Под учётом архивных материалов понимается установление их количества и состава в единицах учёта, принятых в архивном деле,




и фиксация этих данных в специальных документах.

Основными единицами учёта в архиве независимо от вида носи­теля, способа и техники закрепления информации являются: 1) ар­хивный фонд (архивная коллекция); 2) единица хранения (дело). Для аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) доку­ментов разработаны особые единицы учёта.

В отечественных архивах документы хранятся по фондам и коллекциям. Следует различать понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Документальный фонд является совокупностью документальных материалов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя. Доку­ментальный фонд никогда не существует как целое и никогда не сохраняется полностью. Только часть составляющих его материалов откладывается в архивах, где они хранятся в составе архивных фондов.

Архивный фонд — это совокупность хранящихся в архиве до­кументов, исторически или логически связанных между собой. Разновидностями архивных фондов являются:

архивный фонд организации, состоящий из документов, обра­
зовавшийся в деятельности одного юридического лица;

архивный фонд личного происхождения, состоящий из доку­
ментов, образовавшихся в ходе жизни и деятельности отдельного
лица, семьи, рода;

объединённый архивный фонд, состоящий из документов, обра­
зовавшихся в процессе деятельности нескольких юридических лиц,
связанных между собой преемственностью деятельности, сопод-
чинённостью, местоположением и т.п., а для физических лиц —
родственными, профессиональными, деловыми отношениями.

Архивные коллекции создаются из отдельных документов различ­ного происхождения, объединённых по одному или нескольким при­знакам — тематическому, номинальному, хронологическому и др.

Формирование архивных фондов, объединённых архивных фондов, коллекций возможно только после определения фондо­вой принадлежности документов. Эта операция получила наиме­нование «фондирование». Работы по фондированию проводятся в делопроизводстве и архивах организаций при формировании дел и отборе документов для передачи на постоянное хранение в госу­дарственный или муниципальный архив, а также в архивах — при описании принятой «документной россыпи». В ходе определения фондовой принадлежности документ находит своё место в составе того или иного архивного фонда соответствующего юридического или физического лица.


Все поступившие в архив материалы заносятся в книгу учёта поступлений документов. Каждое поступление материалов в архив получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из одного или многих документов, в том числе созданных несколь­кими фондообразователями. В книге отмечаются: дата поступле­ния; от кого приняты материалы; сведения об акте (наименование, номер, дата), на основании которого они приняты в архив.

По мере обработки поступивших материалов, в книгу заносятся дополнительные сведения о них. Если принятые документы могут быть причислены к архивному фонду, уже находящемуся на хране­нии в архиве, то в соответствующих графах сразу делаются записи: о названии этого фонда, его номере, «крайних датах» материалов. В графе «Краткая характеристика состояния документов» указыва­ется: поступили материалы в обработанном или не обработанном виде, а также характер принятой документации (управленческая, по личному составу, кинофотодокументы и т.д.).

Если поступившие документы не могут быть отнесены к соста­ву какого-либо из хранящихся в архиве фондов, то в результате фондирования они образуют новый архивный фонд, после чего в книге поступлений фиксируются сведения о нём. Следует иметь в виду, что одновременно поступившие материалы могут хра­ниться в составе нескольких архивных фондов. В свою очередь материалы, образующие архивный фонд, могли пополнять его неоднократно. По книге учёта поступлений исследователь может получить информацию о том, когда, от кого, в каком состоянии интересующие его документы приняты архивом на хранение.

Как правило, архивный фонд кроме документов одного фондооб-разователя, содержит и фрагменты других документальных фондов. Так, входящие документы относятся к архивному фонду той орга­низации, которою они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение, по содержанию документов. В то же время копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, в которой они созданы.

При определении фондовой принадлежности документов лич­ного происхождения принимаются во внимание обращение (обо­значение адресата), подпись, содержание и т.п.

В соответствии с действующим нормативом документы первич­ных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства РФ об обществен­ных объединениях, включаются в состав архивных фондов учреж­дений, организаций, предприятий, при которых эти общественные организации были созданы.


ГЛАВА 2

ДОКУМЕНТЫВ АРХИВЕ

Все архивы, независимо от формы собственности, состава и тематики материалов осуществляют хранение и учёт документов и организуют их использование. В своей деятельности сотрудники отечественных архивов руководствуются законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также муниципальными правовыми актами об архивном деле. Нормативно-методические рекомендации для архивистов изложены в издании «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (М, 2002). Эти Правила с незна­чительными изменениями действуют в государственных, муници­пальных, ведомственных и частных архивах.

Для научно-исследовательской работы в архиве необходимо знать: 1) как хранятся и учитываются в архиве документы; 2) ка­кие справочно-информационные пособия дают возможность по­лучить сведения об их местонахождении и содержании их фондов; 3) как оформить разрешение для работы в архиве и в чём состоит специфика этой работы.

§ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ И УЧЁТА ДОКУМЕНТОВ

Архивы для историка — это прежде всего хранилища докумен­тов — источников информации о прошлом человеческого обще­ства. Быстро отыскать необходимые документы позволяет система учётно-справочных пособий, которую разработали отечественные архивисты. В ней получили отражение все этапы архивной истории поступивших на хранение материалов. Историк по этим пособиям может выяснить: когда, откуда, в каком объёме и в каком состоянии (упорядоченном или не упорядоченном) материалы были приняты архивом; какие изменения произведены в их составе архивиста­ми; где те или иные материалы хранятся в настоящее время.

Государственному учёту подлежат все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, формы собственности, содержания, подлинности, способов вос­произведения. Знание определённых правил комплектования архи­вов документальными материалами и последующего их учёта — необходимая предпосылка для архивной эвристики.


Дела, которые последовательно велись в двух организациям включаются в состав архивного фонда той из них, где они закон­чены производством.

Объединённые архивные фонды не должны создаваться из до­кументов органов представительной и исполнительной власти, предусмотренных Конституцией РФ 1993 г., Конституциями и Уставами субъектов РФ, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам в них.

Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие нз других архивов, от общественных объединений и организаций, а также физических лиц не расформировываются. Новые коллекции создаются в архивах из отдельных разрозненных документов для их более эффективного учёта. Состав коллекций может попол­няться вновь поступающими в архив документами.

Хронологические границы архивного фонда должны определяться в зависимости от разновидности:

— для архивного фонда организации — официальными датами
её создания и ликвидации;

— для архивного фонда личного происхождения (персонально­
го, семейного, родового) — датами рождения и смерти персоналии,
членов семьи, рода;

— объединённого архивного фонда — датами начала и прекра­
щения жизнедеятельности фондообразователей;

— для архивной коллекции — датами самого раннего и самого
позднего документа.

На практике хронологические границы архивного фонда могут быть иными. Например, в архивном фонде организации могут от­сутствовать документы начального или завершающего периода её деятельности, или, напротив, находиться документы, переданные для завершения производства дел организации-предшественника. В зависимости от факторов, определявших создание, статус и характер деятельности фондообразователя, документы при поступ­лении в архив могут либо быть включены в состав уже существую­щего архивного фонда, либо образовать новый архивный фонд.

Новые архивные фонды создаются в случаях, изменения консти­туционных основ, а также административно-территориального деления государства; изменения формы собственности, реоргани­зации или ликвидации организации-фондообразователя.

При изменении конституционных основ государства новые архивные фонды образуются из документов вновь созданных высших органюв государственной власти РФ, а также из документов законодательных собраний, правительств, администраций, созданных в соответствии с Конституциями, Уставами субъектов РФ. Нижняя хронолопи-


ческая граница этих фондов определяется временем создания фондообразовате л е й.

Документы министерств и ведомств РФ, существовавших до и после восстановления государственности России, составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между материалами этих архивных фондов устанавливается для каждого конкретного министерства и ведомства на основании соответ­ствующих правовых актов. В отдельных случаях документы од­ноимённых министерств и ведомств РСФСР в составе СССР и Российской Федерации, ставшей правопреемницей СССР, могут составлять объединённый архивный фонд — например, документы Министерства юстиции РСФСР и Министерства юстиции РФ. Такие же правила действуют в отношении фондирования доку­ментов министерств и ведомств республик в составе РСФСР и соответствующих министерств и ведомств в составе РФ.

Документы избирательных комиссий по выборам органов госу­дарственной власти, созданных в соответствии с Конституцией РФ 1993 г., организуются в отдельные архивные фонды. Допускается создание объединённых архивных фондов из документов избира­тельных комиссий по территориальному признаку.

Документы отраслевых управлений и отделов исполкомов Со­ветов народных депутатов всех уровней и документы соответствую­щих отраслевых управлений и отделов администраций, если их задачи и функции остались без изменений, составляют единые фонды.

Документы прокуратур и судов субъектов РФ, городов, районов

пополняют ранее поступившие в архивы фонды прокуратур и судов.

Документы государственных организаций, осуществляющих

свои прежние функции, поступают в ранее принятые от этих

организаций архивные фонды.

При изменении статуса субъектов РФ документы органов го­сударственной власти субъекта РФ образуют новые архивные фонды: например, документы Верховного совета Республики Ха-кассия и документы Совета народных депутатов Хакасской авто­номной области в составе Красноярского края.

При изменении административно-территориального деления РФ документы органов государственной власти и местного самоуп­равления, созданных в связи с введением нового административ­но-территориального деления субъектов РФ или изменением их территориальных границ, составляют новые архивные фонды. Документы органов государственной власти, местного самоуправ­ления, сохранившихся при изменении границ территориальных образований внутри субъектов РФ, новых архивных фондов не 62


образуют. Переименование или преобразование административ­но-территориальной единицы без существенного изменения её внутренних границ также не является основанием для созданжя новых архивных фондов из документов соответствующих органов государственной власти и местного самоуправления.

Не образуют новых архивных фондов также документы терри­ториальных объединений общественных организаций (профсоюз­ных, спортивных, научных, культурно-просветительных и пр.) и органов их управления до и после изменения административко-территориальных границ субъектов РФ.

Фондирование документов промышленных, сельскохозяйствен­ных, финансовых, научных, медицинских и других организаций, учебных заведений, а также органов управления и учреждений специализированных ведомственных округов (например, воен­ных) не зависит от изменений административно-территориального деления РФ и её субъектов.

При изменении формы собственности фондообразователя доку­менты организаций, перешедших из государственной в частную и иную негосударственную собственность, составляют с момента акционирования или приватизации организаций новые архивные фонды. Документы, созданные в процессе деятельности государ­ственной организации и хранящиеся в образованной на её основе негосударственной структуре, при поступлении в архив включа­ются в фонд государственной организации. Смена владельца организации, без изменения формы собственности, не требует создания нового архивного фонда.

Возможно создание объединённых архивных фондов из довку-ментов организаций-преемников, относящихся к разным формам собственности, при условии передачи документов каждой из шш в государственную или муниципальную собственность.

Документы совместных предприятий, организаций и объели-нений смешанных форм собственности, в уставном капитале асо-торых преобладает доля государственной собственности, образо­ванных на основе государственных организаций, составляют с их документами единые архивные фонды. Документы аналогичных совместных организаций без преобладания в уставном капитале доли государственной собственности образуют новые архивные фонды.

При реорганизации организации-фондообразователя новые арюси-вные фонды создаются в случае коренного изменения её компететции и функций. Расширение или сужение круга ведения, прав или тер­риториальных границ деятельности организации без изменемия её первоначального назначения, не является основанием для


создания нового архивного фонда. Не являются основанием для создания новых архивных фондов: выделение из организации од­ной (или нескольких организаций) с передачей ей (или им) ряда функций первой организации; изменение подчинённости органи­зации, её структуры, местонахождения, переименование или час­тичное изменение названия, при сохранении функций фондооб-разователя. Но если на базе министерства или ведомства создаётся организация, занимающаяся непосредственно производством, то её документы образуют новый архивный фонд.

Документы отделений, дочерних организаций, филиалов состав­ляют единые архивные фонды с документами их основных орга­низаций, если хранятся в одном архиве. Следует иметь в виду, что это правило действует в отношении документации современ­ных фондообразователей. Документы правлений, местных отделе­ний, производственных подразделений акционерных компаний XIX — начала XX вв. образуют самостоятельные архивные фонды также в том случае, если они отложились в одном архиве (например, правление и Подольский завод швейных машин компании «Зин­гер» в Центральном историческом архиве г. Москвы — ЦИАМ).

При ликвидации организации-фондообразователя с передачей всех или части её функций одной или нескольким вновь созданным организациям, документы каждой новой организации образуют самостоятельные архивные фонды.

Документы организаций, временно прекративших деятельность, а затем возобновивших её с теми же функциями, составляют еди­ные архивные фонды.

В каждом архиве ведётся список фондов. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учётным номером и сохраняется за ним во всех учётных документах. Для учёта посту­пивших и созданных в архиве фондов используются порядковые номера, которые присваиваются в хронологической последователь­ности образования фондов. Номер присваивается фонду один раз, при первом поступлении составляющих его материалов в архив. Номера утраченных, переданных в другие архивы фондов, а так­же номера фондов, вошедших в состав объединённого архивного фонда, документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим фондам.

Объединённые архивные фонды и архивные коллекции учиты­ваются также, как и архивные фонды. Объединённому архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтённых самостоятельно, присваивается номер одного из фондов, включённых в его состав. Учёт документов за досоветский период и период после 1917 г. ведётся раздельно, за исключением специализированных архивов, хранящих документы личного происхождения и аудиовизуальные


документы. Поэтому книги учёта поступлений документов и списки фондов ведутся по каждому периоду с раздельной нумера­цией фондов.

Номера фондов за период после 1917 г. в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера — чертой. Например, Р-1, Р-2

и т.д.

Номера фондов бывших партийных архивов, включённых в структуру государственных архивов, должны иметь индекс «ГЬ (П-1, П-2 и т.д.).

Перенумерация фондов производится в исключительных слу­чаях и только с разрешения вышестоящего органа управления ар­хивным делом.

Название фонда состоит из полного и официально принятого сокращённого названия организации фондообразователя (в скоб­ках) с указанием его подчинённости, местонахождения, «крайних дат» существования. Если наименование фондообразователя ме­нялось, то в списке фондов указывается только его последнее на­звание.

Название объединённого архивного фонда может состоять из обобщённого названия включённых в него фондов, из названия руководящей организации и обобщённого названия подчинённой ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга орга­низаций.

Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени и отчества фондообразователя, псевдонима, рода деятель­ности (профессии), служебного положения, принадлежности к политической партии, звания; название семейного или родового фонда -- из фамилии и инициалов главных членов семьи или рода, с указанием титула, ранга и т.д.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) её формирования, а при необходимости — её составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

Формуляр списка фондов предусматривает учёт в этом доку­менте следующих сведений: номера фонда; даты первого поступ­ления; названия фонда; отметки о выбытии.

На каждый архивный фонд составляется лист фонда. В нём учи­тываются все документы, включая неописанные и секретные. Если в листе фонда не остаётся места для очередных записей, заводится его лист-продолжение, который помещается вслед за основным. Листы фондов хранятся в порядке присвоенных фондам номеров. Лист фонда заполняется следующим образом. Запись в графе «Дата первого поступления фонда» соответствует сведениям, ука­занным в книге учёта поступлений документов и списке фондов.


В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты существования организации-фондо-образователя под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период. Если организация продолжает деятельность, конечная дата не проставляется. Для объединённо­го архивного фонда указываются даты образования наиболее ран­ней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которых включены в состав объединён­ного архивного фонда. Для фонда личного происхождения в этой графе указываются даты жизни фондообразователя, для архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документов. В графе «Название фонда» в хронологической последователь­ности перечисляются все переименования организации-фондооб­разователя, последнее из которых является названием архивного фонда. Для объединённых архивных фондов в этой графе указы­ваются: обобщённое название фонда, а также названия всех орга-низаций-фондообразователей, из документов которых создан объединённый архивный фонд.

В графе «Форма собственности» для документов Архивного фонда РФ, находящихся в негосударственной собственности, ука­зывается срок хранения в государственном или муниципальном архиве, определённый соглашением с собственником документов. При нефондовой организации хранения в архивах кино-фото-фоно-документов они учитываются в специальных листах учёта аудиовизуальных документов.

В пределах архивного фонда документы классифицируются и учитываются по единицам хранения. Единицы хранения представ­ляют собой физически обособленные документы или совокупности документов. Единица хранения, составленная из определённой совокупности документов на бумажном носителе или состоящая из одного документа на таком носителе, называется «дело». Еди­ница хранения кино-документов — это физически обособленный рулон киноплёнки или магнитной ленты с записью изобразитель­ной и/или звуковой информации. Единица хранения фото-доку­ментов — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив), несколько кадров панорамной съёмки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом. Единица хранения фоно-документов — физически обособленный рулон киноплёнки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации. Единица хранения видео-доку­ментов — физически обособленный рулон магнитной ленты, кас­сета, диск с записью изобразительной и звуковой информации. Единица хранения машиночитаемых (электронных) документов66


физически обособленный рулон магнитной ленты, дискета, жёсткий диск, компакт-диск.

В связи с указанными особенностями аудиовизуальных (кино-, фото-, фоно-, видео-) и машиночитаемых (электронных) докумен­тов для них приняты также особые единицы учёта:

— для кино-документов — одна или несколько единиц хране­
ния, относящихся к определённому фильму, журналу, спецвыпуску/,

сюжету и др.;

— для фото-документов — одна или несколько единиц хране­
ния, относящихся к определённому диафильму;

— для фоно-документов — одна или несколько единиц хране­
ния с записью определённого события, произведения литературы
и искусства (нескольких произведений литературы и искусства,
объединённых по авторскому, тематическому или другим призна­
кам) и др.;

— для машиночитаемых (электронных) документов — комп­
лект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов,
составляющих единый программно-информационный объект
(текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк
данных, база знаний).

В пределах архивного фонда единицы хранения систематизиру­ются (группируются) с учётом следующих признаков: структурного; хронологического; функционального; тематического; номинального; корреспондентского; географического; авторского и т.п.

Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесооб­разным для всех или отдельных групп документов фонда. Так, при применении хронологически-структурной схемы системати­зации единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологи­ческой группы — по структурным подразделениям организацим-фондообразовате ля.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме группировка производится сначала по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, на­правлениям деятельности) фондообразователя. При этом под­группы единиц хранения располагаются с учётом значимости функций (руководство, финансирование, отчётность и т.д.).

При систематизации единиц хранения по хронологически-но­минальной схеме группировка производится сначала по хроноло­гии, а в пределах каждого года — по видам составивших единицу хранения документов (приказы, протоколы, переписка и т.д.).


Как правило, в особые группы выделяются и систематизиру­ются обособленно: документы по личному составу; материалы бухгалтерского учёта и финансовой отчётности, а также истории болезней в медицинских организациях; акты проверок в кон­трольных органах и т.п. документальные комплексы.

Схемы систематизации единиц хранения фондов личного проис­хождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), составом и объёмом документов фонда. Доку­менты семейных и родовых фондов группируются вначале по от­дельным фондообразователям. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем доку­менты членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последова­тельности, причём документы, относящиеся ко всему роду (генеа­логические таблицы, имущественно-хозяйственная документация) помещаются вначале.

Систематизация документов, поступивших в необработанном состоянии, осуществляется в архиве в следующем порядке:

— определяются фондовая принадлежность документов и
структурные части фондов, к которым они могут быть отнесены;

— если документы не составляют сформированного в делопроиз­
водстве дела или части дела, то они объединяются в новые единицы
хранения (по номинальному, корреспондентскому или другому
признаку);

— если сохранились отдельные единицы хранения или есть
возможность их восстановить, то документы включаются в еди­
ницы хранения, к которым они относятся.

Перед началом работы со значительным количеством докумен­тов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая инструкция по их систематизации и описанию.

Все единицы хранения, образующие архивный фонд, учитыва­ются специальными справочниками-описями. Архивная опись вы­полняет три важнейшие функции: 1) учётную; 2) классификацион­ную; 3) информационную.

Учётная функция описи состоит в определении количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается контроль за из­менением объёма фонда. Кроме того, присвоение единицам хра­нения, учтённым описью, порядковых номеров позволяет вести их адресный поиск.

Классификационная функция описи закрепляет систематизацию дел в пределах архивного фонда — группировку единиц хранения в соответствии с исторически сложившейся структурой фондооб­разователя или с основными направлениями и вопросами его дея­тельности.


Информационная функция описи реализуется при фиксации заголовков единиц хранения, раскрывающих видовой состав и содержание документов.

В зависимости от объёма фонда и принятой системы организации его материалов могут быть составлены одна или несколько описей. Общее количество единиц хранения, учтённых одной описью \ не должно превышать самого большого четырёхзначного числа (т.е. 9999). Но чаще основанием для составления отдельной описи является не количество единиц хранения, а структурная обособ­ленность фондообразователя, специальный состав документации (бухгалтерская, научно-техническая, по личному составу и др.).

Архивная опись состоит из двух основных частей: собственно описи, то есть перечня дел (описательных статей), и справочного аппарата описи.

Описательные статьи описи содержат совокупность сведений о каждой единице хранения:

— порядковый номер;

— делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре
или старый инвентарный номер);

— заголовок дела;

— «крайние даты» документов в деле (число, месяц, год);

— количество листов в деле;

— примечания.

Каждому элементу описательной статьи описи соответствует отдельная графа формуляра справочника.

Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учётную функцию описи. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер послед­ней статьи указывает на количество дел, включённых в опись.

Графа 2 — «Делопроизводственный номер» — заполняется для комплексов делопроизводственной документации, либо в случае переработки материалов фонда в архиве и составления новом описи.

Графа 3 — «Заголовок дела» — отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела. В «Основных правилах работы государственных ар­хивов РФ» подробно перечислены требования к заголовкам еди­ниц хранения (учёта), образованных документами, в которых ин­формация зафиксирована различными способами и на разньос носителях. Так, в заголовке единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения указываются должности и/или фамилия и инициалы лица, от которого полу­чены или которому адресованы документы; а также сведение: о содержании документов дела; о времени создания документов и датах упоминаемых в них событий.


Правилами допускаются такие элементы заголовков дела, как «автор не установлен», «без даты», «не ранее... г.». Подобные ограничения информационной функции заголовка описательных статей оправданы, когда документы дела не содержат необходи­мых сведений. Но случается, что составители описи проходят мимо того, что лежит почти на поверхности.

Например, в АВПРИ, в фонде «Секретный архив министра», хранится дело, на обложке которого среди прочего значится: «Анонимная записка неустановленного автора». Между тем за­писка подписана. Причиной ошибки стало невнимание: доку­мент написан на 4-х двойных листах, вложенных один в другой и пронумерованных таким образом, что архивная нумерация не со­ответствует последовательности текста. В результате первая и последняя страницы оказались в середине текста, причём послед­няя страница — с датой и подписью начальника Главного штаба генерала Н.Н. Обручева — пронумерована как оборот листа, за которым следует лист с началом текста документа.

Описанный случай, конечно же, исключение, едва ли не курьёз. Однако исследователь должен иметь в виду, что даже безошибочно точный заголовок единицы хранения даёт, как правило, только самые общие ориентиры относительно информационных воз­можностей документов, хранящихся под обложкой. Материалы дела могут включать сведения по многим вопросам, за продолжи­тельный хронологический период и т.д., а между тем в заголовке дела это не находит достаточно адекватного отражения. Поэтому исследователю, взявшему дело в руки, не редко приходится до­вольствоваться такой информацией: «Протоколы за...год»; «Пере­писка по разным вопросам за... годы»; «Документы на иностранных языках»...

Особые требования существуют к составу сведений, которые не­
обходимо указывать в заголовках единиц учёта аудиовизуальных и
машиночитаемых (электронных) документов.

Заголовок единицы хранения кино-видео-документов включает:

авторское название фильма, киножурнала или название события,

отражённого в кино- или телесюжете, а также дату производства

или съёмки.

Заголовок единицы учёта фонодокументов включает: название, место и дату события, название и жанр фонодокументов.

Заголовок единицы учёта фотодокументов включает: аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма, а также фа­милию автора, место и дату съёмки.

Заголовок единицы учёта машиночитаемых {электронных) доку­
ментов
может быть дополнен аннотацией отдельных документов
70


или группы документов, наличие которых нельзя определить по заголовку.

В графе 4 — «Крайние даты» — указывается время создания самого раннего и самого позднего документа, а для аудиовизуаль­ных документов — записи или перезаписи.

Объём единицы хранения по разному измеряется для документов на различных видах носителей: для документов на бумажной осно­ве — это количество листов, составляющих дело (единицу хра­нения); для кино-, видео-, фонодокументов (в зависимости от вида) — это количество единиц хранения в единице учёта, метраж, хронометраж, время звучания в минутах и секундах; для фото-до­кументов — это количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбома — это количество фото отпечатков.

Так как описание документов на специальных носителях тре­бует учёта особенностей фиксации информации, архивистами разработаны подробные формуляры описательных статей описи: кинодокументов, фотодокументов, фотоальбомов, фонодокумен­тов граммофонной записи (грампластинок), фонодокументов магнитной записи, видеодокументов.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист, содержа­ние, предисловие, список принятых сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.

На титульном листе описи указываются: полное название архи­ва, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, «крайние даты» документов, внесённых в опись.

Описям присваиваются учётные порядковые номера: 1, 2, 3 и т.д. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, указьшающий на состав документов, учтённых в описи. Например: «л. с.» — личный состав, «к» — конструкторская, «п» — проектная и т.п. В конце описи во всех её экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество включённых в неё единиц хра­нении. Архив должен иметь три экземпляра каждой описи, пер­вый из которых является страховым. В предисловии к описи кратко излагаются: история фондообразователя, история фонда, состав справочного аппарата к описям. К описи могут составляться ука­затели как общие, так и специальные.

В архиве составляется реестр описей, в котором ведётся их учёт — поединичный (в порядке присвоенных описям номеров) и суммарный.

Основные этапы истории фондообразователя и его документов в архиве получают отражение в деле фонда. В дело фонда вклю­чаются следующие документы: историческая справка о фондооб-разователе и фонде; акты, фиксирующие изменения в составе


 

и объёме фонда; рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда; схемы систематизации его материалов и т.д. Делу фонда присваивается номер и название фонда, на ко­торый оно заведено.

Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены документы по истории фондов первичных партийных и комсомоль­ских организаций, не расформировываются. В дела этих последних фондов помещены справки со сведениями о местонахождении документов по истории данного фонда в деле другого фонда.

Дела фондов, вошедших в состав объединённого архивного фонда, включаются в дело фонда последнего.

В СССР была сформирована система централизованного учёта документов Государственного архивного фонда. На основании рассмотренных выше сведений о документах учёта в архиве для каждого фонда по единой системе заполняется карточка фонда. В ней указываются: название архива, в котором хранится фонд; дата первого поступления его материалов; номер и название фонда с перечислением всех переименований и «крайних дат» каждого названия; объём фонда на первое января наступившего года; назва­ние вышестоящего архивного органа. Карточки фондов, п



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-11 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: