Описание процессов автоматизации

Министерство образования и науки Рф

Брянский Государственный Технический Университет

Кафедра «Информатика и программное обеспечение»

Задание

на производственную практику

студенту гр. 14ИВТ-1 Болговой В.В.

Предметная область:

Составление заявлений абитуриентов в электронном виде на технической платформе 1С-Университет

Введение

Работа любого вуза в целом напрямую зависит от количества и качества поступающего контингента абитуриентов. Приемная комиссия – одно из первых подразделений БГТУ, в котором внедрение современных информационных технологий позволило автоматизировать технологию документооборота и перейти на качественно новый уровень работы.

Информатизация процесса проведения приемной компании позволяет предоставить абитуриенту новые возможности при поступлении, своевременно выдавать информацию секретариату приемной комиссии и руководству вуза, оперативно проводить зачисление, накапливать аналитическую и статистическую информацию о ходе приемных компаний для прогнозирования будущих приемных компаний.

Описание процессов автоматизации

Процессы автоматизации в процессе приема заявлений у абитуриентов играют важную роль. Вспомним процесс приема документов абитуриента без внедрения автоматизации. Сценарий выглядит следующим образом: придя в вуз, абитуриента консультируют на какую специальность он может пройти с учетом сданных им экзаменов, их баллами, льготами и др; абитуриент приносит с собой оригиналы документов (если данный вуз у него в приоритете) или же заверенные копии этих документов (проставлена печать «копия верна»); затем абитуриент от руки пишет заявление и согласие на обработку персональных данных; секретарь приемной комиссии составляет расписку о приеме документов (рис. 1), в которой перечислены документы, которые абитуриент принес в вуз, и отдает ее на руки поступающему.

Рис. 1. Расписка о приеме документов поступающего

Вроде бы ничего сложного в данном процессе нет, если не брать во внимание такие факторы как: возможность ошибки при написании заявления, неразборчивый подчерк, дача неверных данных о сдачи ЕГЭ (случайно или намеренно), а главное время, потраченное на все вышеперечисленные процессы.

Также существует ряд случаев, когда затраты по времени увеличиваются в несколько раз. Например, при внесении изменений в заявление. Абитуриенту необходимо переписать заявление, затем секретарем составляется акт об изменении заявления с подписью абитуриента, секретаря и председателя приемной комиссии. Также бывают такие ситуации, когда абитуриент, не поступивший в прошлом году, приходит поступать снова. Ему необходимо проделать всю процедуру подачи документов еще раз, то есть время его пребывания в приемной комиссии увеличивается минимум вдвое.

С внедрением автоматизации в первую очередь экономится время абитуриента. Во-вторых, уменьшается возможное количество ошибок при заполнении форм для документов, благодаря внедрению заполнения документов на платформе 1С-Университет. Также данные ЕГЭ абитуриента можно проверить по федеральной базе, поэтому возможность прохождения в университет с «липовыми» баллами или вовсе без сдачи ЕГЭ равна 0. Зачисление происходит автоматически, и каждый абитуриент, подавший свои документы в вуз имеет возможность отслеживать свое место в конкурсе на зачисление.

Рассмотрим процесс заполнения анкеты абитуриента оператором приемной комиссии более подробно. Для начала оператору необходимо «создать анкету абитуриента» (рис. 2).

Рис. 2. Создание анкеты абитуриента

После создания анкеты открывается окно с 9 вкладками, разделенных согласно типу вносимых в них данных и их связности. Рассмотрим вкладку личной информации (рис. 3).

Рис. 3. Личная информация

Обязательные к заполнению поля подчеркиваются красным пунктиром. Таковыми являются такие поля, как Имя, Фамилия, Пол, Дата рождения и Документ удостоверяющий личность. Для нерусских абитуриентов предусмотрено заполнение ФИО на латинице. Затетим, что пол выставляется автоматически, исходя их ФИО человека, но его можно изменить в случае необходимости.

Направления подготовки является обязательной к заполнению вкладкой (рис. 4).

Рис. 4. Направления подготовки

Для начала необходимо выбрать специальность, на которой хочет учиться абитуриет с учетом формы обучения (очная, заочная, очно-заочная)(платно, бесплатно). При выборе бесплатной формы обучения в графу Уровень бюджета автоматически подставится Федеральный бюджет. При платной форме обучения подставится «Приказ об установлении стоимости платных образовательных услуг на 2018-2019 учебный год». После выбора интересующей специальности, автоматически проставляется перечень вступительных испытаний, которые необходимо сдать для прохождения на нее (Рус(ЕГЭ)+Мат(ЕЭГ)+Физ(ЕГЭ)), но форму сдачи можно изменить, открыв выпадающий список, например, для поступления в магистратуру выберем форму сдачи Собеседование, а для абитуриентов, получивших среднее специальное образование выберем внутривузовские экзамены (Рус(экз)+Мат(экз)+Физ(экз)). Таким образом становится невозможным поступление в вуз на конкретную специальность без сдачи соответствующих ей вступительных испытаний. Чекбокс «Согласие на зачисление» ставится в случае подачи оригиналов документов на первую из трех возможных направлений подготовки. Специальности расставляются в порядке приоритета.

Следует отметить что не все вкладки обязательны к заполнению. Необязательными являются Индивидуальные достижения, Отличительные признаки и Родители, т.е. если у человека нет индивидуальных достижений (медаль за учебу, призер соревнований, чемпион соревнований и др.), то эта вкладка остается пустой.

Вкладка Родители обычно заполняется в том случае, если студенту еще не исполнилось 18 лет и он поступает на платную форму обучения.

Вкладка поданных документов заполняется автоматически на основе введенных во вкладках ранее документов (серия и номер паспорта, кем и когда выдан, серия и номер аттестата, дата выдачи) с учетом того, подается копия или оригинал документа. В поданных документы необходимо добавить «Фото» в количестве 4 штук для поступающих на бакалавриат/специалитет или 6 штук для поступающих на магистратуру.

В конце заполнения данных абитуриента, секретарь печатает заявление абитуриента в двух экземплярах, опись всех поданных им документов, согласие абитуриента на обработку персональных данных и согласие на зачисление (в случае подачи оригиналов документов).

Теперь рассмотрим случай, если человек решил поменять поданные данные по какой-то причине (принес оригинал аттестата, замена номера контактного телефона и др.). Оператор приемной комиссии открывает вкладку «Мастер приемной компании» и ищет этого человека по ФИО(рис. 5), затем открывает вкладку, которая требует корректировки (заявление, личное дело, экзаменационный лист и др.) и вносит необходимые изменения, затем печатает обновленное заявление абитуриента и пришивает его к делу поступающего.

Рис. 5. Мастер приемной компании

Теперь рассмотрим случай, если студент поступал в данный вуз в прошлом году. То есть он есть в базе данных, но в приемной компании прошлого года. Мы вводим во вкладке личной информации его ФИО и дату рождения, и система нам сама выдает, что данное физическое лицо уже есть в системе и предлагает нам продолжить повторное заполнение всех его данных или редактирование уже имеющихся в базе (рис. 6).

Рис. 6. Обнаружение физических лиц с похожими данными

Естественно если это тот самый человек, то у нас нет необходимости повторно вбивать все его данные в систему. Достаточно только отредактировать изменившиеся данные (замена паспорта, изменение номера телефона, места жительства и др.) и распечатать абитуриенту пакет документов как в случае с поступающим первый раз абитуриентом.

Заключение

Как вы уже успели заметить, процесс приема документов у абитуриентов значительно упрощается с внедрением процессов автоматизации на технической платформе 1С-Университет. Уменьшается время занятости абитуриента, уменьшается количество ошибок при составлении заявлений, увеличивается скорость по внесению изменений в поданные ранее данные, предусмотрена возможность работы с данными абитуриентов, которые уже ранее пытались поступить в вуз. В итоге в день каждый оператор приемной комиссии может обработать в десятки раз больше данных поступающих чем до внедрения процессов автоматизации, что делает процесс подачи заявления для поступления менее трудоемким и длительным процессом, а также показывает отлаженную работу всего вуза в целом.