Развитие офисной автоматизации




Обработка данных (Data Processing) – процесс выполнения операций над данными. Он может осуществляться одним исполнителем или их группой в одной или нескольких системах, работающих параллельно. В последнем случае говорят о распределенной обработке данных – это методика выполнения заданий группой исполнителей.

Технология обработки данных прошла длинный путь, начавшись задолго до появления арифмометров и кассовых аппаратов. Сегодня обработка данных осуществляется обычно на персональных компьютерах или в сложной среде информационных сетей.

Часто офис рассматривается как средство обеспечения функционирования организационной структуры управления бизнес-процессами, поскольку возникающая в нем информация всегда имеет адресата – клиента, использующего эту информацию.

Информационная потребность – состояние отдельного лица, коллектива или системы, характеризующееся необходимостью получения информации для успешного достижения каких-либо целей или выполнения работы.

Основной социальной функцией работы служащих в офисе является решение следующей традиционной задачи: представить нужную информацию нужному человеку в нужное время. Операционно работа служащих в офисе складывается из чтения документов, их подготовки, размышления над изложенными в документах фактами, общения между собой и другими людьми. Основная информация сосредоточена в документе, являющемся организованным и устойчивым сочетанием текстовой, числовой и образной информации.

Понятие офиса имеет материальный (конторское помещение и оборудование) и организационный (формы и структура управления) компоненты. Офис может быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную структуру либо быть информационно-управляющей ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов.

Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

– автоматизация рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов (Office Automation). К ним в первую очередь относятся редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения, контроль исполнения поручений и т.п.;

– методические и программные средства поддержки принятия решений, которые, в отличие от средств предыдущей группы, являются специфическими для той или иной отрасли либо проблемы (Decision Suport System – DSS).

Использование для указанных целей вычислительной техники в офисах началось в 1960-х годах и прошло в своем развитии следующие три этапа: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Такой офис характеризуют три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация. Такой офис устойчив к переменам и по ряду показателей хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, работа с почтой, ведение картотек, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, планирование, работа за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением специализированных функций, подробным распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу. Соответственно, в нем организовано и применение средств вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т.д.

Электронный офис воплощает концепцию всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически исключить внутрифирменные представления документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.

Основные функции и средства электронного офиса следующие: общая обработка документов, их верификация и оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документами; поддержка способов общения, не покидая рабочего места; электронная почта; персональная обработка данных; обмен информацией между БД; контроль исполнения; управление личным временем; поддержка технического и профессионального инструктажа служащих; полиграфическое оформление документов; телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.

Электронный офис благодаря электронной почте и персональным ЭВМ увеличивает возможность обеспечения прямого взаимодействия людей (аналогично традиционному офису), не требуя при этом их физической концентрации в пределах одного местоположения.

Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.

Общим свойством офисных информационных систем (ОИС) является поддержка документооборота.

Специалисту в будущей профессиональной деятельности необходимо владеть следующими основополагающими понятиями.

Юридический адрес – совокупность данных о предприятии, включающая почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес.

Юридическая сила документа – свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документы имеют юридическую силу при наличии даты, подписи, печати и грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального утверждения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).

Формуляр – совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе.

Нормативный правовой акт – документ, изданный уполномоченным на то органом и содержащий нормы права, т.е. предписания постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

Глоссарий – собрание часто употребляемых слов и выражений; это подобие записной книжки, куда можно помещать часто используемые фрагменты текстов или графику под своим именем.

 






Читайте также:
Основные идеи славянофильства: Славянофилы в своей трактовке русской истории исходили из православия как начала...
Функции, которые должен выполнять администратор стоматологической клиники: На администратора стоматологического учреждения возлагается серьезная ...
Перечень документов по охране труда. Сроки хранения: Итак, перечень документов по охране труда выглядит следующим образом...
Социальные науки, их классификация: Общество настолько сложный объект, что...

Поиск по сайту

©2015-2022 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-04-03 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:


Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.011 с.