Требования к документам, подтверждающим расходование средств гранта в форме субсидии




Рекомендации по оформлению детализированной сметы проекта

 

При подготовке сметы расходов необходимо правильно запланировать и учесть все расходы, связанные с реализацией проекта. Смета расходов должна быть прозрачной, достоверной и обоснованной (показатели сметы определяются расчетным путем).

Смета расходов должна содержать объективные суммы затрат
и включать только те статьи расходов, которые не противоречат сути
и содержанию заявляемого проекта.

Каждая статья сметы должна быть обоснована с точки зрения затрат, автор проектане должен завышать стоимость того или иного имущества, которое приобретается в ходе проекта, в смете расходов указывается реальная стоимость товара/услуги на момент заявления проекта.

Заявитель несет полную ответственность за точность и корректность финансовой информации, предоставляемой в смете проекта.

За счет предоставленных грантов в форме субсидий физические лица вправе осуществлять в соответствии с проектами и в рамках их реализации следующие расходы:

- оплата товаров, работ, услуг;

- арендная плата;

- прочие расходы, непосредственно связанные с реализацией мероприятий проекта

При оформлении сметы необходимо детализировать статьи расходов
и кратко их описывать.

 

Часто распространённые ошибки:

 

  Наименование статьи Комментарии
1. Аренда помещения Указать срок аренды, площадь арендуемого помещения
2. Оказание услуг Оплата руководителя гранта не оплачивается, поскольку в подтверждающих документах необходимо предоставить трудовой договор, а вы сами с собой не правомочны его заключать; не рекомендуется указывать оплата услуг волонтеров.
3. Закупка товаров Следует указывать краткие технические характеристики товаров (Например: Динамический вокальный микрофон)
4. Транспортные расходы Указывать маршрут если авиа/жд/автобусы; если ГСМ сколько литров, маршрут
5. Приобретение канцелярских товаров Рекомендуется расшифровывать вид статьи «покупка канцелярских товаров», указываются конкретные позиции «ручки, карандаши, бумага»
6. Расходы на мобильную связь Срок оказания услуг, количество абонентов, стоимость тарифа за месяц
7. Организация проживания участников Следует указать количество дней, категорию и стоимость номера в сутки
8. Организация питания участников Количество участников, стоимость за 1 единицу. Детализировать что входит в данную позицию, например кофе-брейк (печенье, кофе, вода и пр.) или завтрак/обед/ужин
9. Сувенирная продукция За счет гранттовых средств победители не могут выплачивать денежные призы. В случае необходимости приобретаются ценные призы

 

В смету не включаются и оплате не подлежат следующие расходы:

- связанные с осуществлением деятельности, напрямую не связанной с проектами в рамках реализации Всероссийского конкурса;

- связанные с осуществлением предпринимательской деятельности и оказанием помощи коммерческим организациям;

- на поддержку политических партий и осуществление политической деятельности;

- на проведение митингов, демонстраций, пикетирований;

- на приобретение алкогольных напитков и табачной продукции;

- уплата штрафов, пеней, налогов;

- иные расходы, не связанные с реализацией проекта.

 

Требования к документам, подтверждающим расходование средств гранта в форме субсидии

 

Копии документов, прилагаемых к финансовому отчёту должны содержать полную и исчерпывающую информацию о расходовании средств гранта за отчётный период.

 

Каждый первичный учётный документ должен в обязательном порядке содержать:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- ФИО и паспортные данные лица, совершившего сделку, операцию
и ответственного за правильность ее оформления, за правильность оформления свершившегося события.

 

В отношении бухгалтерских (первичных учётных) документов,
в т.ч. договоров, необходимо иметь в виду, что Грантополучатель предоставляет только их копии. Оригиналы документов хранятся у Грантополучателя в течение 5-ти лет (Федеральные законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 

По требованию Секретариата конкурса (ФГБУ «Роскультцентр») Грантополучатель представляет в течение 5 рабочих дней оригиналы документов.

 

Прилагаемые к финансовому отчёту копии первичных учётных и иных документов группируются только по статьям сметы расходов.

 

1. При оплате труда привлечённых специалистов по гражданско-правовым договорам в перечень первичных учётных документов входит: сам гражданско-правовой договор, с приложением детального описания выполненных работ (услуг), акт выполненных работ (услуг), отчёт о проделанной работе (если требуется). Для дополнительной оценки выполненной работы, особенно носящей многоплановый характер, интеллектуальный характер и имеющей другие особенности, необходим также письменный отчёт исполнителя о проделанной работе.

2. При безналичной оплате подтверждающими документами являются: приходно-кассовый ордер, или фискальный чек (в соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт и отдельные законодательные акты Российской Федерации»). Договор (если необходим в соответствии с законодательством), накладная или акт выполненных работ (оказанных услуг), счёт-фактура (когда её оформление требуется по действующему законодательству).

3. Заключаемые договоры должны иметь все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством. В предмете договора должны быть чётко указаны перечень и вид выполняемой работы, оказываемых услуг в полном соответствии с календарным планом и сметой расходов (со ссылкой на название реализуемого проекта), место выполнения работ, все необходимые количественные и качественные характеристики, в том числе сроки (начало и конец) выполнения работ.

4. Если выполнение работ требует лицензирования/аттестации, то необходимо, чтобы подрядчик имел соответствующий документ на осуществление данного вида деятельности. Копия документа должна быть приложена к финансовому отчёту.

5. Если подрядчик оказывает комплексные услуги для Грантополучателя в рамках проекта гранта, то необходимо в договоре, а также в акте выполненных работ (оказанных услуг) указывать стоимость, сроки, место выполнения каждого вида работ (услуг). Вместе с тем, Грантополучатель не может осуществить заключение договора на 100% необходимых для выполнения Гранта работ с одним подрячиком/исполнителем.

6. При заключении договора о безвозмездном оказании услуг волонтерам могут быть компенсированы затраты на проезд к месту выполнения добровольческой работы, проживание и питание по основным статьям расходов.

7. Если по гранту физические лица являются благополучателями (за исключением лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам), например, им оплачиваются билеты, проживание в гостиницах, на базах отдыха и в других местах проживания, вручаются призы, оказываются иные услуги и т.п., то их списки принимаются в отчётности только с полными паспортными данными и адресами места регистрации. Грантополучатель обязан взять у лиц, являющихся благополучателями, согласие на обработку и передачу их персональных данных в соответствии с действующим законодательством.

8. При наличии обоснованных вопросов по определенным расходам средств гранта и отчётным документам Грантодатель имеет право запросить дополнительные документы, необходимые для подтверждения этих расходов.

9. Средства гранта предоставляются для целевого использования. Целевым использованием признается такое, которое осуществляется в полном соответствии с условиями договора Гранта, включая все приложения к нему. В течение 3-х дней с момента возникновения необходимости внесения изменений в проект, поданный для участия в конкурсе (смета, план мероприятий, целевая аудитория, география проекта и т.д.), Грантополучатель обязан письменно оповестить Секретариат Конкурса. Письмо по изменению сметной стоимости направляется с приложением таблицы в формате Excel по перераспределению цен на товары и услуги. Согласованные изменения по факту осуществления закупок отражаются информационным письмом в финансовом отчете.

10. Грантополучатель обязан вернуть средства гранта, целевое расходование которых не подтверждено или не согласовано.

11. Финансовая отчетность должна содержать подтверждение
по всем статьям представленной на конкурс сметы:

· Вознаграждения специалистов. Копии первичных документов, предоставляемых для подтверждения:

Физические лица, работающие по гражданско-правовому договору:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг;

- акт выполненных работ (оказанных услуг);

- документ, подтверждающий оплату работ/услуг (акт передачи денежных средств, банковская выписка о переводе денежных средств).

Юридические лица:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг;

- акт выполненных работ (оказанных услуг);

- документ, подтверждающий оплату работ/услуг (банковская выписка
о переводе денежных средств, фискальный чек, счет на оплату).

· Издательско-полиграфические услуги, в том числе изготовление макета, разработка дизайна. Копии первичных документов, предоставляемых
для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг;

- документ подтверждающий оплату (фискальный чек, приходно-кассовый ордер);

- товарная накладная;

- техническое задание с описанием и приложением дизайн-макетов сувенирной продукции в цветном изображении на бумажном носителе
и стоимостью каждого вида продукции;

- акт выполненных работ, составленный в соответствии с техническим заданием;

- ведомость на раздачу продукции, атрибутики (Грантополучатель обязан взять у лиц, являющихся благополучателями, согласие на обработку и передачу их персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных») / акт расхода/списания продукции в массовом количестве в рамках проекта, подписанные Грантополучателями и командой проекта (Грантополучатель прикладывает фото-подтверждение «расхода» продукции).

· Расходы на подарки, сувенирную продукцию. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- документ, подтверждающий оплату (фискальный чек, приходно-кассовый ордер);

- товарная накладная;

- ведомость на раздачу продукции, атрибутики (Грантополучатель обязан взять у лиц, являющихся благополучателями, согласие на обработку и передачу их персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных») / акт расхода/списания продукции в массовом количестве в рамках проекта, подписанные Грантополучателями и командой проекта (Грантополучатель прилагает фото подтверждение «расхода» продукции).

· Расходы на проживание и питание. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- акт оказанных услуг с приложением списка ФИО проживающих
и питающихся лиц. Организация, предоставляющая услуги, должна представить согласие всех проживающих на обработку и передачу их персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- фискальный чек, квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать требования п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.

· Транспортные расходы (приобретение горюче-смазочных материалов, авиа- и железнодорожных билетов, аренда автотранспорта). Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- фискальный чек, подтверждающий факт оплаты покупки горюче-смазочных материалов;

- билеты и посадочные талоны в обе стороны;

- договор аренды с приложением характеристики арендуемого транспорта, времени аренды, стоимости почасовой оплаты, акт приема-передачи, подтверждение оплаты - фискальный чек или акт передачи финансовых средств.

· Аренда помещения. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер
или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору);

- акт приёма-передачи помещений при получении в аренду и акт приёма-передачи помещений при передаче их обратно собственнику (владельцу).

· Аренда оборудования. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с приложением характеристики арендуемого оборудования;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер
или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору);

- акт приёма-передачи оборудования при получении в аренду и акт приёма-передачи оборудования возврате их собственнику (владельцу).

При аренде оборудования в актах и в договоре аренды
(приложении к договору аренды) должен быть поименован весь перечень оборудования, сдаваемого в аренду, с указанием размера арендной платы,
а также сроки аренды оборудования.

· Информационные услуги (размещение информации о проекте
в средствах массовой информации). Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- техническое задание с описанием и приложением дизайн-макетов в цветном изображении на бумажном носителе;

- ссылки на размещение информации;

- скриншоты;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер
или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору);

- письмо-согласование использования логотипа Федерального агентства
по делам молодежи, ФГБУ «РеМЦ», ФГБУ «Роскультцентр»
(в случае использования).

· Приобретение оборудования. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- накладная с указанием перечня и характеристик приобретаемого оборудования;

- документ, подтверждающий оплату (фискальный чек).

· Расходные материалы и комплектующие изделия, инвентарь. Копии первичных документов, предоставляемых для подтверждения:

- договор с приложением характеристики оборудования, к которому приобретаются расходные материалы и комплектующие изделия;

- документ, подтверждающий оплату (фискальный чек).

· Расходы на покупку и/или создание программного обеспечения. Копии первичных документов, предоставляемых для подтверждения:

- 2-3 коммерческих предложения с подробным описанием аналогичного готового продукта;

- договор с указанием перечня необходимых услуг;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору);

- акт об оказании услуг.

· Расходы на создание и/или техническую поддержку сайта. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- 2-3 коммерческих предложения с подробным описанием аналогичного готового продукта;

- документ, подтверждающий оплату;

- техническое задание с подробным описанием и стоимостью каждого вида работ;

- акт выполненных работ, составленный в соответствии с техническим заданием;

- скриншоты;

- сертификат регистрации доменного имени.

· Расходы на телефонную связь, мобильную связь, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», почтовые расходы. Копии первичных документов, предоставляемых для подтверждения:

- договор с юридическим лицом-поставщиком услуг;

- документ, подтверждающий оплату (фискальный чек).

· Расходы на канцелярские принадлежности. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- фискальный чек;

- товарная накладная.

· Расходы на проведение мероприятий, реализуемых в рамках проекта. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня необходимых услуг;

- накладная с указанием перечня и характеристик приобретаемых услуг;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору).

· Иные расходы. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня необходимых услуг;

- накладная с указанием перечня и характеристик приобретаемых услуг;

- документ, подтверждающий оплату (приходно-кассовый ордер или фискальный чек или акт передачи денежных средств по договору).



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2018-09-16 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: