Исходя из общих требований, установленных в ст. 39 Закона о контрактной системе комиссии по осуществлению закупок секретарь не требуется, т. к. всестороннее обеспечение работы (включая привлечение экспертов при необходимости) осуществляет контрактная служба, а дату, время и место проведения заседаний членам комиссии сообщает ее председатель. Кроме того, заказчик вправе по своему усмотрению разрешить работникам контрактной службы выполнять функции членов комиссии по осуществлению закупок. С одной стороны, подобное решение позволит сократить потребность заказчика в профессиональных кадрах, прошедших необходимое обучение. С другой – могут возникнуть предпосылки злоупотреблений (коррупционных проявлений) при совмещении должностным лицом функций контрактной службы и члена комиссии. Поэтому заказчику необходимо тщательно отбирать кадровый состав с целью реализации двойного функционала.
Закон о контрактной системе предоставляет заказчику право выбора на создание той или иной комиссии, принимая во внимание то, что согласно ст. 39 Закона о контрактной системе в котировочной комиссии, комиссии по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений и окончательных предложений должны входить не менее трех человек. В силу того, что комиссия правомочна осуществлять свои функции, если на заседании присутствуют не менее чем пятьдесят процентов от общего числа ее членов, кворум для комиссии из трех человек по рассмотрению котировочных заявок, заявок на участие в запросе предложений и окончательных предложений может составляет два человека.
Таким образом, заказчик самостоятельно определяет необходимость создания либо единой комиссии, либо аукционной, конкурсной, котировочной комиссии, комиссии по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений и окончательных предложений каждой в отдельности исходя из объема закупок и видов процедур по плану-графику.
В состав комиссии по осуществлению закупок заказчик по-прежнему обязан включать преимущественно лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лиц, обладающих специальными знаниями по предмету закупки. Ключевое слово "преимущественно" может толковаться и как не менее половины членов комиссии, формирующее преимущественное большинство прошедших необходимый минимум программы обучения, и как один член комиссии, прошедший соответствующее обучение. Более того, буквальное толкование понятия "преимущество" означает, что при наличии достаточного количества потенциальных претендентов на включение в состав комиссии заказчик обязан включить в ее состав лиц, имеющих уровень образования согласно требованиям, установленным ч. 5 ст. 39 Закона о контрактной системе. Следовательно, ввиду отсутствия обученных лиц, заказчик, не имея возможности реализовать правило преимущественного комплектования, вправе (не нарушая требования Закона о контрактной системе) сформировать комиссию из лиц, не прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок.
С другой стороны, Закон о контрактной системе, как и Закон № 94-ФЗ не содержит запрета на привлечение в качестве члена комиссии нештатного работника, что позволяет заказчикам включать на возмездной/безвозмездной основе в состав своих комиссий по осуществлению закупок работников сторонних организаций, в том числе прошедших соответствующее обучение.
Исходя из содержания норм законодательства о закупках, регламентирующих функции контрактной службы и комиссии по осуществлению закупок обязательными документами, которые заказчику необходимо утвердить, являются:
приказ заказчика по созданию контрактной службы (в случае создания контрактной службы как отдельного структурного подразделения – приказ о внесении изменения в организационную структуру, штатное расписание и численный состав учреждения (органа власти, государственного органа), заключить трудовые договоры или дополнительные соглашения к ним (служебные контракты, изменения в такие контракты);
приказ заказчика о создании комиссии по осуществлению закупок;
положение (регламент) о контрактной службе (минимум функциональных обязанностей согласно Приказу № 631, максимум в зависимости от специфики деятельности заказчика); положение (регламент) о комиссии по осуществлению закупок (единая комиссия или комиссии по каждому из способов осуществления закупки);
регламент взаимодействия контрактной службы с иными структурными подразделениями заказчика (экономисты, бухгалтерия, юристы, работники административно-хозяйственного подразделения, транспортное подразделение, если имеется в наличии и т. д.).
К приведенному списку для оптимального построения заказчиком процесса управления (менеджмента) закупками рекомендуется дополнительно разработать, утвердить и внедрить следующие документы:
должностные инструкции (регламенты) работников контрактной службы (установления пределов ответственности и функционала каждого работника в пределах требований, установленных Приказом № 631) принимая во внимание расширение списка субъектов административной ответственности по КоАП РФ за нарушения в сфере закупок);
положение о порядке проведения экспертизы при осуществлении закупок по Закону о контрактной системе (позволит упорядочить и организовать процесс проведения экспертизы как своими силами, так и с привлечением внешних экспертов и экспертных организаций).
В итоге отметим, что заказчик, учтя все аспекты и нюансы нормативных правовых актов, приведенные выше, сможет без особых усилий организовать качественную работу контрактной службы и комиссии по осуществлению закупок.
Название: Взаимодействие контрактной службы и закупочной комиссии