и в выходные дни, поскольку оплачиваемый отпуск предоставляется исходя из количества календарных дней. Праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, следует отмечать кодом В, так как они не входят в календарные дни отпуска. Если отпуск продлевается, дни продления отмечаются кодом ОТ. Дополнительный отпуск в табеле отражается тем же кодом, что и основной, если для него не выделено отдельных обозначений.
2.7.10. Если работник отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности или более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены), то такие дни отсутствия сотрудника на работе до выявления причин отмечаются в табеле кодом НН. После того как будет установлено, что работник отсутствовал по неуважительным причинам, следует заменить код НН на ПР (прогул). Для этого к табелю составляется дополнительный лист (корректировочный табель), который заверяется подписью работника, заполнившего форму.
Если работникпредоставляет листок нетрудоспособности, выданный на время его отсутствия на работе, в корректировочном табеле нужно будет заменить код НН на код Б. Дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные, также необходимо отмечать кодом Б. Если болезнь пришлась на время отпуска работника, дни временной нетрудоспособности должны быть отмечены в табеле кодом Б. Отпуск в данном случае продлевается или переносится. (За исключением случая, когда работник берет больничный лист по уходу за ребенком во время отпуска. В этом случае отпуск не продлевается и не оплачивается). По окончании болезни сотрудник должен написать заявление на продление или перенос отпуска и передать в отдел кадров. Отдел кадров издает соответствующий приказ и передает в бухгалтерию.
2.8. В графах 5 и 7 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней, в нижней - количество часов, отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно и с 16 по последнее число месяца включительно.
2.9. В графе 8 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца.
2.10. В графе 9 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца.
2.11. В графе 10 указываются отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
2.11.1. Работа сверх нормы - это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя, за пределами, установленной для него продолжительности рабочего времени (ежедневной работы (смены)), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
2.11.2. Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
2.11.3. Для учета времени, отработанного сверхурочно, в табеле на одного сотрудника отводят две строки. В первой отражают время, отработанное в пределах нормы, с соответствующей кодировкой. А во второй - сверхурочное. В верхней строке проставляется код С, а в нижней указывается продолжительность времени, отработанного сверхурочно. На основании этих данных первые два часа работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, а последующие часы - не менее чем в двойном.
2.12. В графе 11 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 2200 до 600. Если в этот период времени работнику предоставляется перерыв для отдыха и приема пищи, время перерыва не включается в отработанное работником ночное время.
2.13. В графе 12 указывается количество часов, отработанных дополнительно за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно оформленным в отделе кадров приказам директора Предприятия.
2.14. В графах 14-16 указывается количество дней (часов) неявок на работу по их видам.
2.15. В графе 17 указывается количество выходных и праздничных дней по календарю или графику сменности.
2.16. В рабочие дни, непосредственно предшествующие праздничному дню продолжительность рабочей смены для работников сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается.
2.17. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, после даты перевода (перемещения) в следующей ячейке однократно проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующий день проставляется «Х».
Данные о работе переведенного (перемещенного) работника за отчетный месяц включаются в итоговый табель по новому подразделению в которое работник переведен (перемещен).
2.18. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, до 16.00 в рабочий день, предшествующий дню увольнения. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения в следующей ячейке однократно проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник включается.
2.19. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел кадров. Работу в выходной или праздничный день нужно отразить кодом РВ, а в нижних строках указать продолжительность работы в такой день. Если же за работу в выходной сотрудник берет отгул, то данный день в табеле обозначается кодом НВ, а нижняя строка остается незаполненной. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит
3. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ТАБЕЛЕЙ
3.1. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, предоставляют табель (корректировочный табель) в бумажном варианте, подписанный табельщиком и руководителем подразделения в отдел кадров до 15.00 часов 2 раза в месяц; за первую половину месяца - 15 числа текущего месяца и за весь месяц – последнее число текущего месяца (30, 31, в феврале 28, 29). Если 15 или последнее число месяца выпадает на нерабочий (выходной, праздничный день), табель предоставляется в день, предшествующий нерабочему дню.
3.2.Все документы для начисления заработной платы (служебные записки о работе в выходной день, о премировании или не начислении премии, листки нетрудоспособности, акты о невыходе на работу и пр.) должны быть предоставлены в отдел кадров до или во время сдачи табеля, но не позднее 3 календарных дней, следующих за днем предоставления табеля, указанного в п. 3.1.
3.3.Сотрудник отдела кадров проверяет, подписывает и передает табеля в бухгалтерию по мере проверки, но не позднее 3 рабочих дней после дня предоставления табеля, указанного в п. 3.1.
3.4.Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени.
3.5.Табель учета рабочего времени хранится на предприятии пять лет.