Презентации: их место и роль в управленческой коммуникации
Понятия и виды презентаций
В современной деловой речи достаточно часто и по разным поводам используется слово «презентация». Оно происходит от лат. praesentatio – представление, вручение.
Когда говорят о том что идет презентация, обычно имеется в виду,что кто-то кому-то что-то представляет –показывает, объясняет,докладывает, дает возможность потрогать, попробовать на вкус и т.д. Чаще всего презентация предполагает привлечение внимания к чему – то новому, например, к новому товару или услуге. Но презентацией также можно назвать и представление руководству организации результатов работы группы сотрудников, разработавших новый проект.
Презентация – это систематизированное, упорядоченное и, по возможности, яркое, образное представление чего-либо, привлекающее внимание аудитории.
Презентация сегодня – это не только незаменимый инструмент коммуникации, используемый на семинарах и конференциях, но и способ адекватно реагировать на современные требования рынка и потребителя. С помощью презентации можно образно и кратко рассказать и показать преимущества товара, услуги, представить информацию о бизнес - проекте инвесторам.
Люди воспринимают информацию примерно в следующих соотношениях:
- на 1% через вкус;
- на 2% посредством осязания;
- на 4% с помощью обоняния;
- на 10% на слух;
- на 83% визуально.
Обычно люди запоминают:
- 10% прочитанного;
- 20% услышанного;
- 30% увиденного;
- 50% того, что они услышали и увидели;
- 70% того, что сказали и записали.
При презентации происходит представление аудитории определенной информации, т.е. презентация является одной из форм коммуникации. При этом она сочетает в себе устную речь, иллюстративные материалы, которые предлагаются аудитории в виде рисунков, схем, материальных объектов, а иногда есть и возможность испытать, осмотреть, потрогать эти объекты, чтобы составить о них свое собственное мнение. Таким образом, эффективность такой формы коммуникации как презентация обусловлена тем, что здесь могут быть одновременно задействованы несколько каналов восприятия.
|
|
Презентации имеют разные виды и разное назначение. Их можно классифицировать несколькими способами.
По содержанию приводимой информации следует выделить следующие.
1. Презентация организации, в том числе ее услуг или продукции – так называемая бизнес – презентация. На бизнес – презентации представители той или иной организации знакомят коллег и потенциальных партнеров со своими видами деятельности, услугами, продуктами, применяемыми технологиями.
Наиболее популярной формой бизнес – презентации является выступление руководителя или представителя компании перед широкой аудиторией, которое может проходить как в виде отдельного мероприятия, так и в рамках конференции, семинара или выставки. Бизнес – презентации могут иметь целью, например, продвижение крупных компаний, внедряющихся на новый региональный рынок.
Отдельное место занимают бизнес – презентации новых компаний, главная цель которых убедить инвестора в том, что вложение средств в из развитие принесет в скором времени хорошую прибыль. В этом случае презентация в основном посвящена анализу соответствующего сегмента рынка, а также бизнес – плану новой компании. Итогом успешной бизнес – презентации служит заключение сделок.
|
|
2. Презентация результатов работы. Например, по окончании работы группа исполнителей докладывает руководству организации о достигнутых результатах. По сути, такая презентация представляет собой форму отчета.
3. Презентация определенного продукта (услуги). Как правило, имеет характер рекламы. Но если реклама может быть краткой или броской, то в презентации продукт описывается более полно и подробно, с указанием его потребительских характеристик, свойств, параметров и т.д. В ходе презентации продукт может также демонстрироваться потенциальным потребителям.
По форме представления информации презентации подразделяют:
1. Презентации в виде последовательности слайдов. Слайды могут одержать рисунки, графики, небольшой по объему текст. Слайды, как правило, сопровождают устное выступление, проходящее в аудитории или конференц-зале при достаточно большой количестве слушателей.
2. Настольные презентации. По сути это информация на бумажном носителе, содержащая иллюстративный материал – небольшие по объему тексты, графики, рисунки, таблицы. Чаще всего требуется как раздаточный материал для справки при обсуждение проблемных вопросов на совещаниях с небольшим количеством участников. Может также использоваться и в других случаях, например, при отсутствии возможности организовать презентацию в виде слайдов.
3 .Презентация в виде видеоролика. Чаще всего они имеют назначение рекламного ролика. Обычно в них используются отснятые на видеокамеру небольшие сюжеты, а так же трехмерная компьютерная графика.
|
|
4. Интерактивные презентации. Это самый популярный вид презентаций. Обычно они создаются с помощью программы. Преимуществом данных презентаций является то, что пользователь может самостоятельно управлять выводом информации, щелкая по управляющим элементам (кнопка, иконка). Информация во флеш-презентациях структурирована по разделам, как на сайте и в то же время в ней анимированы отдельные элементы, которые вносят разнообразие и «радуют глаз» пользователя, т.е. презентация перестает быть скучной.
5. Мультимедийная презентация. Это современный высокотехнологический способ донесения информации до потенциальных клиентов, партнеров или инвесторов. Слово «мультимедиа» означает множество средств передачи информации. Мультимедийная презентация – представление информации при помощи целого комплекса средств ее передачи – видео, анимации, фотографии, компьютерной графики, текста, звука в виде музыки, голоса диктора и спецэффектов и др. Чаще всего подобные презентации адаптированы для просмотра на мониторе компьютера и представляют собой анимационный ролик с возможностями управления интерактивным режимом.
Это одновременно рекламный и информационный инструмент, позволяющий пользователю активно взаимодействовать с ним через меню управления. В одной мультимедийной презентации можно разместить большой объем графической, текстовой и звуковой информации, что позволяет в полной мере продемонстрировать преимущества и достоинства рекламируемого продукта или услуги. Все, что трудно разместить на сайте(так как сайт должен быстро загружаться) или в буклете (у него ограниченное пространство) можно вместить в презентацию. Емкость CD или DVD диска вполне достаточно для самых больших презентаций.
По способу представления презентаций можно выделить.
1. Презентация, которую ведет докладчик, т.е. выступление перед аудиторией в ходе совещания, семинара, деловой встречи и т.п.
2. Автоматически демонстрируемая презентация. Например, ролик, непрерывно прокручивающийся на большом экране.
3. Презентация, управляемая зрителем. Например, презентация на компьютере, где зритель сам нажимает кнопку, переключая слайды.
Поскольку подготовка и проведение презентации трудоемкое дело, вряд ли кто-то согласится делать ее, не имея к тому серьезных причин. Проведение презентации предполагает получение желаемого результата, т.е. у презентации всегда есть своя цель. В самом общем случае презентации по целям можно подразделить на убеждающие и информирующие.
1. Убеждение как цель презентации. Чаще всего целью презентации является именно убеждение аудитории, к которой обращается выступающий. Например, презентация нового продукта имеет целью убедить потенциального покупателя в том, что этот продукт им нужен. Презентация бизнес-проекта призвана привлечь инвестиции, и даже презентация итогов выполнения работы тоже имеет целью убеждения. Так, отчитываясь перед руководством организации и представляя результаты своей работы в виде презентации, сотрудник старается убедить руководителя, что работы выполнены хорошо, т.е. в каждом случае работники, проводящие презентацию, ориентированы на достижение конкретного желаемого результата.
2. Информирование также может быть целью презентации. Очевидно, что при этом ставятся другие цели и ожидаются другие результаты. Например, целью может быть привлечение внимания аудитории к определенной информации, а ожидаемым результатом – ее восприятие, понимание и использование в дальнейшей работе. Таким образом, имеет смысл доводить до сотрудников сложную информацию, которая в процессе подготовки презентации систематизируется, упорядочивается и становится более легкой в восприятие. Так, например, можно представить работникам организации для ознакомления большой по объему текстовый документ(кадровую политику, политику продаж, стратегию развития на длительный срок и т.п.),а можно сделать на его основе краткую презентацию и разместить ее во внутренней компьютерной сети. В большинстве случаев это привлекает внимание работников и стимулирует их к детальному изучению документа. Можно быть уверенным, что с информацией, представленной в таком виде, ознакомятся даже те работники, кого на прямую не касается и кто полную версию документа читать бы не стал.
Кроме представления больших по объему концептуальных документов, информирующие презентации широко используется в ходе корпоративного обучения, как на специально организуемых мероприятиях, (семинарах, конференциях, тренингах), так и для самообучения.
Презентации, сопровождающие выступления тренеров, как правило, представляют собой иллюстрированный материал, изложенный в краткой, порой – схематичной форме.
Презентации, созданные для самообучения работников, представляют собой своеобразные учебные пособия, в которых в сжатой форме излагается информация по определенному вопросу, важному для практической деятельности сотрудников организации.
Следует помнить, что цель презентации всегда должна стимулировать зрителей на определенное действие. В случае, когда целью является убеждение слушателей, действие очевидно. Например, купить предлагаемый товар, или принять участие в новом проекте и вложить в него деньги. В случае информирующей презентации желаемое действие не столь явно, но его тоже необходимо четко представлять для того, чтобы трудоемкая работа не была сделана напрасно. Примером желаемого действия, являющегося результатом презентации информирующего характера, может служить реализация на практике принципов, заложенных в стратегии развития компании, использование в трудовой деятельности приемов и способов выполнения работы, освоенных сотрудниками в процессе обучения и др.
Обобщая сказанное можно сделать вывод, что презентация широко используется в современных деловых коммуникациях. Они различаются по содержанию и форме приводимой информации, по цели своего создания. Презентации помогают представить информацию ярко, образно и в то же время систематизировано, упорядоченно, что облегчает ее восприятие и дальнейшее использование.