Первоначально для автоматизированной поддержки делопроизводства использовались текстовые редакторы, электронные таблицы, СУБД, различные языки запросов пользователя, средства графической обработки информации, средства для организации работы пользователей. С появлением интегрированных пакетов офисных систем все эти средства были объединены под стандартным интерфейсом.
Оптимальным решением для организации электронной обработки и хранения больших массивов документов различных типов на разных носителях является применение интегрированных систем, обеспечивающих:
– соответствие типов документов в предлагаемой технологии их обработки требованиям и стандартам, устанавливаемым в организации;
– масштабируемость и модифицируемость системы при изменении требований пользователя в перспективе;
– базирование системы на наиболее прогрессивных и проверенных временем решениях в области ПО.
Самые распространенные программные средства реализации офисных автоматизированных информационных систем:
– Lotus Notes (IBM);
– AV Object Office (Data General);
– Prefect Office (Novell);
– Borland Office (Borland);
– MS Office (Microsoft);
– OCIS.
Электронные таблицы:
– Lotus 1/2/3;
– MS Excel;
– Quattro Pro 5.0/6.0 для Windows.
Текстовые процессоры:
– MS Word Perfect для Windows;
– MS Word для Windows;
– Comfo text.
СУБД:
– Lotus Approach;
– Oracle, Informix, Sybase;
– Paradox 5.0 для Windows;
– MS Access;
– ComfoBase на основе стандарта SQL.
Электронная почта:
– Lotus cc-Mail/Notes Mail;
– AV on GO Office;
– Grup Wise;
– Object Echange;
– MS Mail для Windows;
– UnixMail.
Графические системы:
– Lotus Free-lance;
– AV Image;
– AppWare (графика и презентации);
– MS PowerPoint для Windows;. MS Paint.
Системы документооборота:
– WorkFlow;
– Agent (система рассылки);
– Envoy (публикация документов в сети);
– Work Group Enable Kit;
– OnTime.
Системы-планировщики:
– Lotus Organiser;
– InfoCentral для Windows;
– Doculive.
Преимущества пакетов офисных систем в следующем: общность интерфейса входящих в комплект приложений, высокая степень интеграции программ, низкая цена, менее жесткие за счет использования общих модулей требования к ресурсам. Стандартный базовый набор приложений – текстовый процессор, электронная таблица, СУБД – часто расширяется программами презентации, системами электронной почты и т.д.
Российская технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:
– четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;
– отслеживание всего комплекса работы с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.;
– ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.
Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству.
Основная проблема традиционной технологии – централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку данная технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от самих документов: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек. Другая особенность – относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.
Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем – обеспечение сопровождения безбумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. К системам автоматизации данной технологии относятся:
– «Дело-96» («Электронные офисные системы»);
– «Золушка-WIN» (НТЦ ИРМ).
Западная технология
Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников. Западная технология имеет следующие особенности:
– преимущественно горизонтальный характер движения документов, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
– отсутствие централизованного контроля;
– осуществление регистрации документов непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. При этом специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.
Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.
Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.
К системам данного направления относятся следующие.
Русифицированные версии популярных западных систем:
– DocsOpen (PC Docs);
– LinkWorks (DEC);
– Staffware (Staftware PLS);
– Lotus Notes (IBM).
Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:
– система Office Media компании lnterTrust, Москва (Lotus Notes);
– система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes);
– комплекс программ «Делопроизводство» фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);
– система «Золушка-Кабинет» НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);
– решения компании АО «Весть», Москва (DocsOpen);
– решения компании «Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);
– система Optima-WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).
Собственные разработки российских компаний:
– LandDocs компании «Ланит»;
– Effect Office компании «Гарант International»;
– «Документ2000» компании Telecom Service;
– «Крон» компании «Анкей»;
– «Евфрат» компании Cognitive Technologies.