Подготовка текстовых слайдов

В большинстве презентаций используют слайды, содержащие текст. Они необходимы в тех случаях, когда надо ознакомить аудиторию с логикой и содержанием выступления, обратить внимание на важные положения, перечислить влияющие на ситуацию факторы. В некоторых случаях невозможно заменить слова рисунками, цифрами, символами, так как выступающий ожидает однозначного понимания своих слов, а не эмоционального, зачастую «размытого» восприятия информации. В то же время использование текста в презентационных материалах требует особого внимания. Не стоит думать, что текст слайда – самая простая часть презентации. Именно в этой части чаще всего делают ошибки. Например, докладчики просто выносят на слайд фразы из своего доклада, даже не утруждая себя перефразировать предложение. В итоге речь, заготовленная как устное выступление, изложенная в письменном виде на небольшом экране, может испортить впечатление от презентации в целом.

Текст, представленный на слайде, должен отвечать определенным требованиям.

Прежде всего, следует помнить, что текстовые слайды создаются не для того, чтобы заменить выступающего, а для того, чтобы сопровождать его выступление. В этом заключается основная сложность презентаций со слайдом. Аудитория одновременно слушает докладчика и смотрит на экран, т.е. ее внимание постоянно переключается. Поэтому необходимо довиваться полного соответствия того, что аудитория видит и слышит. Малейшие несоответствия обращают на себя внимание, и аудитория отвлекается на их рассматривание и обдумывание. Очень немногие люди способны читать один набор слов, одновременно слушая другой. Таким образом, необходимо добиваться смыслового соответствия речи и текста слайдов.

Текстовые слайды могут быть двух видов: перечисление в виде списка и размещение на слайде целых предложений.

«Список» содержит перечисление ключевых мыслей, факторов, условий и т.д., которые, по сути, являются тезисами выступления или заголовками к отдельным частям доклада. Каждый из тезисов может быть раскрыт докладчиком более или менее полно.

В списке нежелательно делать подпункты, утяжеляющие структуру слайда, а также использовать причастия и деепричастия. Список должен читаться легко. Для этой цели даже рекомендуется делать построение слайда «симметричным».

«Чтобы ваш слайд-список был четким и ясным, старайтесь следовать формуле «четыре на четыре»: четыре строки вниз, но, опять же, по четыре слова в строке».

Особое внимание следует уделить грамматической форме формулировок, представленных в списке. Это обусловлено тем же самым обстоятельством – желаемой легкостью восприятия. Так, если мысль, заключенная в каждом пункте, будет выражена разными частями речи при разном построение предложений, то потребуется больше времени и сил на осознание смысла.

Пример неудачной формулировки с точки зрения грамматической формы.

Задачи образовательного центра:

- формировать общую культуру обучающихся;

- готовить специалистов по профессиям, возможным к реализации людьми с

нарушение здоровья;

- прививать учащимся навыки в области механизированной обработки информации;

- получать более высокую прибыль от деятельности Центра.

В приведенном примере нет грамматического единообразия, пункты не согласуются между собой. Понять, что хотел автор можно, но для восприятия аудитории и такое построение списка некомфортно. Для того чтобы устранить этот недостаток нужно переформулировать список так, чтобы в каждом пункте появилось нечто общее, в данном случае имеется в виду не смысл, а построение фразы. Так, например, каждый пункт списка может начинаться с глагола: формировать культуру, готовить специалистов, прививать навыки, получать прибыль. Или, другой вариант – каждый пункт списка может начинаться с существительного: формирование списка, подготовка специалистов, овладение навыками, получение прибыли.

Приведение всех пунктов списка к единой, грамматически единообразной форме, ускоряет и облегчает восприятие.

Рекомендуется также использовать четко различимые одинаковые на всех сладах, маркировочные символы, чтобы зрители могли быстро и без особых усилий схватить основную идею.

Размещение на слайде целых предложений целесообразно тогда, когда необходимо привести чье-то высказывание (цитату), обратить внимание на какую-либо статью закона и т.п., т.е. нужно добиться однозначного понимания и восприятия какой-либо информации. Однако нужно иметь в виду, что такой текст обычно имеет больше слов и труднее воспринимается аудиторией.

Текст слайда должен быть сокращен насколько это возможно, т.е. он должен содержать количество слов, минимально необходимое для выражения мысли. При этом длинные развернутые предложения нужно сжать. Прежде всего, это делается путем исключения пояснения пояснений и комментариев («например», «к примеру»), уточнений («то есть», «или», «другими словами»). Можно также исключить слова и словосочетания, которые ничего не добавляют к смыслу высказывания, отражают очевидное или хорошо известное.

Для примера рассмотрим текст одного из слайдов презентации, представленной на совещании в компании ООО «Машхолдинг», где рассматривался вопрос о создании кадрового резерва (Рис.1.)

Рис.1. Пример неправильного составления текста слайда

Доводы, которые докладчик разместил на этом слайде, сформулированы слишком многословно. Такие формулировки скорее подошли бы для служебной записки, в которой обосновывается точка зрения автора, в частности, доводы о необходимости создания кадрового резерва. Даже для устного доклада приведенные формулировки слишком тяжеловесны, так как они трудно воспринимаются на слух. Не подходят они и для текста слайда, так как на чтение перечисленных доводов потребуется много времени. Это отвлечет внимание от доклада. При таких сложных формулировках либо аудитория слушает то, что говорится, либо читает то, что написано. Второе является излишним.

Текста на слайде не должен быть много и по другой причине. Скорость чтения у людей разная. Когда одни люди еще читают, другие уже прочитали и отвлеклись от темы, переключились на другие дела и мысли. В результате докладчику бывает трудно удерживать внимание аудитории.

Приведенный на рисунке текст слайда можно сократить, не исказив при этом смысл, а полный вариант каждого из приведенных доводов продемонстрировать в устном докладе немного облегчив формулировки. Рассмотрим возможности сокращения текста слайда.

Заголовок «Мотивы компании ООО «Машхолдинг» по принятию решения о создании кадрового резерва» нужно заменить на другой. Это нужно сделать по следующим причинам:

- во-первых, заголовок слишком длинный;

- во-вторых, он не согласуется с текстом слайда;

- в-третьих, содержит излишнюю информацию.

При формулировке заголовка следует помнить, что желательно сделать его размером в одну строку. Дело в том, что читая текст на большом экране, зритель вынужден преодолевает взглядом большие расстояния (от нескольких десятков сантиметров до нескольких метров), а это требует от него больше усилий, больше времени и отвлекает внимание от речи выступающего. Каждое из отмеченных последствий длинной формулировки заголовка в конечном итоге мешает достижению цели презентации.

В данном случае заголовок ««Мотивы компании ООО «Машхолдинг» по принятию решения о создании кадрового резерва» можно заменить, например, на заголовок

«Эффект от создания кадрового резерва». Термин эффект в этом случае точнее отражает содержание слайда, так как мотивы – это побудительные причины к какому -либо действии., а эффект – это результат, следствие каких-либо причин, действий. Поскольку на слайде представлены не причины, а ожидаемые результаты, то в данном случае название не соответствует содержанию и нужно изменить либо название, либо содержание.

Рассмотрим пример установления смыслового соответствия заголовка и содержания слайда. Так, если автор презентации хочет сохранить в заголовке слово «мотив», то в содержании должны называться причины желаемых изменений.

В данном случает это:

- большие затраты на поиск, обучение и адаптацию новых сотрудников, большие кадровые риски компании;

- необходимость мотивации и сохранения для ООО «Машхолдинг» ценных специалистов, повышения их лояльности и срока работы;

- вероятность утечки конфиденциальной информации.

Если в заголовке слово «мотив» заменить на «эффект», то формулировки, предложенные автором, могут быть сохранены по смыслу, но изменены по форме, о чем речь пойдет ниже.

Указание на название компании в заголовке слайда можно опустить, так как презентация создана для внутреннего пользования, и название является очевидным.

Текст первого довода докладчика «Экономия ресурсов, которые холдинг тратит на поиск, обучение и адаптацию новых сотрудников, уменьшение кадровых рисков компании» целесообразно разбить на две части. Новый текст первой части может выглядеть так: «уменьшение затрат на поиск, обучение и адаптацию новых сотрудников». Вторая часть: «уменьшение кадровых рисков компании».

Второй довод: «мотивация и сохранение ценных для ООО «Машхолдинг» специалистов: повышение лояльности к компании и срока работы к ней» также требуется переработки. Мотивация и сохранение сотрудников является настолько важными факторами, что имеет смысл разделить их на два пункта, подчеркнув тем самым важность каждого. Можно предложить следующие изменения формулировки:

- повышение мотивации и лояльность сотрудников;

- сохранение специалистов.

Третий довод: «уменьшение вероятности утечки конфиденциальной внутренней информации о компании, а также о разработанных ею новых технологиях, ее ноу-хау, моделях построения внутренних бизнес-процессов и т.д.» в измененном виде может иметь вид: «уменьшение вероятности утечки конфиденциальной информации».

В таблице 6.2 сопоставлены старые и новые формулировки текста слайда.

Таблица 6.2