КАМЕНСК-УРАЛЬСКАЯ ГОРОДСКАЯ
ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РЕШЕНИЕ
| 01 июня 2016 г. | № 8/49 |
Г. Каменск-Уральский
| Об утверждении порядка ведения делопроизводства и номенклатуры дел окружных избирательных комиссий по выборам депутатов Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва 18 сентября 2016 года |
В целях упорядочения ведения делопроизводства окружных избирательных комиссий по выборам депутатов Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва, в соответствии с Федеральным законом от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Каменск-Уральская городская территориальная избирательная комиссия р е ш и л а:
1. Утвердить Порядок ведения делопроизводства в окружной избирательной комиссии по выборам депутата Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва (прилагается).
2. Утвердить Типовую номенклатуру дел окружной избирательной комиссии по выборам депутата Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва (прилагается).
3. Председателям окружных избирательных комиссий по выборам депутатов Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва в одномандатных избирательных округах города Каменска-Уральского № 1, № 3, № 4, № 5, № 7, № 9, № 13, № 15, № 17, № 19, № 20, № 22, № 24:
1) обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с Порядком, утвержденным пунктом 1 настоящего решения;
2) использовать бланки протоколов, выписок из протоколов, решений и писем, установленных в приложении 3 к Порядку, утвержденному пунктом 1 настоящего решения;
3) организовать изучение установленных настоящим решением документов с членами комиссий.
4. Направить настоящее решение окружным избирательным комиссиям по выборам депутатов Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва по одномандатным избирательным округам города Каменска-Уральского № 1, № 3, № 4, № 5, № 7, № 9, № 13, № 15, № 17, № 19, № 20, № 22, № 24 и опубликовать на официальном сайте Каменск-Уральской городской территориальной избирательной комиссии.
5. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на секретаря Каменск-Уральской городской территориальной избирательной комиссии Юн М.В.
| Председатель Каменск-Уральской городской территориальной избирательной комиссии | О.В. Дегтярева |
| Секретарь Каменск-Уральской городской территориальной избирательной комиссии | М.В. Юн |
| Утвержден решением Каменск-Уральской городской территориальной избирательной комиссии от 01 июня 2016 г. № 8/49 |
Порядок
ведения делопроизводства в окружной избирательной комиссии
по выборам депутата Городской Думы города Каменска-Уральского
седьмого созыва
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Порядок ведения делопроизводства в окружной избирательной комиссии по выборам депутата Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва (далее – Порядок) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в окружной избирательной комиссии по выборам депутата Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва (далее – окружная комиссия).
1.2. Порядок разработан на основании Федерального закона от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», постановлений и иных правовых актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, с использованием ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 36.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
1.3. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Порядком, обязательны для членов окружной комиссии.
1.4. Ведение делопроизводства окружной комиссии осуществляет секретарь окружной комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
1.5. Делопроизводство в окружной комиссии осуществляется с использованием журналов регистрации документов.
1.6. Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7. Порядок и изменения, вносимые в него, принимаются решением Каменск-Уральской городской территориальной избирательной комиссией.
2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ
ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Документы в окружную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), нарочным или лично корреспондентами (адресатами).
2.2. Документы могут поступать средствами электронной почты на почтовый ящик окружной комиссии в сети Интернет и по факсимильной связи.
2.3. Документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
Не подлежат регистрации: сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, рекламные извещения, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, печатные издания.
2.4. Прием и регистрация поступающих документов производится секретарем окружной комиссии с использованием журнала регистрации входящих документов по форме согласно приложению № 1 к настоящему Порядку.
2.5. При регистрации поступившего документа в журнале регистрации входящих документов обязательно проставляются следующие реквизиты: дата получения документа, его регистрационный номер, данные о корреспонденте (адресате) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), исходящий номер и дата документа, краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении документа и списании его в дело.
2.6. Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При регистрации входящих документов может быть использован регистрационный штамп.
На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
2.7. При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в графе «Регистрационный номер» журнала регистрации входящих документов делается соответствующая ссылка.
2.8. К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.
2.9. Нумерация входящих документов осуществляется в пределах срока полномочий окружной комиссии.
2.10. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем окружной комиссии, в ходе исполнения документа производится запись по его исполнению в журнале регистрации.
2.11. Исполненные документы списываются в дело председателем окружной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел окружной комиссии.
2.12. Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале по форме согласно приложению № 2 настоящему Порядку.
2.13. Ответ на обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия и адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем окружной комиссии.
2.14. Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
2.15. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы согласно приложению № 3 к настоящему Порядку.
В окружной комиссии могут использоваться следующие виды бланков:
бланк протокола заседания окружной комиссии;
бланк выписки из протокола заседания окружной комиссии;
бланк решения окружной комиссии;
бланк письма окружной комиссии;
общий бланк окружной комиссии.
3.2. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов согласно приложению № 4 к настоящему Порядку.
3.3. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.
3.3.1. Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия, датой протокола – дата заседания, а акта – дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 17.01.2014.
Также используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 17 января 2014 г.
При оформлении протоколов, решений, актов окружной комиссии используется только словесно-цифровой способ написания даты.
3.3.2. Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре и, через косую черту, порядкового номера документа.
3.3.3. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется при подготовке письма-ответа.
3.3.4. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу, наименование адресата указываются в именительном падеже. Почтовый адрес указывается после наименования организации или фамилии, имени, отчества физического лица, которому направляется документ, например:
Избирательная комиссия
Свердловской области
пл. Октябрьская, д. 1, Екатеринбург,
Свердловская область, 620031
Если документ адресуется руководителю или заместителю руководителя организации, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Председателю Каменск-Уральской городской территориальной избирательной комиссии О. В. Дегтяревой
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
3.3.5. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек прописными буквами, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения, которые указываются с новых строк.
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
окружной избирательной комиссии по выборам депутата Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва по одномандатному избирательному округу № ____
«___» ____________ 2016 г.
____________ ______________
личная подпись Ф. И. О.
При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» в соответствующем роде и числе без кавычек прописными буквами, реквизитов утверждающего документа в творительном падеже, например:
УТВЕРЖДЕН
решением окружной избирательной
комиссии по выборам депутата Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва
по одномандатному избирательному округу № ____ с полномочиями окружной избирательной комиссии по выборам депутата Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва по одномандатному избирательному округу № ____
от «___» _________ 2016 г. № ____
3.3.6. Указания по исполнению документа (резолюция) пишутся от руки председателем окружной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте.
3.3.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа) должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например:
О создании контрольно-ревизионной службы
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля.
3.3.8. Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа, как правило, условно состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть (например, письмо, заявление).
В тексте документа, подготовленного на основании правовых актов, указываются полные реквизиты данных правовых актов.
3.3.9. Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 15 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение о контрольно-ревизионной службе на 15 л. в 1 экз.
2. Типовая номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.
3.3.10. Подпись должностного лица.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При подписании документа указываются исключительно фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы, фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке окружной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:
Председатель ______________ _________________
личная подпись Ф.И.О.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
| Председатель окружной избирательной комиссии по выборам депутата Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва по одномандатному избирательному округу № ____ | ____________ _____________ личная подпись Ф.И.О. |
Особенности подписания решений окружной комиссии в случае отсутствия, исполнения обязанностей председателя, заместителя председателя, секретаря окружной комиссии определены в п. 5.9 Порядка.
3.3.11. Оттиск печати.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
3.3.12. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Копия верна» или «Верно», должность лица, заверившего копию (председатель, заместитель председателя, секретарь окружной комиссии), его личная подпись, расшифровка подписи, дата и время заверения, например:
Верно
Председатель окружной избирательной комиссии
_____________ _____________
личная подпись Ф.И.О.
«___» _________ 2016 г. ___ час. ___ мин.
Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью окружной комиссии.
3.3.13. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона с кодом города. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:
В. Л. Зубарев
(3439) 32-28-53
Если исполнителем документа является должностное лицо, подписавшее документ, то отметка об исполнителе не проставляется.
3.3.14. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись председателя окружной комиссии.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫС ИСХОДЯЩИМИ
(ОТПРАВЛЯЕМЫМИ) ДОКУМЕНТАМИ
4.1. Исходящие документы оформляются на бланках установленной формы в соответствии с положениями Порядка.
4.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый адрес организации или гражданина (включая индекс).
4.3. Исходящие письма направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) окружной комиссии на бланке письма.
4.4. Исходящему документу присваивается номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и, через косую черту, порядкового номера документа. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах срока полномочий окружной комиссии.
4.5. Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов по форме согласно приложению № 5 к настоящему Порядку.
При регистрации исходящего документа в журнале исходящих документов обязательно указываются следующие реквизиты: дата отправления документа, регистрационный номер, данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), краткое содержание документа, а также кем он исполнен и подписан.
4.6. Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающегося в деле.
Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел окружной комиссии.
4.7. Документы, адресованные гражданину, могут быть вручены ему лично, о чем в журнале регистрации обращений граждан делается соответствующая отметка, содержащая подпись гражданина. В случае невозможности личного вручения документов гражданину они отправляются через почтовое отделение связи по домашнему адресу.
4.8. Оперативную информацию заинтересованным лицам избирательная комиссия может передавать телефонограммой.
В комиссию также могут поступать телефонограммы от участников избирательной кампании: избирательных комиссий, кандидатов их доверенных лиц, а также граждан.
Все поступающие и отправляемые телефонограммы подлежат регистрации в журнале регистрации телефонограмм.
Журнал регистрации телефонограмм
| Регистрационный номер | Дата и время принятия/передачи телефонограммы | Ф.И.О. и статус передавшего телефонограмму | Ф.И.О. и статус принявшего телефонограмму | Содержание телефонограммы | Резолюция |
5. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ, ВЫПУСК, УЧЕТ
ДОКУМЕНТОВ, РАССМАТРИВАЕМЫХ НА ЗАСЕДАНИЯХ
ОКРУЖНОЙ КОМИССИИ
5.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания окружной комиссии, готовятся председателем, заместителем председателя, секретарем окружной комиссии и членами окружной комиссии с правом решающего голоса, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности.
5.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании окружной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании окружной комиссии, при необходимости, пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.
5.3. Проекты документов, включая приложения, представляемые для рассмотрения на заседании окружной комиссии, визируются лицом, ответственным за его подготовку.
5.4. Лицо, ответственное за подготовку проекта решения, обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.
5.5. На заседании окружной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).
5.6. Документы, рассмотренные на заседании окружной комиссии, в случае если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и, если необходимо, разосланы.
5.7. При доработке документа в его текст вносятся согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия окружной комиссией решения о необходимости контроля исполнения решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.
5.8. Текст решения оформляется на бланке установленного образца согласно приложению № 3 к настоящему Порядку.
5.9. Решение подписывается председателем и секретарем окружной комиссии с указанием наименования должностей.
Если на заседании окружной комиссии председательствовал заместитель председателя окружной комиссии, секретарь окружной комиссии или один из членов окружной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря окружной комиссии осуществлял один из членов окружной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе и на решении оформляются следующим образом:
«Заместитель председателя избирательной комиссии» – в случае временного отсутствия председателя окружной комиссии;
«Исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии» – в случае временного отсутствия председателя и заместителя председателя окружной комиссии при наличии решения окружной комиссии о возложении на секретаря окружной комиссии либо одного из членов окружной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя окружной комиссии;
«Исполняющий обязанности секретаря избирательной комиссии» – в случае наличия решения окружной комиссии о возложении на одного из членов окружной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря окружной комиссии.
5.10. Решения окружной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока ее полномочий.
Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой, например: 1/8, где 1 – номер протокола, 8 – порядковый номер решения.
5.11. Председатель либо секретарь окружной комиссии тиражирует документы в необходимом количестве. На каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя и секретаря окружной комиссии (без воспроизведения подписей).
5.12. Копия решения окружной комиссии направляется гражданину (в том числе представителю партии, наблюдателю и иным участникам избирательного процесса) в случае, если его обращение в окружную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании окружной комиссии.
5.13. Протокол заседания окружной комиссии оформляется на бланке установленной формы согласно приложению № 3 к настоящему Порядку.
Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем окружной комиссии (или членом окружной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря окружной комиссии) с указанием наименования должностей.
Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий окружной комиссии.
5.14. Текст протокола заседания окружной комиссии состоит из двух частей – вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя окружной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов окружной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, лиц, приглашенных либо присутствующих на заседании.
Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют, начиная с предлогов «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик.
Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».
В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».
В части «РЕШИЛИ» отражается принятое решение, результаты голосования по каждому вопросу повестки дня заседания.
Если во время обсуждения вопроса член окружной комиссии с правом решающего голоса заявляет о наличии особого мнения, то оно оформляется им на отдельном листе и помещается после решения, в связи с которым это мнение изложено. Информация о наличии особого мнения должна быть отражена в тексте протокола.
5.15. Протоколы заседаний контрольно-ревизионной службы, группы по информационным спорам, иных рабочих, экспертных групп и консультативных органов оформляются аналогично протоколу заседания окружной комиссии.
5.16. Решения участковой комиссии регистрируются и нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.
Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой.
Журнал регистрации решений
| Номер решения | Дата принятия решения | Наименование решения | Количество листов решения | Количество листов приложения | Исполнитель | Примечание |
6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
6.1. Контролю исполнения подлежат:
поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Свердловской области, Каменск-Уральской городской территориальной избирательной комиссии, окружной комиссии по выборам депутат Городской Думы города Каменска-Уральского седьмого созыва в соответствующем избирательном округе;
поручения, содержащиеся в решениях окружной комиссии;
письменные поручения председателя окружной комиссии;
входящие документы;
письма (обращения, жалобы) граждан;
исходящие документы, требующие ответа;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний окружной комиссии.
6.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 6.1 настоящего Порядка, по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель окружной комиссии.
6.3. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях окружной комиссии, письменных поручений председателя окружной комиссии определяются этими документами.
6.4. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 6.5 настоящего Порядка.
Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно» исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой «Оперативно» – в 10-дневный срок со дня указания по исполнению.
6.5. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившими документ, или сроков, указанных в приложении № 6 к настоящему Порядку.
Ответы на обращения о нарушении законодательства о выборах, поступившие в окружную комиссию, должны быть даны в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования. Ответы на обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования, должны быть даны немедленно.
Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок. Если обращение указывает на нарушение закона кандидатом, избирательным объединением, эти кандидат, избирательное объединение, или его (ее) уполномоченные представители должны быть незамедлительно оповещены о поступившем обращении и вправе давать объяснения по существу обращения.
6.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.
6.7. Основаниями для снятия документа с контроля являются:
решение окружной комиссии;
ответ на входящий документ;
ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;
направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.
6.8. Документ не считается исполненным и остается на контроле:
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения окружной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости окружная комиссия информирует об этом автора документа;
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием окружной комиссии о результатах исполнения.
7. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
ПЕЧАТИ И ШТАМПОВ
7.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используется печать окружной комиссии.
Для проставления отметок о получении, заверении копий и регистрации документов в окружной комиссии могут использоваться штампы.
7.2. Изготовление печати и штампов окружной комиссии осуществляется Каменск-Уральской городской территориальной избирательной комиссией в соответствии с образцом и описанием, утвержденным решением Каменск-Уральской городской территориальной избирательной комиссией.
7.3. Печать окружной комиссии проставляется на протоколах об итогах голосования, на копиях решений окружной комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей, всех актах, составляемых окружной комиссией.
7.4. Печать хранится в сейфе окружной комиссии. Председатель окружной комиссии осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печати. После истечения срока полномочий печать и штампы окружной комиссии передаются по акту в Каменск-Уральскую городскую территориальную избирательной комиссией.
8. ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
8.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.
8.1.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.
8.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы окружной комиссии.
8.1.3. Типовую номенклатуру дел окружной комиссии составляет Каменск-Уральская городская территориальная избирательная комиссия.
8.1.4. Типовая номенклатура дел окружной комиссии обязательна для исполнения всеми окружными комиссиями.
8.1.5. По окончании срока полномочий в конце номенклатуры дел секретарем или председателем окружной комиссии составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения.
8.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел в окружной комиссии.
8.2.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями настоящего Порядка, списываются председателем окружной комиссии в дело.
8.2.2. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.3. Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
8.2.4. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, председатель либо секретарь окружной комиссии обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
8.2.5. На торцах обложек дела указывается индекс дела по номенклатуре дел.
8.2.6. Протоколы заседаний окружной комиссии располагаются в деле в хронологическом порядке по возрастанию номеров. Документы к заседанию окружной комиссии помещаются после соответствующего протокола.
8.2.7. В деле «Переписка» исходя