При любом перемещении документов соблюдаются меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.




Рекомендовано к публикации

Решение заседания кафедры

 

 

УДК 6

Б 24

 

 

ã МГППК, 2005

 
ã Баранова С.В., 2005

Учебное пособие

Баранова Светлана Витальевна

Архивоведение

 

 

Редактор: Шемякова Е.С.

Технический редактор: Волосян Е.В.

 

 


Лицензия ПР № 021309 от 20.09. 98

Подписано в печать ___.___.___Заказ №

Усл. печатных листов 5,5. Тираж – экз.
Отпечатано в редакционно-издательском отделе Магнитогорского государственного

профессионально-педагогического колледжа

 
455037, г. Магнитогорск, ул. Грязнова, 36

Содержание

Введение......................................................................................................................... 4

Логическая структура дисциплины........................................................................ 6

МБ № 3. Комплектование и экспертиза ценности документов....................... 7

УЭ № 10. Комплектование АФ РФ. Передача дел на хранение в ведомственный архив 7

УЭ № 11. Экспертиза ценности документов........................................................ 14

УЭ № 12. Современная система перечней документов..................................... 18

МБ № 4. Учет и обеспечение сохранности документов................................... 21

УЭ № 13. Организация учета документов АФ РФ.............................................. 21

УЭ № 14. Порядок размещения и обеспечения сохранности документов в архиве 26

УЭ № 15. Технология хранения документов в архивах.................................... 34

УЭ № 16. Техника и режим хранения документов АФ РФ............................... 38

УЭ № 17. Проверка наличия и состояния документов АФ РФ........................ 41

МБ № 5. СНСА к документам АФ РФ. Использование документов АФ РФ 45

УЭ № 18. Состав НСА................................................................................................ 45

УЭ № 19. Типы и виды научных справочников.................................................. 52

УЭ № 20. Опись дел..................................................................................................... 57

УЭ № 21. Использование документов АФ РФ...................................................... 62

УЭ № 22. Методика ведения архивных справок................................................. 68

Список использованной литературы..................................................................... 72

Эталоны ответов к тестам для самоконтроля..................................................... 73

Приложения................................................................................................................... 75

 

 

Введение

Дисциплина «Архивоведение» является профессионально образующей и обеспечивает квалификацию специалиста.

Архивоведение базируется на знаниях, полученных при изучении дисциплин: «История», «Документационное обеспечение управления», «Офисная техника», «Основы Российского законодательства».

Цель изучения дисциплины: формирование знаний о современных технологиях работы в архиве и правилах работы с нормативными документами, регулирующих деятельность архивов; воспитание добросовестного отношения к труду.

Изучив дисциплину, Вы будете:

иметь представление:

– об организации архивного дела за рубежом;

– о технике безопасности в архиве;

знать:

– терминологию архивного дела;

– основные нормативные документы, регламентирующие организацию архивного дела;

– современную технологию организации работы архивиста;

уметь:

– применять в профессиональной деятельности законодательные акты и нормативно-методические документы по архивному делу;

– вести архив на основе современных технологий.

Алгоритм работы с учебным пособием:

– знакомство со структурой МБ и целью его изучения;

– выполнение входного теста;

– знакомство со структурой УЭ и целью его изучения;

– выполнение входного теста к УЭ;

– изучение УЭ;

– выполнение практических работ;

– выполнение тестовых заданий к УЭ;

– выполнение тестовых заданий к МБ.

Учебное пособие может использоваться на лекционных, семинарских, практических занятиях и в процессе самостоятельной работы студентов.

Качество усвоения знаний, проверяемое тестом, должно соответствовать коэффициенту усвоения Кa 0,7, который определяется по формуле:

Кa=
количество правильно выполненных операций

количество заданных операций

Если Кa< 0,7, необходимо вернуться к ранее изученному материалу еще раз.

При составлении данного учебного пособия учитывались следующие параметры:

1. a – уровень усвоения содержания. Первый уровень (a1) – ученический (узнавание). Второй уровень (a2) – алгоритмический (воспроизведение).

2. b – ступень абстракции – научный уровень описания содержания обучения. Первая ступень (b1) – феноменологическая (естественный язык изложения). Вторая ступень (b2) – предсказательная (предусматривающая объяснение природы и свойств явления, причин и следствий на языке науки).

3. g – степень осознанности. Первая степень (g1) – предметная (аргументация выбора способа действия в конкретной ситуации опирается на узкий круг понятий и правил). Вторая степень (g2) – межпредметная (аргументация выбора способа действия опирается на смежные области знания).

4. V – объем информации теоретического обучения (одна страница машинописного текста в расчете на два академических часа).

5. t – автоматизм деятельности (выражается через коэффициент автоматизма Кt = , где tстуд – время, затраченное на выполнение деятельности студентом; tспец – время, затраченное на выполнение деятельности специалистом).

1 ³ Кt ³ 0,5


Логическая структура дисциплины

 

 
 

 

 



МБ № 3. Комплектование и экспертиза ценности документов

α β γ V Κτ
        0,6-0,7

После изучения МБ Вы будете:

знать:

- организацию комплектования ведомственного и государственного архивов;

- задачи и критерии экспертизы ценности документов;

- комплекс нормативно-методических пособий по отбору документов на хранение;

уметь:

- определять сроки хранения документов.

 

УЭ № 10. Комплектование Архивного фонда РФ. Передачи дел на хранение в ведомственный и государственные архивы.

α β γ V Kτ
        0,6

Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.

После изучения УЭ Вы будете:

знать:

- источники комплектования АФРФ;

уметь:

- передавать дела на хранение в архив.

 

Входной тест к УЭ № 10

1. Перечислите правила формирования дел в СДОУ. Р=9

Закончите предложение.

2. Номенклатура дел – это …. Р=1

3. Укажите отличия частичного оформления дел от полного. Р=3

 

Комплектование – это систематическое наполнение архива документами его профиля.

Под профилем архива понимают установленный для архива состав документов, который определяется классификацией АФ РФ.

Источники комплектования – это учреждения или лица, передающие документы на хранение в архив.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.

В 1960-1980 гг. сложились списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

а) учреждения, организации предприятия, документы которых подлежат обязательному приёму на государственное хранение;

б) учреждения, организации, предприятия, документы которых подлежат выборочному приёму;

в) учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.

На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведёт по своей зоне комплектования списки источников комплектования.

В 1992 г. Росархив разработал новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание обращалось на документацию органов: Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти, администрации краёв, областей, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, дум, департаментов:

- документы о подготовке и проведении массовых политических компаний (референдумов, выборов);

- документы социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов.

Списки источников комплектования составляются на основе критериев:

Критерий Пояснения
1. Функционально целевое назначение учреждения Выполнение задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах
2. Масштаб деятельности Многопрофильность производства, объём уставного фонда, состав учредителей и участников, межрегиональная деятельность, численность работников
3. Вид организации Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнёра, наличие уникальных или наиболее типичных структур
4. Полнота отражения информации Степень повторения ценной информации

Передача дел на хранение в ведомственный архив

В ведомственный архив сдаются дела, оконченные делопроизводством, сроком хранения более 10 лет, а также дела по личному составу.

Передача дел осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

 

В процессе передачи дел необходимо:

1) проверить правильность формирования и оформления дел;

2) установить соответствие количества дел в номенклатуре и описи.

1. Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подлежать полному оформлению:

а) дело переплетено и подшито;

б) листы пронумерованы, есть заверительная надпись;

в) оформлена обложка дела (Форма 1);

г) внутренняя опись на ОЦД, личные, судебные, следственные дела.

2. Если установлено несоответствие дел в номенклатуре и в описи, предпринимаются меры к розыску недостающих дел.

 

Передача дел на хранение в государственный архив

Передача документов из каждого учреждения – источника комплектования осуществляется один раз в 3-5 лет.

Комплектование ГА документами фондообразователя проходит этапами:

1. На заседании ЭПК утверждается опись дел постоянно хранения.

2. В ведомственный архив выезжает сотрудник ГА для проверки состояния дел.

3. Дела постоянного хранения в соответствии с описями передаются в ГА.

Основным документом, на основании которого производится приём документов на хранение, является акт приёма-передачи документов на хранение (Форма 2).

Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается сотрудниками государственного и ведомственного архивов.

Опись дел составляется в 4-х экземплярах, один экземпляр остается в ведомственном архиве.

Источники комплектования негосударственной части АФРФ могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

Документы личного происхождения также могут поступать в ГА по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

При приеме документов составляется акт приёма-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

 

 

Форма 1

 

 

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дело №_____

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела)

_____________________________

На ______________________лист

Хранить_____________________

 

 

Рис. 1. Оформление обложки дела (папки скоросшивателя)


Форма 2

 

УТВЕРЖДАЮ

Начальник архивного дела

г. Магнитогорска

АКТ №

приема-передачи документов

на государственное хранение

Основание: Положение об архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552

В связи _________________________________________________________

________________________________________________________________

Название фонда

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________сдаёт

организация

в архивный отдел городской администрации принимает на государственное хранение документы за _______________________________________

годы

и справочный аппарат к ним:

 

рис. 2. Акт приема-передачи документов на хранение

№№ пп Название, №описи кол-во экз. описей кол-во дел кол-во страх. копий примечание

Итого принято _________________________________________________

цифрами и прописью

_________________________________________________________________ед. хр.

В архивный отдел городской администрации

фонд №

Изменения в учетные документы вынесены

гл. спец. архивного отдела

Подпись Расшифровка подписи

Передачу произвели Прием произвели

____________________________ ___________________

____________________________ ___________________

____________________________ ___________________

____________________________ ___________________

должность, подпись должность, подпись

расшифровка подписи расшифровка подписи

 

 

Форма 3

 

 

03.02.2004

документов дела №____

№№ п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа №№ листов дела Примечание
           

Итого________________________________________________документов

цифрами и пропись

Количество листов внутренней описи_______________________________

цифрами и прописью

Должность________________ подпись И. О. Фамилия

 

Рис. 3. Внутренняя опись

Выполните практическое задание.

1. Оформите обложку дела документов по личному составу (Форма 1).

2. Оформите акт приема – передачи документов на хранение в государственный архив (Форма 2).

3. Оформите внутреннюю опись на ОЦД (Форма 3).

 

Тест для самоконтроля к УЭ № 10

Закончите предложение.

1. Источниками комплектования называются …. Р=1

2. Дополните критерии, определяющие источники комплектования АФРФ.

а) функционально-целевое назначение учреждения;

б) …;

в) …;

г) …. Р=3

Закончите предложение.

3. В ведомственный архив передаются дела со сроком хранения …. Р=2

4. Полное оформление дела включает ….

а) переплет дела;

б) …;

в) …;

г) …. Р=3

5. Приём документов на постоянное хранение в государственный архив осуществляется на основе …. Р=1

6. Документы личного происхождения в государственные архивы могут приниматься ….

а) по завещанию;

б) …;

в) …;

г) …. Р=3

Ответьте на вопрос.

7. Как часто осуществляется передача документов из учреждений-источников комплектования в государственный архив? Р=1

Литература

1. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: - М., 1996, - с 118-128.

2. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: - М., 2002, - с 76-84.

УЭ № 11. Экспертиза ценности документов.

α β γ V Kτ
        0,7

Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.

После изучения УЭ Вы будете:

знать:

- задачи, критерии экспертизы ценности документов;

- особенности проведения экспертизы ценности документов;

уметь:

- определять ценность документов на основе научных критериев.

 

Входной тест к УЭ № 11

1. Укажите назначение номенклатуры дел организации. Р=1

Закончите предложение.

2. Акт – это …. Р=1

3. Перечислите виды актов. Р=5

Ответьте на вопрос.

4. Какие дела передаются в архив организации? Р=3

При формировании АФРФ из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на архивное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документовназывается экспертизой ценности документов.

Итогом экспертизы ценности документов является комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны

Задачи экспертизы ценности документов

1. Отбор наиболее ценных документов на государственное (постоянное) хранение.

2. Определение сроков хранения документов:

а) для долговременного хранения;

б) для временного хранения.

3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путём восполнения утраченных документов.

4. Отбор на хранение наиболее информативно ёмких документов.

Экспертиза ценности проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В результате экспертизы ценности документов выделяют две группы дел:

1. Дела для постоянного и долговременного срока хранения. На них составляется опись дел.

2. Дела, предназначенные для уничтожения. На них составляется акт (см. Приложение 3).

Акты и описи представляются на рассмотрение экспертной комиссии.

Критерии экспертизы ценности документов

Критерии экспертизы ценности документов– это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

1. Критерии происхождения документов:

а) значение учреждения или лица в жизни общества;

б) значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах (особо ценятся документы периодов войн, революций, крестьянских и рабочих движений);

в) время и место образования документов.

В стране введена запретная дата – 1945 год. Документы, созданные до этой даты не подлежат уничтожению.

2. Критерии содержания документов:

а) источники информации:

- документы, отражающие основные направления деятельности учреждения (документы постоянного срока хранения);

- документы вспомогательного, оперативного, справочного характера (хранятся временно);

- документы по личному составу (срок хранения 75 лет ЭПК);

б) повторяемость информации (вариативность, дублетность, копии документов);

в) целевое назначение документов;

г) вид и разновидность документов,

3. Критерии внешних особенностей документов:

а) подлинность. При отборе на государственное хранение предпочтение отдается подлинникам. Устанавливается наличие штампа, бланка, печати, подписи;

б) внешний вид документа (форма передачи содержания, оформление документов, физическое состояние документов).

Критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения подразделяются на:

1) критерии ценности фондов личного происхождения:

· значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

· история фонда и его состав;

· взаимосвязь фонда с другими комплексами документов;

2) критерии ценности документов личного происхождения:

· значение творческой и общественной деятельности автора;

· время и место создания документа;

· значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

· внешние признаки документа (сохранность, наличие помет)

· взаимосвязь с другими документами.

 

Самостоятельная работа

Заполните таблицу «Система экспертных органов».

Название экспертной комиссии Сфера деятельности Состав
1 ЭК    
2 ЦЭК    
3 ЭПК    
4.ЭМК    
5 ЦЭПК    

 

Выполните практическое задание.

1. Оформите акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. (см. Приложение 3).

2. Используя Положение об экспертной комиссии (см. Приложение 4) учреждения, выпишите:

а) назначение экспертной комиссии:

 

б) цели и задачи экспертной комиссии:

 

в) функции экспертной комиссии:

 

Тест для самоконтроля к УЭ № 11

Закончите предложение.

1. Экспертизой ценности называется …. Р=1

2. Итогом экспертизы ценности документов является …. Р=1

3. Перечислите критерии экспертизы ценности документов. Р=3

4. Перечислите этапы экспертизы ценности документов. Р=3

Ответьте на вопрос.

5. Какие группы дел создаются в результате экспертизы ценности документов? Р=2

6. Укажите название комиссии, которая определяет ценность документов. Р=1

Литература

1. Алексеева Е.В. Архивоведение. – М: Профобриздание., 2002. – С. 84-91.

2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Изд-во НОРМА, 1996. – С. 78-93.

УЭ № 12. Современная система перечней документов.

α β γ V Κτ
        0,6

Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическая работа.

После изучения Вы будете:

знать:

- назначение и виды перечней документов;

- структуру перечней документов;

уметь:

- использовать перечень документов для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел.

 

Входной тест к УЭ № 12

1. Перечислите задачи экспертизы ценности документов. Р=4

Ответьте на вопрос.

2. Какие документы оформляются по результатам экспертизы ценности документов? Р=2

3. Перечислите графы номенклатуры дел организации. Р=5

4. Укажите срок хранения номенклатуры дел организации. Р=1

 

Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций, предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов, обязательных к приему на госхранение.

Типы перечней документов

1. Перечни с указанием сроков хранения:

а) типовые перечни документов. Создаются для всей системы государственных учреждений, в них представлена однородная типовая документация, образующаяся в деятельности всех учреждений, организаций, предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности: приказы руководства, документация по личному составу, бухгалтерские документы и др. Эти типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения»,1989;

б) примерные перечни документов разрабатываются для больших фондов, для групп однородных фондов. В примерных перечнях называются документы, подлежащие госхранению и документы, выделяемые к уничтожению;

в) ведомственные перечни включают документы одного ведомства, одной отраслевой системы. Содержат максимально полный охват видов и разновидностей документов по функциям и направлениям деятельности учреждения ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

2. Перечень документов постоянного хранения:

а) типовые: «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». – М., 1996; «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России». – М., 1998.

3. Перечень документов постоянного и временного хранения:

а) типовые: «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». – М., 2000. Данный перечень используется как основной нормативный документ при подготовке номенклатур дел, формировании дел организаций любых форм собственности, независимо от назначения, уровня и масштаба деятельности организации.

Перечень типовых документов 2000 года явился логическим продолжением перечня типовых документов 1989 года:

1) с момента выхода нового типового перечня утрачивает силу лишь 1 часть типового перечня 1989 г.

2) новый перечень типовых документов распространяет свое действие на документы, начиная с 1995 года, если документы созданы ранее, можно пользоваться старым перечнем;

3) остается действующей 2 часть перечня типовых документов 1989 года, ею необходимо пользоваться при определении сроков хранения конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и др. документации.

Структура перечня

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть – описательные статьи, которые представляют собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения.

Каждая описательная статья включает в себя:

- порядковый номер, наименование видов и разновидностей документов;

- сроки хранения документов;

- примечания (уточняют сроки хранения документов: «После снятия с учета», «По истечении срока действия договора» и т.п.)

№ статьи Виды и разновидности документов Сроки хранения Примечания
       
  Должностные инструкции специалистов отдела Постоянно  

Справочный аппарат включает:

1) указания по применению перечня (общие положения, структура и порядок применения проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение);

2) список сокращений;

3) указатель видов документов (в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов с указанием номеров статей).

Выполните практическое задание.

1. Заполните схему «Система перечней документов в зависимости от сроков хранения».

 


2. Составьте номенклатуру дел структурного подразделения, указав сроки хранения документов по перечню документов (см. Приложение 5).

 

Тест для самоконтроля к УЭ № 12

1. Перечислите типы перечней документов. Р=3

2. Перечислите виды перечней документов. Р=3

Дополните предложение.

3. Перечень документов состоит из: … и ….. Р=2

Закончите предложение.

4. Перечень документов необходимо использовать при …. Р=3

Литература

1. Алексеева Е.В. Архивоведение. – М: Профобриздание., 2002. – С. 91-98.

2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Изд-во НОРМА, 1996. – С. 93-110.

3. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000.

4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов министров, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М., 1989.

МБ № 4. Учет и обеспечение сохранности документов АФ РФ

α β γ V Κτ
        0,6-0,7

После изучения МБ Вы будете:

знать:

- организацию учета документов АФ РФ;

- современные технологии хранения документов;

уметь:

- вести учет документов в архиве;

- обеспечивать условия для сохранности документов.

УЭ № 13. Организация учета документов АФ РФ.

α β γ V Κτ
        0,7

Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.

После изучения УЭ Вы будете:

знать:

- принципы и правила учета документов АФ РФ;

- документы внутреннего и централизованного учета архивных документов;

уметь:

- составлять учетные документы архива.

Входной тест к УЭ № 13

Закончите предложение.

1. Архивный фонд – это …. Р=1

2. Архивная коллекция – это …. Р=1

Ответьте на вопросы:

3. На какие документы составляется внутренняя опись? Р=4

4. Как учитывается количество листов в делах постоянного и долговременного хранения? Р=1

Под учетом архивных документов понимается установление их количества и отражение этого количества в учетных документах архивов.

Учет архивных документов состоит из следующих этапов:

1. Подсчет количества документов в архиве.

2. Заполнение внутренних учетных документов архива.

3. Заполнение документов централизованного государственного учета.

4. Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Принципы учета

1. Централизация учета – взаимодействие Росархива с архивными учреждениями и собственниками документов.

2. Унификация учета – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов).

3. Динамичность учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных документах.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.

Единицами учета АФРФ являются:

· архивный фонд (архивная коллекция);

· единица хранения (дело);

· отдельный документ.

Государственному учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Под учетным документом понимаетсядокумент установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количества, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на:

· внутренние учетные документы;

· документы централизованного государственного учета.

Внутренние учетные документы

· Книга поступлений (для ведомственного архива – книга поступления и выбытия).

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления документов. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива.

· Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Если название фондообразования менялось, то указывается его последнее наименование.

Главная цель списков фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, его нельзя изменить или присвоить другому фонду, т.к. прежний номер мог войти в научный оборот.

· Лист фонда включает сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, составе документов, наличии описи (Форма 5).

 

 

Лист фонда состоит из 3-х основных разделов:

1. Сведения о переименованиях фондообразователя.

2. Сведения о местонахождении фонда и его номере.

3. Сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

По листу фонда присваивается номер каждой описи.

· Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включаются:

- историческая справка о фондообразователе;

- схема систематизации дел фонда;

- акты о приеме документов, о выделении документов к уничтожению, к уничтожению, проверки наличия и состоянии документов;

- копии характеристик фонда;

- справка об использовании материалов фонда и др.

Из дела фонда можно получить сведения:

- о дате создания учреждения;

- функции;

- о подчиненности;

- об условиях хранения и обработке документов.

Все документы, находящиеся в деле фонда должны быть подшиты и пронумерованы, на них составляется внутренняя опись.

· Архивная опись – учетный справочник, на основе которого ведется по единичный и суммарный учет архивных документов, дел.

К внутренним учетным документам также относятся: описи страхового фонда, реестры описей, паспорта фондов, внутренние описи, лист-заверитель дела (форма 4).

Документы централизованного государственного учета

· Паспорт архива.

В него включаются разделы:

- архивные материалы;

- страховой фонд копий;

- научно-справочный аппарат;

- условия хранения документов.

· Карточка фонда составляется только в государственных архивах. Она содержит сводные данные из листа фонда.

· Сведения об изменении в составе и объёме фондов содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду единицах хранения.

 


Форма 4

_______________________________________________________________________

ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №________________________

В дело подшито (вложено) и пронумеровано____________

___________________________________________________

Цифрами и прописью листа (ов)

В том числе: литерные листы__________________________

Пропущенные номера _________________________+ листов

внутренней описи_____________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
   
   
   

 

__________________________ ______ _________________

Должность лица, составившего

заверительную надпись Подпись Инициалы, фамилия

 

 

_______________

Дата

 

 

Форма 5

Лист фонда №_____________

_________________ ________________ __________________________

(местонахождение (дата поступления) (дата посылки карточки фонда

фонда: наименова- в архивное учреждение)

ние организации,

где находится фонд)

 

Крайние даты каждого названия фонда Название фонда
   
   

1. Учет неописанных документов

Дата записи Наименование номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы Поступление Выбытие Наличие (остаток)
Количество дел, документов, листов Крайние даты дел и документов Кол-во дел, документов, листов Крайние даты дел и документов Всего дел, документов, листов
           


Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-11 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: