Пенсионный фонд проверяет компании. Что понадобится от кадровиков
Главное в статье
1. Хорошая новость: выездные проверки Пенсионный фонд не проводит
2. Хорошая новость: компанию не оштрафуют, если ревизор поздно примет решение
3. Плохая новость: ваши отчеты попадают на документарные проверки
4. Плохая новость: на то, чтобы принять решение по проверке, у ревизора есть три года
Раз вы сдаете в Пенсионный фонд отчеты по формам СЗВ-М, СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ, компанию автоматически проверяют ревизоры фонда. Найдут нарушения — компанию привлекут к ответственности.
Есть правила, по которым территориальные отделения ПФР проверяют ваши отчеты, ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Этот же закон установил штрафы и процедуру, по которой фонд их взыскивает.
Как проходят проверки
В гости ревизоров не ждите. Пенсионный фонд не проводит выездные проверки, только документарные. Например, СЗВ-М за сентябрь вы должны сдать до 15 октября включительно. В фонде смотрят, когда вы сдали отчет, и проверяют, есть ли в нем ошибки.
Ревизоры начнут проверку в день, когда отчет поступит в отделение Пенсионного фонда. Если проверяющие найдут несоответствия и противоречия с данными, которые есть в ПФР, они потребуют их пояснить или исправить. Получите уведомление по утвержденной форме, приложение 5 к постановлению Правления ПФР от 23.11.2016 № 1058п. Исполнить его вы должны в течение пяти рабочих дней, п. 15 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 11.03.2020 № 178п.
Если уведомление пришло по почте, оно считается полученным на шестой день с даты отправки. Эту дату найдете на почтовом штампе, п. 38 Инструкции, утв. приказом Минтруда 22.04.2020 № 211н.
Направьте в фонд пояснения и приложите к нему документы, которые подтверждают достоверность данных.
Документы по итогам проверки Фонд может направить в бумажной или электронной форме через спецоператора связи, постановление Правления ПФР от 11.03.2020 № 178п. Спецоператоры присылают уведомления из Фонда смс-кой или по электронной почте.
Если сдаете электронные отчеты, в кабинет страхователя придет автоматическое уведомление. Чтобы не пропустить письмо, акт проверки или другую важную информацию периодически проверяйте личный кабинет, п. 18 Порядка № 178п.
Как ПФР проводит проверки
Схему
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
Какие документы оформят по итогам проверки
Нарушения ревизоры фиксируют в акте по утвержденной форме, приложение 1 к постановлению Правления ПФР от 23.11.2016 № 1058п.
Вручить вам экземпляр акта проверяющие должны в течение пяти дней после оформления. Для этого ревизоры:
— выдадут акт лично законному или уполномоченному представителю вашей компании под расписку;
— направят акт в электронном виде через спецоператора;
— пришлют бумажный акт по почте заказным письмом.
Акт может получить законный представитель компании — то есть тот сотрудник, который имеет право действовать от имени компании. По закону и без доверенности это руководитель компании. Руководитель может уполномочить сотрудника компании быть представителем в отношениях с ПФР. Таким сотрудником может быть и кадровик.
Если проверяющий отправил акт по почте, считается, что вы его получили через шесть дней с даты отправки. Отсчет идет со следующего дня после даты на почтовом штемпеле.
Компанию уведомят о том, когда и где будут рассматривать материалы проверки. Представитель компании имеет право прийти в фонд и пояснить свою позицию. Но есть и более действенный способ: напишите возражения по акту проверки. Чем подробнее изложите свою позицию, тем больше шансов, что взыскание отменят.
Образец возражений по акту проверки ПФР
СКАЧАЙТЕ в конце статьи
Если не согласны с выводами ПФР, оформляйте письменные возражения и передавайте их в подразделение фонда, которое проводило проверку. Это можно сделать в течение 15 дней с того дня, как получили акт. К возражениям приложите подтверждающие документы или их заверенные копии.
Ревизоры просмотрят акт проверки, ваши возражения и остальные материалы по делу. У фонда 10 дней, чтобы оформить решение по проверке. Этот срок иногда продлевают, но не более чем на месяц. Решение должен подписать руководитель территориального подразделения ПФР или его заместитель.