Какие документы оформить
Вне зависимости от того, является отпуск обязательным или нет, для его предоставления сотрудник должен написать заявление (ст. 128 ТК). На основании заявления сотрудника издайте приказ о предоставлении отпуска. Приказ должен подписать руководитель, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.
Унифицированная форма приказа о предоставлении отпуска (форма № Т—6) утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Организация может по собственному выбору:
— либо использовать унифицированные формы документов, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
— либо применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.
Записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60 или по самостоятельно разработанной форме не составляйте. Эта форма предусмотрена для расчета выплат, которые полагаются сотруднику при уходе в отпуск (указания, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). А при уходе сотрудника в неоплачиваемый отпуск отпускные не начисляют.
Также сведения о предоставляемых отпусках сотрудник кадровой службы должен внести в личную карточку сотрудника:
· в раздел VIII формы № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1), если организация применяет унифицированную форму документа;
· в соответствующий раздел личной карточки, если организация применяет самостоятельно разработанную форму документа.
Аналогичную информацию отразите в лицевом счете сотрудника по форме № Т-54 или по самостоятельно разработанной форме.
Если предоставляете сотруднику отпуск на длительный срок (несколько месяцев или лет), достаточно оформить один приказ. Максимальная продолжительность отпуска за свой счет, который вправе предоставить работодатель, в законодательстве не регламентирована. А вот время обязательного отдыха по закону ограничено. На какой срок предоставить отпуск, решают по соглашению сторон работодатель и сотрудник. Таким образом, отпуск за свой счет работодатель вправе представить на любой срок: несколько дней, недель, месяцев и даже лет. Это следует из статьи 128 ТК.
Независимо от продолжительности отпуска правила его оформления едины. Сотрудник пишет заявление, а работодатель издает приказ.
Важно: сотрудник в заявлении должен писать конкретный срок, на который он просит отпуск. Нельзя оформить заявление без даты окончания отдыха за свой счет. Если нужно, по окончании отпуска можно оформить еще один отдых без содержания.
При необходимости сотрудник в любой момент вправе прервать отпуск за свой счет и выйти на работу. Такой вывод можно сделать на основании положений части 1 статьи 128 ТК.
Как именно уведомлять работодателя о намерении досрочно выйти на работу из отпуска без сохранения зарплаты, в законодательстве не регламентировано. На практике применяют следующий подход.
Сотрудник пишет заявление, в котором уведомляет о своем намерении прервать отпуск и приступить к работе, с указанием даты начала работы. На основании заявления работодатель издает приказ о досрочном прекращении отпуска. Унифицированной формы приказа законодательством не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме.
Затем внесите изменения в личную карточку сотрудника. Первоначальные данные о количестве календарных дней отпуска и дате окончания отпуска зачеркните и укажите новые данные исходя из измененной даты окончания отпуска. В качестве основания отразите реквизиты приказа о досрочном выходе на работу из отпуска.
Приказы на отпуск за свой счет храните:
— не менее 75 лет — если они изданы до 2003 года;
— не менее 50 лет — если они изданы после 2003 года.
Подробнее об этом см. Сколько лет хранить документы по личному составу в кадровой службе.
Хранить ли приказы в личном деле или в отдельной папке, работодатель решает самостоятельно. Обязанность вести личные дела предусмотрена только в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Обычные коммерческие организации вправе определить порядок хранения кадровых документов самостоятельно.
Можно ли уволить сотрудника
Сотрудника можно уволить во время отпуска без сохранения зарплаты, если он сам написал заявление на увольнение. Никаких ограничений на этот счет в Трудовом кодексе нет. То же можно сказать и об увольнении по соглашению сторон: сотрудника и администрации организации. Трудовой договор в этом случае можно расторгнуть в любое время (ст. 78 ТК).
Уволить сотрудника в период отпуска можно, даже когда расторжение трудового договора произошло по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон трудового договора (ст. 83 ТК).
Организация не вправе уволить сотрудника в период отпуска по своей инициативе (ст. 81 ТК). Это можно сделать, только когда отпуск закончится и сотрудник выйдет на работу.
«Как предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты». Н.З. Ковязина
© Материал из БСС «Система Главбух».
Подробнее: https://usn.1gl.ru/#/document/16/56073/bssPhr20/?of=copy-66f14c5816