Информация о наличии и движении основных средств организации аккумулируется на активном счете 01 «Основные средства». Аудит основных средств предусматривает проверку находящихся на балансе организации основных средств и включает следующие направления проверки:
- Проверка наличия и сохранности основных средств. В процессе аудита определяются обеспеченность организации основными средствами, размещение отдельных объектов основных средств по подразделениям организации, соблюдение действующего порядка их учета. Бухгалтерский учет основных средств должен вестись в целях обеспечения контроля за сохранностью основных средств, принятых к бухгалтерскому учету.
Аудитору необходимо:
• убедиться в наличии инвентарных номеров, присвоенных каждому объекту основных средств при принятии их к бухгалтерскому учету;
• установить соблюдение документального оформления учета основных средств при их оприходовании, перемещении и выбытии;
• определить правильность ведения аналитического учета объектов основных средств по видам;
• установить условия эксплуатации основных средств и своевременность проведения ремонта.
При аудите устанавливается перечень должностных лиц организации, на которых возложена ответственность за поступление, выбытие и внутреннее перемещение объектов основных средств и наличие договоров о материальной ответственности. Проверка основных средств сопровождается инспектированием инвентаризационных материалов. Обращается внимание на сроки проведения инвентаризации основных средств, закрепленные в Учетной политике для целей бухгалтерского учета, и соблюдение установленных сроков. Проверка инвентаризационных материалов осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: соблюдение порядка проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, оформление результатов инвентаризации.
- Аудит первичных документов по движению основных средств. Включает проверку документов по форме и по существу отраженных операций. Аудитор должен установить наличие первичных документов по учету основных средств: актов о приеме-передаче объектов основных средств, инвентарных карточек, накладных на внутреннее перемещение, актов о списании.
Не соблюдая документальное оформление операций по движению основных средств, организация нарушает ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также постановление Госкомстата РФ от 21 января 2003г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичных учетной документации по учету основных средств». Согласно Закону «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Бухгалтерский учет основных средств ведется на основании первичных документов. Акт формы ОС-1 применяется для учета ввода объектов в эксплуатацию, оформления внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения организации в другое, оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче или продаже другой организации.
При оформлении приемки основных средств акт составляется водном экземпляре на каждый объект членами приемочной комиссии, назначенной распоряжением (приказом) руководителя организации. Акт после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.
При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт выписывается в 2 экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй —структурному подразделению организации-сдатчика.
Пообъектный аналитический учет основных средств ведется бухгалтерией в инвентарных карточках учета основных средств. B инвентарных карточках приводятся основные данные по объекту: первоначальная стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации, норма амортизации, освобождение от начисления амортизации (если оно имеется).
Проверка операций по выбытию основных средств предполагает обязательную проверку наличия первичных документов на выбытие основных средств, а именно актов о списании основных средств (форма № ОС-4), о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а), актов о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1). Акты на списание оформляются при выбытии вследствие физического и морального износа, ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях. Акт составляют в 2 экземплярах, подписывают члены комиссии, руководитель комиссии или уполномоченное им лицо.
Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается улица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания. Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку объекта основных средств. Акты о приеме-передаче объектов основных средств оформляются при продаже, безвозмездной передаче, передаче в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций. Проверка представленных аудиту первичных документов по форме подразумевает соответствие унифицированной форме документа.
Проверка по существу означает законность и целесообразность данной операции по движению основных средств.
- Аудит организации учета основных средств. Предполагает проверку организации бухгалтерского учета операций с основными средствами по общей и детальной методике. Общая методика предполагает проверку остатков по счету 01 «Основные средства» в бухгалтерской отчетности, Главной книге и журнале-ордере с ведомостью по счету 01 «Основные средства». B бухгалтерском балансе основные средства оцениваются по остаточной стоимости (первоначальная стоимость минус сумма начисленной амортизации). Первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации приводятся в пояснениях к бухгалтерскому балансу.
Проверка по счету 01 «Основные средства» предполагает проверку объектов основных средств, принятых к бухгалтерскому учету (введенных в эксплуатацию).
Следующим этапом является проверка журнала-ордера и ведомости по счету 01 «Основные средства», которая включает проверку по корреспондирующим счетам. При вводе объекта в эксплуатацию смотрится корреспонденция счетов по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».
При аудите выбытия основных средств учитываются направления выбытия основных средств: продажа, передача по договорам мены и дарения, передача в качестве вклада в уставный капитал, списание по причине морального и физического износа, списание в случае недостачи, порчи и чрезвычайных обстоятельств и др.
Аудитор устанавливает наличие отдельного аналитического счета для учета выбытия объектов основных средств 01, субсчет «Выбытие основных средств». Проверка операций по их выбытию осуществляется в рамках данного субсчета. В дебет этого субсчета должна переноситься первоначальная стоимость выбывающего объекта, в кредит - сумма начисленной амортизации. При проверке корреспонденции счетов по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 01, субсчет «Выбытие основных средств» подтверждается остаточная стоимость выбывающего объекта.
Проверка синтетического и аналитического учета операций с основными средствами предполагает сверку сумм в регистрах синтетического и аналитического учета. Проверке подвергаются журнал-ордер с ведомостью по счету 01 «Основные средства» и инвентарные карточки учета основных средств или инвентарный список объектов основных средств. - Проверка расходов на ремонт основных средств. Зависит от способа проведения ремонта (подрядным или хозяйственным способом) и отражения в бухгалтерском учете произведенных расходов на ремонт основных средств, избранного организацией и закрепленного в ее учетной политике.
Аудитор осуществляет проверку первичных документов по произведенным расходам на ремонт основных средств по форме и по существу отраженных операций.
При проведении ремонта подрядным способом проверяются договоры с подрядными ремонтными организациями по существу: предмет договора, цена работ, условия выполнения работ, сроки сдачи работ и т. д. Выполнение ремонтных работ подтверждается сметой расходов и актом выполненных работ.
При проведении ремонта хозяйственным способом проверяется формирование затрат по элементам (например, материалы, заработная плата рабочих, занятых ремонтными работами, отчисления от заработной платы и др.). При этом анализируются документы по учету отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда и других расходов.
При аудите устанавливается и проверяется соответствие избранного и закрепленного в учетной политике метода учета расходов на ремонт основных средств фактическому отражению операций в бухгалтерском учете.
Разделяют 3 способа отражения в учете расходов на ремонт основных средств:
1) фактически произведенные расходы отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому они относятся;
2) фактически произведенные затраты списываются за счет резерва расходов на ремонт основных средств;
3) фактически произведенные затраты могут быть учтены как расходы будущих периодов и равномерно в течение отчетного года включаться в текущие расходы.
При создании резерва на ремонт основных средств проверяются документы, подтверждающие правильность определения ежемесячных отчислений в ремонтный фонд: дефектные ведомости (обосновывающие необходимость проведения ремонтных работ), сметы на проведение ремонтов, нормативы и данные о сроках проведения ремонтов, итоговый расчет отчислений в резерв расходов на ремонт основных средств.
Проводится аудит организации бухгалтерского учета расходов на ремонт по корреспондирующим счетам. Анализируются проводки по дебету счетов: 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу», 96 «Резервы предстоящих расходов», 97 «Расходы будущих периодов» и кредиту счетов: 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 96 «Резервы предстоящих расходов».
Одновременно аудитор проверяет соответствие записей в первичных документах, отражающих расходы на ремонт, записям и суммам по корреспондирующим счетам бухгалтерского учета.
Проводится проверка правильности отражения в налоговом учете расходов на ремонт основных средств в зависимости от избранного в учетной политике для целей налогообложения метода списания расходов в налоговом учете: единовременно в размере фактически произведенных затрат в том отчетном периоде, в котором расходы были осуществлены; равномерно в течение нескольких отчетных периодов посредством создания резерва под предстоящие расходы на ремонт основных средств.
- Аудит начисления амортизации. Осуществляется проверка актов о приеме-передаче объекта основных средств, инвентарных карточек учета объекта основных средств и ведомостей начисления амортизации объекта основных средств.
Аудитор устанавливает наличие основных средств, их первоначальную стоимость, срок полезного использования и порядок начисления амортизации в соответствии с действующими нормами амортизации.
Аудиторской проверке подлежит порядок начисления амортизации основных средств согласно учетной политике.
Применяют следующие методы начисления амортизации для целей бухгалтерского учета:
- линейный способ;
- способ уменьшаемого остатка;
- способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;
- способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ, услуг).
При этом в налоговом учете применяют два метода начисления амортизации: линейный и нелинейный.
При проверке правильности начисления амортизации контролируются срок полезного использования, норма и сумма амортизации по данным инвентарных карточек и ведомостей начисления амортизации. При этом устанавливается закрепленный в учетной политике и применяемый организацией метод начисления амортизации основных средств. Для правильного определения срока полезного использования можно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 1 января 2002г. № 1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы».
Проверяется период, в течение которого начисляется амортизация. При этом следует учитывать, что начисление амортизационных отчислений по объекту основных средств начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и производится либо до полного погашения стоимости этого объекта, либо списания его с бухгалтерского учета.
Начисление амортизационных отчислений по объекту основных средств прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта, либо списания этого объекта с бухгалтерского учета. Несоблюдение периода начисления амортизации может привести к завышению расходов и занижению налогооблагаемой прибыли. Осуществляется проверка организации бухгалтерского учета начисления и списания сумм амортизации по корреспондирующим счетам: по дебету счетов: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 02 «Амортизация основных средств»; по дебету счета 02 «Амортизация основных средств» и кредиту счета 01, субсчет «Выбытие основных средств».
- Аудит переоценки основных средств. Аудитор должен установить своевременность проведения переоценки основных средств. При отражении сроков проведения переоценки в учетной политике организации при аудите проверяется своевременность переоценок в соответствии с учетной политикой.
Согласно ПБУ 6/01 «Учет основных средств» организация может не чаще одного раза в год (на начало отчетного года) переоценивать группы однородных объектов основных средств по текущей (восстановительной) стоимости.
При принятии решения о переоценке по таким основным средствам следует учитывать, что в последующем они переоцениваются регулярно, чтобы стоимость основных средств, по которой они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности, существенно не отличалась от текущей (восстановительной) стоимости.
Механизм подтверждения рыночной цены изложен в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н. В соответствии с п. 43 Методических указаний «при определении текущей (восстановительной) стоимости могут быть использованы данные на аналогичную продукцию, полученные от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций и организаций; сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе; оценка бюро технической инвентаризации; экспертные заключения о текущей (восстановительной) стоимости объектов основных средств».
Переоценка объекта основных средств производится путем пересчета его первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости, если данный объект переоценивался ранее, и суммы амортизации, начисленной за все время использования объекта.
Результаты проведенной по состоянию на первое число отчетного года переоценки объектов основных средств подлежат отражению в бухгалтерском учете обособленно. Результаты переоценки не включаются в данные бухгалтерской отчетности предыдущего отчетного года и принимаются при формировании данных бухгалтерского баланса на начало отчетного года.
Аудитор обращает внимание на соблюдение принципов переоценки основных средств: требования о переоценке группы однородных объектов и способа проведения переоценки - путем прямого пересчета по документально подтвержденным ценам. Аудитор осуществляет проверку документов на переоценку: приказа руководителя о проведении переоценки, экспертного заключения о стоимости отдельных объектов основных средств, оценки бюро технической инвентаризации и пр.
При аудиторской проверке устанавливается правильность порядка отражения результатов переоценки, которая зависит от двух факторов:
- наличия переоценки объектов основных средств в предыдущие отчетные периоды;
- результатов переоценки объектов основных средств в прошлые отчетные периоды (дооценка, уценка).
От этих факторов зависит порядок отражения в учете результатов переоценки основных средств.
По впервые переоцениваемым объектам основных средств сумма дооценки зачисляется в добавочный капитал организации и отражается по кредиту счета 83 «Добавочный капитал», а сумма уценки относится на нераспределенную прибыль и отражает ся по дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
По ранее переоцениваемым основным средствам порядок отражения уценки и дооценки зависит от того, как изменилась их первоначальная стоимость в результате предыдущих переоценок.
Сумма дооценки объекта основных средств, равная сумме уценки его, проведенной в предыдущие отчетные периоды и отнесенной на счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка), зачисляется на счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).
Сумма уценки объекта основных средств относится в уменьшение добавочного капитала организации, образованного за счет сумм дооценки этого объекта, проведенной в предыдущие отчетные периоды. Превышение суммы уценки объекта над суммой дооценки его, зачисленной в добавочный капитал организации в результате переоценки, проведенной в предыдущие отчетные периоды, относится на счет учета нераспределенной прибыли (непокрытый убыток). Сумма, отнесенная на счет учета нераспределенной прибыли (непокрытый убыток), должна быть раскрыта в бухгалтерской отчетности организации.
При выбытии объекта основных средств сумма его дооценки переносится с добавочного капитала организации в нераспределенную прибыль организации.
Осуществляется проверка организации бухгалтерского учета результатов переоценки основных средств по корреспондирующим счетам.
- Аудит операций по аренде основных средств. Начальным этапом аудита является инспектирование правильности документального оформления арендных операций: проверяются договоры аренды на соответствие Гражданскому кодексу РФ. При этом аудитор устанавливает порядок выполнения арендных обязательств (сумма арендной платы, сроки оплаты арендных платежей и др.).
Аудит организации бухгалтерского учета операций по аренде основных средств зависит от характера операций, осуществляемых у организации-арендатора или арендодателя.
Если организация является арендатором, проверка организации бухгалтерского учета будет осуществляться по забалансовому счету 001 «Арендованные основные средства» и следующим корреспондирующим счетам, отражающим учет арендной платы: по дебету счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При этом аудитор должен обратить внимание на наличие счетов-фактур на аренду и осуществить их документальную проверку, подтвердив обоснованность произведенных расходов арендатором.
Если организация является арендодателем, то проверке подвергаются операции по учету арендной платы-счета доходов 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы» в зависимости от предмета деятельности организации в корреспонденции со счетами: 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Отдельно проверяются операции по договорам лизинга. Аудитор, просматривая договоры, определяет предмет договора лизинга. Аудиторская проверка организации учета осуществляется по корреспондирующим счетам: дебет 03 «Доходные вложения в материальные ценности» кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы».
При этом проверке подвергаются операции по начислению амортизации таких основных средств по счету 02 «Амортизация основных средств», учет которых должен вестись обособленно.