Описание реализованной на предприятии задачи (сервиса) «Учет расчетов с клиентами»

6.1. Экономическое содержание задачи

 

Для продажи, внедрения и установки программного обеспечения и оборудования клиентам заключается договор поставки, в котором прописываются объемы и ассортименты товаров, цена, описываются порядок расчетов, сроки и порядок поставки, ответственности сторон, порядок разрешения споров и другие условия, указываются реквизиты сторон, и договор сопровождения, в котором прописываются виды работ, их стоимость, описываются обязанности сторон, сроки и порядок расчетов, другие условия и положения, указываются реквизиты сторон. Также может быть заключен абонентский договор, который заключается на долгий срок с ежемесячной фиксированной оплатой независимо от фактического объема оказываемых услуг (максимальное количество часов выполнения работ в месяц указывается в договоре).

Если договор поставки заключается на долгое сотрудничество, а не на единовременный заказ, то наименование, ассортимент, количество, цены на товар, включающие в себя НДС, перечень и стоимость сопутствующих и иных услуг, а также иная необходимая информация по конкретной партии товара и по конкретным видам услуг согласовываются сторонами путем направления покупателем документа «Заявка на заказ» организации в пределах ассортиментного перечня товаров и перечня услуг, предлагаемых фирмой. Заявка на заказ необходима для бронирования определенного товара на складе.

По факту совершения заказа формируются товарные накладные/акты об оказанных услугах.

При расчете стоимости товара учитывается его количество и цена, а при расчете стоимости услуги – её стоимость и время в часах, потраченное на выполнение работы. Сумма к оплате за товары получается суммированием стоимостей всех видов товаров, приобретаемых покупателем, а сумма к оплате за услуги – суммированием стоимостей всех видов работ, оказанных заказчику.

Сумму к оплате клиент может оплатить сразу, может оплачивать помесячно или частями.

Бухгалтером отправляется счет на оплату согласно определенному заказу. При поступлении платежа на банковский счет фирмы бухгалтер получает выписку с расчетного счета со списком входящих платежных поручений, в которых указывается, кто оплатил, и по какому номеру накладной/акта осуществилась оплата.

Контроль над своевременной оплатой и погашением долгов осуществляется менеджером по работе с клиентами посредством формирования отчетов о взаиморасчетах с клиентами, либо при получении сведений от бухгалтера о поступлении соответствующих платежных документов. При просрочке платежа менеджер, в первую очередь, начинает обзванивать должников, при неисполнении просьб вступают в силу условия договоров.

Формализованное описание задачи представлено ниже в таблицах 6.1.1 – 6.1.3.

Таблица 6.1.1.

Описание выходных показателей

Наименование показателей и сообщений	Идентификаторы	Способ расчета	Сроки выдачи	Пользователи: структурное подразделение, должность	Процедура использования
1. Сумма к оплате (S) за все проданные (v2) товары (t) заказчику (z)		, где n – количество проданных товаров	По мере продажи	Бухгалтерия, бухгалтер	Для оформления товарной накладной и счета на оплату. Для расчета долга клиента.
2. Сумма к оплате (S) за все оказанные (v3) услуги (u) заказчику (z)			По мере выполнения услуги	Бухгалтерия, бухгалтер	Для оформления акта об оказанных услугах и счета на оплату. Для расчета долга клиента.
3. Конечное сальдо (KS) по заказчику(z) на дату(t)		или	По мере формирования отчета о взаиморасчетах	Отдел по работе с клиентами, менеджер	Для учета долгов клиентов

 

Таблица 6.1.2.

Описание промежуточных показателей

Наименование показателей и сообщений	Идентификаторы	Способ расчета	Периодичность выдачи	Назначение
1. Стоимость (St) продаваемого (v2) товара (t)			По мере поступления заказа	Для расчета суммы оплаты за все проданные товары заказчику
2. Стоимость (St) оказанной (v3) услуги (u)			По мере поступления заказа	Для расчета суммы оплаты за все оказанные услуги заказчику

Таблица 6.1.3.

Описание входных показателей.

Наименование показателей и сообщений	Идентификаторы	Сроки сбора и передачи	Источник: структурное подразделение и должность	Способы контроля и корректировки
1. Цена (P) продаваемого (v2) товара (t)		По мере изменения прайс-листа	Отдел продаж, менеджер по продажам	визуальный
2. Количество (K) продаваемого (v2) товара (t)		По мере заключения договора	Отдел продаж, менеджер по продажам	визуальный
3. Цена (P) предоставляемой (v3) услуги (u) за час (c)		По мере изменения прайс-листа	Отдел сопровождения, инженер-программист	визуальный
4. Количество (K) потраченных часов (c) на осуществление (v3) услуги (u)		По мере выполнения заказа	Отдел сопровождения, инженер-программист	визуальный
5. Сумма(S) поступившей оплаты (o) на дату(t) от заказчика (z)		По мере получения платежных документов	Бухгалтерия, бухгалтер	визуальный
6. Начальное сальдо (NS) по заказчику(z) на дату(t)		На начало периода	Бухгалтерия, бухгалтер	программный

 

Связи на уровне задачи можно представить в виде схемы, представленной на рисунке 6.1.1.

 

Учет расчетов с заказчиками за предоставление услуг и реализацию товаров

Расчет стоимости услуги

Учет задолжности заказчика

Учет и контроль за погашением долга

Учет и контроль поступлений от заказчика оплаты

Расчет стоимости товара

Расчет конечного сальдо

Рис. 6.1.1. Схема связей на уровне задачи «Учет расчетов с клиентами за предоставление услуг и реализацию товаров».

 

Выходная информация

 

Выходной информацией по данной задаче являются следующие документы:

- счет на оплату;

- отчет по взаиморасчетам с клиентами.

Счет на оплату (см. Приложение).

Данный документ служит для оплаты заказчиком товаров и оказанных ему услуг. Оформляется по мере подписания товарной накладной/акта об оказанных услугах.

Реквизитный состав документа:

Наименование реквизита	Идентификатор	Формат
Банк получателя	BP	C(50)
БИК	BIK	С(9)
Сч.№	RS	С(20)
Получатель	PN	C(50)
Наименование документа	ND	C(10)
Номер документа	NomD	С(20)
Дата составления	DS	C(16)
Поставщик	Post	С(200)
Покупатель	Pok	С(200)
Товар	TN	С(30)
Количество	K	N(2)
Ед.	EI	N(10,2)
Цена	C	N(10,2)
Сумма	S	N(10,2)
Итого:	It	N(10,2)
В том числе НДС(18%):	NDS	N(10,2)

 

Отчет по взаиморасчетам с клиентами (см. Приложение).

Служит для контроля осуществления оплаты и соблюдением заказчиком вида и сроков оплаты, зафиксированных в договорах. Формируется как регулярно, так и по запросу директора, бухгалтерии, отдела по работе с клиентами, отделом продаж. Пользователями данной информации могут выступать соответственно директор, главный бухгалтер, менеджеры по работе с клиентами, менеджеры по продажам. Данный отчет предоставляет информацию за указываемый период, охватывая все операции по заказчику за соответствующий период.

 

 

Реквизитный состав документа:

Наименование реквизита	Идентификатор	Формат
Период	P	С(20)
Наименование организации-заказчика	ZakN	C(50)
Начальный остаток	NS	N(10,2)
Приход	Pr	N(10,2)
Расход	R	N(10,2)
Конечный остаток	KO	N(10,2)
Итог	It	N(10,2)

 

Входная информация

Справочная информация

1) Справочник «Контрагенты»

Справочник содержит информацию о контрагентах, осуществляющих заказ на товар. Реквизитный состав справочника представлен в таблице 6.3.1

Табл.6.3.1. Описание реквизитного состава Справочника контрагентов
Наименование	Идентификатор	Тип
Код	K	С(5)
Наименование	N	С(20)
ИНН	INN	С(10)
Полное наименование	PN	С(60)

 

2) Справочник «Товары»

Справочник товаров содержит информацию об ассортименте товаров, предоставляемых организацией, и их цена. Реквизитный состав справочника представлен в таблице 6.3.2

 

 

Табл. 6.3.2. Описание реквизитного состава Справочника товаров
Наименование	Идентификатор	Тип
Код	K	С(6)
Наименование	N	C(50)
Категория товара	KT	C(50)
Цена	C	N(10,2)

3) Справочник «Услуги»

Справочник услуг содержит информацию об услугах, предоставляемых организацией, и их цена. Реквизитный состав справочника представлен в таблице 6.3.3

Табл. 6.3.3 Описание реквизитного состава Справочника услуг
Наименование	Идентификатор	Тип
Код	K	С(4)
Наименование	N	C(50)
Группа услуг	GU	C(50)
Цена	C	N(10,2)

Оперативная информация

Входной информацией по данной задаче являются следующие документы:

- договор поставки и договор сопровождения;

- заказ;

- акт об оказании услуг;

- товарная накладная;

- выписка по банковскому счету;

- платежное поручение.

Договор поставки и договор сопровождения (см. Приложение).

Данные документы применяются для закрепления в письменной форме договорных отношений по оказанию/оплате услуг и по реализации/оплате товаров. Оформляется при поступлении заказа.

Реквизитный состав документов:

Наименование реквизита	Идентификатор	Формат
Наименование документа	DN	C(100)
Номер документа	NomD	С(20)
Дата заключения	DZ	C(16)
Организация-заказчик	ZakN	C(50)
ФИО заказчика	FIOzak	С(50)
Организация-исполнитель	IspN	C(50)
ФИО исполнителя	FIOisp	C(50)
Адрес заказчика/исполнителя	Ad	C(100)
КПП заказчика/исполнителя	KPP	С(9)
ИНН заказчика/исполнителя	INN	С(10)
Расчетный счет заказчика/исполнителя	RS	С(20)
Наименование банка	BN	C(50)
БИК заказчика/исполнителя	BIK	С(9)
Телефон заказчика/исполнителя	T	C(50)
Наименование товара/услуги	TN/UN	C(20)
Количество товара/часов на выполнение услуг	TK/UK	N(2)
Цена	C	N(10,2)
Сумма	S	N(10,2)

 

Заказ (см. Приложение).

Данный документ служит приложением к основному договору. Применяется для бронирования определенных товаров на складе. Оформляется заказчиком при осуществлении заказа.

Реквизитный состав документов:

Наименование реквизита	Идентификатор	Формат
Наименование документа	DN	C(6)
Номер документа	NomD	С(10)
Дата заказа	DZ	C(16)
Номер договора	ND	С(20)
Дата договора	DD	C(16)
Организация-заказчик	ZakN	C(50)
Наименование товара/услуги	TN/UN	C(20)
Количество товара/часов на выполнение услуг	TK/UK	С(2)
Требования	T	С(50)
Дополнительные требования	DT	С(100)
Предполагаемый вид оплаты	VO	C(15)
Р/с заказчика	RS	С(20)

 

Акт об оказании услуг (см. Приложение).

Данный документ отражает факт оказания услуги, ее стоимость и сроки этих отношений. Составляется с целью фиксирования выполнения услуги или работы согласно договору. Отправляется исполнителем заказчику в течение или по окончанию срока действия договора.

Реквизитный состав документа:

Наименование реквизита	Идентификатор	Формат
Номер документа	NomD	С(20)
Дата составления	DS	C(16)
Исполнитель	Isp	C(60)
Заказчик	Zak	C(60)
Наименование работ/услуг	UN	C(300)
Количество	K	С(2)
Ед.	EI	C(2)
Цена	C	N(10,2)
Сумма	S	N(10,2)
Итого	It	N(10,2)
в том числе НДС (сумма)	NDS	N(10,2)
Наименование организации Исполнителя/Заказчика	ZakN/IspN	С(20)
ФИО Исполнителя/Заказчика	FIOZak/FIOIsp	C(50)

Товарная накладная (см. Приложение).

Применяется для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю. Составляется с целью фиксирования продажи товара согласно договору. Отправляется исполнителем заказчику в течение или по окончанию срока действия договора.

Реквизитный состав документа:

Наименование реквизита	Идентификатор	Формат
Грузополучатель	GPol	C(150)
Поставщик	Post	C(150)
Плательщик	Pl	C(150)
Основание	Osn	C(30)
Форма по ОКУД	fOKUD	С(7)
по ОКПО	fOKPO	С(6)
Вид деятельности по ОКДП	dOKUD	С(7)
по ОКПО	dOKPO	С(6)
Товар	T	C(50)
Код ЕИ	kEI	С(5)
Наименование единицы измерения	nEI	C(7)
Код по ОКЕИ	kOKEI	С(3)
Количество	K	N(10,2)
Цена	C	N(10,2)
Сумма без налога	S	N(10,2)
Налоговая ставка%	NDS	С(2)
Сумма налога	sNDS	N(10,2)
Сумма с налогом	SNDS	N(10,2)
Итого	It	N(10,2)
Всего по накладной	Vs	N(10,2)
ФИО руководителя/главного бухгалтера	FIO	C(50)

 

Выписка из банка (см. Приложение)

Данный документ отражает движение денежных средств на расчетном или текущем счете. Является копией на расчетном счету в банке. К выписке банка прилагаются документы (например, платежное поручение), полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

 

 

Реквизитный состав документа:

Наименование реквизита	Идентификатор	Формат
Название банка	BN	C(50)
Адрес банка	BAd	C(50)
Дата составления	DS	D(10)
Время составления	VS	C(5)
Форма№	F	С(10)
БИК	BIK	С(9)
Наименование организации владельца счета	VSN	С(50)
За (дата, период)	D/P	D(10)/С(25)
Счет№	nRS	С(20)
ДПД	DPD	D(10)
Исполнитель	Isp	C(25)
Дата операции	DO	D(10)
№ док.	ND	С(20)
Вид оп.	VO	С(2)
БИК банка корр.	korBIK	С(9)
Корр.счет	korRS	С(20)
№ счета отправителя/получателя	RS	С(20)
№ корреспондирующего счета	korS	С(20)
Содержание операции	SO	C(20)
Дебет	D	N(10,2)
Кредит	K	N(10,2)
Итого обороты	ItO	N(10,2)
Исходящий остаток	IO	N(10,2)

 

Платежное поручение (см. Приложение).

Данный документ служит уведомлением о том, что на счет исполнителя поступили денежные средства от заказчика. Платежным поручением или платежка является распоряжение владельца счета или плательщика обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке.

 

 

Реквизитный состав документа:

Наименование реквизита	Идентификатор	Формат
Поступило в банк плательщика	DP	D(10)
Списано со счета плательщика	SpPl	D(10)
Наименование документа	DN	C(10)
Номер документа	NomD	С(20)
Дата составления	DS	D(10)
Вид платежа	VP	C(20)
Сумма прописью	SP	C(100)
Плательщик	PlN	С(150)
ИНН	INN	С(10)
КПП	KPP	С(9)
Сч.№	RS	С(20)
Сумма	S	С(10,2)
Банк	BN	C(50)
БИК	BBIK	С(9)
Вид оп.	VO	С(2)
Наз.пл.	не заполняется до указаний Банка России
Код	не заполняется до указаний Банка России
Срок плат.	не заполняется до специальных указаний Банка России
Очер. плат.	OchP	С(1)
Рез. поле	Заполняется в случаях, установленных нормативными актами Банка России
Назначение платежа	NP	С(150)