7.1 Работа с заинтересованными лицами
Во время инициации проекта у заказчика и у команды формируется единое представление об ожидаемых результатах проекта. И шансы на успех проекта значительно вырастают, если эти представления совпадают. Но наличия одинакового образа результата еще недостаточно, чтобы уверенно утверждать, что и как именно должно быть сделано в течение проекта. Как говорят, «все дело в деталях».
Нередка ситуация, когда к концу проекта выявляется требование, которое не было заранее учтено, а при этом является критично необходимым для пользователей.
Например, сделали хоккейную коробку во дворе дома и не учли, что под ней проходит теплотрасса (см. фотографию в приложенной к лекции презентации).
Или в итоге было сделано то, как объяснил Заказчик, а не то, что ему действительно было нужно.
Например, Заказчик хотел справиться с очередями на кассу и предложил увеличить количество касс, что и было сделано, а на самом деле ему нужно было поставить рядом вендинговые аппараты.
А ведь устранение проблем на этапе реализации обходится заметно дороже, чем тщательная проработка на этапе анализа. По мере выполнения проекта стоимость внесения изменений может возрасти в несколько, а то и в сотни раз! Поэтому процесс работы с требованиями является критичным для проекта.
Давайте проанализируем, вообще кто или что является источником требований к продукту проекта? Откуда команде проекта понять, какие конкретно должны быть выполнены требования? Отвечаем: от Заказчика, пользователей, других людей и организаций. Для их обозначения используется термин – «Заинтересованные лица».
7.2 Заинтересованные лица – это отдельные персоны, группы, организации, системы, которые активно вовлечены в проект, получают выгоду от реализации проекта, будут использовать результат проекта или чьи интересы затронет выполнение проекта.
Неучтенные потребности заинтересованных лиц в основном появляются от того, что они не были выявлены заранее. Очевидное решение – надо проводить работу с заинтересованными лицами, начиная с самых ранних этапов проекта для необходимого понимания их интересов и потребностей.
Чтобы проводить такую работу, хорошо бы сначала ответить на следующие вопросы:
· Кто является заинтересованными лицами?
· Чьи требования важнее?
· Как работать с различными группами заинтересованных лиц?
· С кем из них нужно работать в первую очередь?
Попробуем разобраться в этих вопросах.
Очевидно, что в первую очередь заинтересованными лицами являются клиенты: те, кто заказывает проект (это Заказчик) и те, кому предстоит пользоваться продуктом проекта (то есть Пользователи). Заказчик и пользователи априори максимально заинтересованы в проекте и являются источником большинства требований.
Другими заинтересованными лицами могут быть:
· партнеры,
· конкуренты,
· потенциальные заказчики,
· производители используемого оборудования,
· органы власти и пр.
А кто решает является ли конкретный человек, организация или система заинтересованным лицом? Это полностью находится в компетенции команды проекта. И тут хорошо бы соблюсти следующий баланс. Если команда не учтет кого-то из заинтересованных лиц и его требования – может возникнуть риск внесения существенных изменений и доработок на финальных стадиях проекта. А если работать с избыточным составом заинтересованных лиц, то значительно увеличится трудоемкость и при этом, возможно, требования и интересы различных заинтересованных сторон нельзя будет удовлетворить одновременно, так как они с легкостью могут войти в противоречие друг другу.
Какой тогда выход? Чтобы определить заинтересованных лиц, решить с кем из них и как можно работать, используйте инструмент «Матрица заинтересованных лиц ».
Эта Матрица служит для наглядного отображения множества выявленных заинтересованных лиц, а также степени их заинтересованности и влияния на проект. Она может быть представлена, например, в следующих координатах: интерес к проекту и степень влияния на проект (см. рисунок ниже).
В зависимости от того, в каком квадранте матрицы находится заинтересованное лицо, и определяется стратегия работы с ним (на рисунке Заинтересованные лица, объединенные в группы, выделены одним цветом). Например, с некоторыми лицами вы будете активно взаимодействовать в течение всего проекта, а некоторых заинтересованных лиц достаточно будет извещать о полученных результатах.
Естественно, что чем бОльшим влиянием и интересом обладает заинтересованное лицо (1-й квадрант), тем больше требуется уделять ему внимания: обсуждать ход проекта, согласовывать основные действия. С теми, кто мало заинтересован в проекте и не обладает особым влиянием (3-й квадрант), достаточно минимального взаимодействия, чтобы не тратить время и силы, например, оповещать о ключевых результатах или завершении проекта.
Требования в проекте
Что же требуется еще прояснить, чтобы в представлении о целях и результатах проекта появилась определенность? Этими деталями, вносящими определенность в ожидания, являются требования. Требования позволяют конкретизировать и детализировать ожидания различных групп заинтересованных сторон, отражают различные точки зрения на результат проекта. Проработка требований позволяет проверить образ результата на полноту и непротиворечивость, а также зафиксировать все необходимые потребности.
Требование – это условие, которому должен соответствовать, или характеристика, которую должен иметь результат проекта в соответствии с договором или другой формально предписанной спецификацией.
Например, для проекта по организации выставки научно-технического творчества в мастерской Фаблаб требованиями могут быть: выставка должна быть проведена в выходные дни; обеспечить количество экспонатов в количестве не менее 30 штук; приглашения разослать не менее чем за месяц до начала и т.д.
Требoвания включают в себя потребности и ожидания Спонсора, Заказчика и прочих заинтересованных лиц. Они должны быть задокументированы со степенью детализации, достаточной для того, чтобы вы могли на их основе построить план работ и бюджет проекта. Разработка требованийк результату проекта, в зависимости от сути проекта,может выполняться сразу и полностью или же последовательно, по частям (например, когда используются гибкие подходы к управлению проектом, о которых будет рассказано в одной из следующих лекциях).
Итак, должным образом проработанные требования позволяют:
· выработать общее понимание между Заказчиком и Исполнителем;
· более точно определить финансовые и временные характеристики проекта
· обезопасить Заказчика от риска получить продукт, который ему не нужен;
· обезопасить Исполнителя от риска попасть в ситуацию со значительным увеличением затрат.
Управление требованиями – это систематический подход к выявлению, организации и документированию требований к продукту проекта, а также установка и поддержание соглашения между заказчиком и исполнителями по поводу изменений требований к продукту.