Оформление приказов
В соответствии с правилами оформления деловых документов текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются цели и задачи приказываемых действий и основания для издания приказа.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества работника, должности (с указанием ученой степени, звания, специальности, разряда), наименования структурного подразделения, даты вступления в силу этим пунктом приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). Следовательно, излагается содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.
После распорядительной части в приказе приводится ссылка на документ, который служил основанием для издания приказа (например, заявление, справка, медицинское заключение и т. д.).
Приказы могут оформляться на отдельных листах (формат А4), которые подшиваются в специальные папки. Рукописные приказы заносят в специальные книги приказов по кадрам. Эти книги нумеруют, прошнуровывают и удостоверяют подписью руководителя и печатью предприятия.
Кадровые приказы могут быть индивидуальными, т. е. содержать информацию лишь об одном работнике, или групповыми, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам.
Приказы готовятся на основании:
- распоряжений руководителя предприятия;
- докладных записок руководителей структурных подразделений;
- заявлений работников;
- подписанного контракта;
- решение конкурсной комиссии;
- документов, предусмотренных законодательством.
Приказы оформляются в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию предприятия.
Каждый пункт кадрового приказа должен быть сформулирован в соответствии с требованиями КЗоТ.
Проект приказа, при необходимости, согласовывается с соответствующими должностными лицами. Завизированный проект приказа подается на подпись руководителю предприятия. Работник знакомится с приказом под расписку.
Регистрация приказов
После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге приказов (при сравнительно небольшом количестве приказов, которые издаются в течение календарного года) или на регистрационных карточках (при большом количестве приказов для удобства справочно-поисковой работы).
Целесообразно вести буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов. Например, к порядковому номеру приказа о движении персонала (например, прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) добавляется буква «П» (№ 12-П); в приказах об отпусках — «В» (№ 15-В); о поощрении — «З» (№ 11-З) и т. д.
Порядок составления сводного приказа
В сводном приказе (распоряжении), который предусматривает группу вопросов, рекомендуется размещать их в такой последовательности:
- прием на работу (назначение на должность);
- перевод на другую постоянную работу (на данном предприятии);
- увольнение с работы;
- предоставление отпусков;
- поощрение;
- взыскание.
В каждой группе вопросов фамилии работников размещаются в алфавитном порядке.
К учетным документам по кадрам относятся:
- штатно-должностная книга;
- алфавитная книга личного состава предприятия.
Как и все учетные книги, алфавитная и штатно-должностная книги нумеруются, прошнуровываются, удостоверяются подписью руководителя и печатью.
На предприятиях с большим количеством работников целесообразно вести алфавитные карточки, что значительно облегчает работу с картотекой.
К учетным документам по кадрам относится и табель учета использования рабочего времени. Приказом № 489 утверждены типовые формы первичного учета использования рабочего времени и порядок их применения.
В зависимости от структуры предприятия и численности работников табельный учет по структурным подразделениям осуществляет табельщик, инспектор по кадрам или лицо, назначенное приказом руководителя вести кадровое делопроизводство.
Табель — это поименный список работников структурного подразделения или в целом по организации, который ведется в соответствии с табельными номерами или в алфавитном порядке.
Табель составляется за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Подписывают табель табельщик и руководитель структурного подразделения или лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство, и утверждает руководитель организации, после чего табель сдают в бухгалтерию.
Вместе с тем Приказ № 489 не устанавливает требований или методических рекомендаций относительно порядка заполнения табеля, более того, согласно пункту 2 примечания к табелю названная форма имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, которые нужны для заполнения форм статистических наблюдений. При необходимости, форму можно дополнить другими показателями, необходимыми для учета на предприятии. Что касается ФЛП, то они также могут ввести свои обозначения в табели.
Ведение трудовых книжек
В соответствии со статьей 48 КЗоТ трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии или у физического лица свыше пяти дней. Трудовые книжки также ведутся на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Работникам, приступающим к работе впервые, трудовая книжка оформляется не позже пяти дней после приема на работу.
В трудовую книжку вносятся сведения о работе, о поощрениях и наградах за успехи в работе, сведения о взысканиях в нее не вносятся.
Согласно пункту 1.1 Инструкции № 58 трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии любой формы собственности или у физического лица свыше пяти дней, в частности, лиц, являющихся совладельцами (собственниками) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.
На лиц, работающих по совместительству, трудовая книжка ведется по основному месту работы.
В соответствии с пунктом 4 Постановления № 301 руководитель предприятия несет ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Приказом руководитель назначает лицо, уполномоченное быть ответственным за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка должностные лица несут дисциплинарную и другую ответственность, предусмотренную действующим законодательством.
Поскольку трудовые книжки хранятся на предприятии как документы строгой отчетности, уполномоченное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу учета бланков трудовых книжек.
Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу 4 июня 2001 года, в трудовой книжке записывается «04.06.2001».
Записи должны выполняться аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.
Ознакомление с записями в трудовой книжке может происходить заочно направлением владельцам книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке работника.
При изменении фамилии, имени и отчества или внесении изменений в дату рождения на основании документов (паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т. д.) вносятся новые данные. Ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным лицом и печатью предприятия или отдела кадров. В трудовую книжку не вносятся записи о:
- временном переводе на другую работу для замещения работника;
- перевод на более легкую работу беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
- временный перевод в случае производственной необходимости;
- временный перевод на другую работу на том же предприятии в случае простоя.