ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях и деловых встречах. Оформляется или на общем бланке организации или на чистом листе бумаги. Содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, наименование организации, дата, регистрационный номер протокола, заголовок к тексту, текст и подписи. Заголовок к тексту в протоколе представляет собой название коллегиального органа, заседание которого состоялось в родительном падеже и полностью печатается строчными буквами (маленькими). Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилии председателя и секретаря соответствующего совещания, фамилии участников заседания и приглашенных, если участников и приглашенных больше 15, то указывают их общее количество, оформляют их отдельным списком и делают отметку «список участников прилагается». Фамилии присутствующих должны быть записаны в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. Если место одно и тоже, то указываются только фамилии и должности. В протоколах заседаний совета директоров должны быть указаны все фамилии присутствующих, не зависимо от количества присутствующих. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсуждение вопросы, расположенные по степени сложности и важности (в порядке убывания). Вопросы формируются в именительном падеже, и сразу же указывается фамилия и должность основного докладчика.
Основная часть содержит по каждому вопросу повестки дня разделы: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими лицами. Протокол датируют тем числом, когда происходило данное событие.
|
|
Существует два вида протоколов: полные и краткие.
Полные: содержания доклада и выступлений приводятся полностью или прилагаются.
Краткие: содержание докладов формируется в тезисной форме, в разделе «выступили» указываются только фамилии выступивших. Также возможет вариант краткой формы протокола, в котором указываются сведения о председателе и секретаре, количество участников, перечень рассмотренных вопросов и формулировка принятых решений.
Протоколы имеют постоянный срок хранения.
АКТ – документ, составленный нескольким лицами для подтверждения установленных событий и фактов. Часто для составления акта создают специальную комиссию, для чего выпускают специальный распорядительный документ. Акты разнообразны по содержанию и значению. Акт оформляется либо на общем бланке организации, либо в особой унифицированной форме, утвержденной ГОСТом в зависимости от вида акта.
Акт имеет следующие основные реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, название документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок, текст и подписи. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывают основания его составления и состав комиссии, основная часть содержит установленные факты и описание проделанной работы. Подписывается акт без указания должностей (председатель и члены комиссии).
|
|
ЗАПИСКИ бывают докладные, объяснительные и служебные.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, а также содержащий выводы и предложения составителя.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины каких-либо действий, фактов, происшествий. Объяснительные записки делятся на две группы: сопровождающий основной документ и поясняющий его содержание, составленный в связи с каким-либо происшествием или поведением отдельного работника.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – документ, составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического характера, информационного или хозяйственного обеспечения и адресуемое руководителю или специалисту другого структурного подразделения. Как правило, пишется между подразделениями.
Все записки пишутся на листе формата А4 и содержат следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, название документа, должность и фамилия адресата, дата и подпись составителя.
СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера, выдаваемый заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов. Справки в зависимости от их адресной направленности делят на внешние и внутренние. Внутреннюю справку оформляют на обычном листе бумаге с подписью, а внешнюю на бланке предприятия с подписью руководителя (главный бухгалтер) и печатью.
|
|
№18-19. Общие положения и требования к деловой переписке. Основные типы документов. - Примеры и особенности оформления деловой переписки
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, обеспечивающий оперативный информационный обмен между организациями. К переписки относятся следующие документы: служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факс, электронное сообщение и другие.
Деловые письма пишут только на лицевой стороне бумаги. Все страницы, кроме первой, нумеруют арабскими цифрами. Письмо должно свободно помещаться в конверт.
Деловые письма пишут на фирменных бланках, содержащих эмблему компании, ее полное название, почтовый адрес, телефоны и банковские реквизиты.
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Состав и расположение реквизитов на бланках должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.
Деловое письмо должно быть напечатано – от руки писать нельзя. Ширина поля с левой стороны не меньше 2 см. Абзац с крайней строки – 5 интервалов. Обращение пишется без абзаца. Текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала.
В левом верхнем углу письма помещают инициалы, фамилию и адрес получателя. Перед инициалами ставят сокращенное «г-ну», г-же или г-дам. Если у адресата есть титул или звание, его указывают вместо обращения «господину».
В правом верхнем углу чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя проставляют дату отправления письма – день, месяц и год. Зарубежному партнеру пишут на его родном языке либо на английском – это язык международного общения.
На полученные письма отвечают в течение 10 дней. Если принять решение за это время невозможно, в течение 3 дней нужно сообщить, что письмо получено. Окончательный ответ дается в течение 30 дней.
Обращение пишут без абзаца. Вежливое обращение традиционно состоит из слов «дорогой» или «уважаемый» «господин» («госпожа»), далее указывается имя или фамилия – в зависимости от степени близости с корреспондентом. В официальных письмах не принято обращаться на «ты» даже к тем, с кем вы в жизни накоротке. Местоимение «Вы» в личных письмах пишется с большой буквы. После обращения ставится запятая, а не восклицательный знак.
Заканчивают письмо так называемым комплиментом: «Искренне Ваш», «С наилучшими пожеланиями» и тому подобное.
Типы документов: Письмо-запрос, Письмо-требование, Письмо приглашение, Письмо-подтверждение, Письмо-сообщение, Сопроводительное письмо, Гарантийное письмо, Письмо-просьба, Информационное письмо.
США
83110 Вайоминг, Афтон
а/я 99
Компания
"Американские книги"
г-ну Симпсону С.
от 20.10.2001г. №07/155
на№ ___________________
О международной выставке
Уважаемый господин Симпсон!
С удовольствием приглашаем Вас еще раз принять участие в ежегодной выставке технической и научной книги. Выставка будет открыта с 10 по 15 ноября 2001 года в выставочном центре в Москве.
Прилагаются листовка с более подробной информацией о выставке и бланк заявки неучастие.
Мы рассчитываем на скорое получение Вашего ответа вместе с заявкой и книгами.
Приложение: Бланк заявки на 1 листе
Листовка на 1 листе
Директор по международным связям Л. Л. Букварева
------------------------------------------------------------------------------
№20.Общие положения и требования к кадровым документам. Примеры и особенности оформления
Кадровая документация включает в себя следующие комплексы документов:
1.Законодательные акты и нормативно-справочную документацию
2.Плановая документация
3.Организационно-правовая документация
3.Организационно-правовая документация
5.Персональная документация
6.Договорная документация
7.Распорядительная документация
8.Учетная документация
9.Отчетная и отчетно-справочная документация
Плановая кадровая документация
Плановая документация – комплекс документов, который включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования кадрового состава и документы по нормированию труда.
Основной документ планово-кадровой документации – программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития.