В своей работе служащие отдела руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в части, необходимой для исполнения должностных обязанностей, в том числе Федеральным законом от 27.07.2004г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства экономического развития Российской Федерации, правовыми акты Федеральной регистрационной службы, Положением об Управлении, Служебным распорядком Управления, приказами и распоряжениями руководителя Управления, Положением об отделе и должностными регламентами.
Анализ нормативно-правовой базы отдела показал, что относительно специальных систем документации, функционирующих в Управлении, существует и продолжает регулярно пополняться и совершенствоваться достаточно подробная и качественная нормативная база. В частности, нормы регулирующие делопроизводство тех или иных процессов в рамках осуществления функций Росрегистрации и ее территориальными органами, содержатся и на уровне федерального законодательства, и в отдельных постановлениях правительства РФ1 и в приказах Министерств и ведомств РФ. Кроме того, в рамках административной реформы разрабатываются и внедряются административные регламенты исполнения отдельных государственных функций и предоставления услуг1, которые содержат подробные процедурные описания технологии осуществления этих функций, и содержат, в том числе, вопросы, касающиеся документационного сопровождения всех процессов.
|
|
Таким образом, подобные регламенты, единые для исполнения всеми органами государственной власти, являются нормативными правовыми актами прямого действия.
Что касается общего делопроизводства, то здесь наблюдается качественно иная ситуация. Инструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе создавалась еще на основе разработанной и действовавшей до 2006 года Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Она имеет лишь небольшие отличия в части индивидуализации ее положений для конкретной структуры. Кроме того, Инструкция Федеральной регистрационной службы вводилась как временная на ранних стадиях функционирования службы, и по этой причине не только не соответствует Типовой инструкции, но и не содержит конкретики организационных моментов. Впоследствии вся сложившаяся технология должна была получить свое отражение в итоговом документе – новой Инструкции по делопроизводству, однако этого не произошло.
В сентябре 2005 года в Управлении была введена собственная Временная инструкция по делопроизводству1. Фактически данный документ по содержанию повторяет рассматриваемую выше Инструкцию Федеральной регистрационной службы. Такой подход также нельзя считать верным, поскольку данная инструкция нуждается в адаптации не только с точки зрения ее соответствия нормам Типовой инструкции, но и сточки зрения специфики Управления. Формальный характер инструкции привел к необходимости издания отдельных распорядительных документов по конкретным организационным и процедурным моментам. В частности, отдельными приказами устанавливаются: требования к порядку разработки и оформления локальных актов, порядок использования гербовых бланков1, процедура постановки документов на контроль и снятие с контроля.
|
|
Таким образом, установлена необходимость совершенствования нормативной базы общего делопроизводства на локальном уровне. Перед организационно-контрольным отделом стоит задача по разработке качественной инструкции по делопроизводству.
При организации работы с документами в отделе используются традиционные технологии автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе СУБД Lotus Notes. («безбумажный» документооборот). Указанная система функционирует также и в обособленных подразделениях Управления. В отделе установлены два модуля системы: «Служебная корреспонденция» и «Контроль исполнения документов».
С помощью указанной системы:
- автоматизирован процесс регистрации входящей корреспонденции;
- автоматизирован процесс регистрации исходящей корреспонденции, причем в случаях, когда исходящая корреспонденция является ответом на входящую, фиксируется ссылка на входящий документ;
- осуществляется контроль прохождения документов по исполнителям;
- осуществляется контроль сроков исполнения документов;
- осуществляется быстрый поиск документов по различным реквизитам;
- создана база данных документов за несколько лет.
Регистрация приказов и распоряжений руководителя также ведется в базе Lotus Notes, система регистрации приказов позволяет выводить реестры зарегистрированных документов на печать и вести качественный контроль исполнения документов. Однако следует отметить, что заявления, служебные и докладные записки не заносятся в базу, а регистрируются в журнале.
|
|
Для организации работы с обращениями граждан и контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в Управлении функционирует программа на базе СУБД Access «Кодекс: Письма и обращения граждан». С помощью этой программы выводится форма отчетности по обращениям граждан, направляемая в Росрегистрацию.
Итак, в отделе используется частичная автоматизация, основанная на использовании СУБД Lotus Notes и Access «Кодекс: Письма и обращения граждан». Данная система имеет достаточно большое распространение в органах исполнительной власти и обладает широкими возможностями по построению эффективной поисковой системы.
Заключение
Управление является структурным подразделением. В деятельности отдела выделены два направления: организационно-контрольное (планирование, контроль, обращения граждан, проведение совещаний, семинаров, проверок) и делопроизводство. В своей работе отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента России, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами министерств и ведомств Российской Федерации, положением об Управлении, распорядительными документами Управления и настоящим положением.
Должностные обязанности между служащими отдела распределены равномерно. В отделе практикуется взаимозаменяемость работников, что позволяет не нарушать рабочий процесс во время ежегодных отпусков служащих отдела, либо при наступлении их нетрудоспособности. Однако, в случае, когда несколько служащих занимают одинаковые должности, их деятельность регламентируется одним должностным регламентом, в то время как характер выполняемых функций может быть различным. Выход здесь может быть найден путем выделения в структуре отдела рабочих мест и составления регламентов на каждое такое место.
В ходе прохождения практики в Пограничном Управлении ФСБ РФ по Челябинской области были выявлены следующие аспекты деятельности отдела.
Проведенный анализ документов, регламентирующих деятельность отдела, установлена необходимость разработки инструкции по делопроизводству, которая должна четко и подробно устанавливать правила документирования и организации работы с документами, а также организационные и процедурные моменты деятельности. От того, насколько детально и полно будет описана система планирования, контроля исполнения документов зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности Управления.
Наличие в отделе автоматизированных информационных систем позволяет оперативно и более качественно работать с документами. Однако необходимо внутреннюю корреспонденцию также регистрировать в единой электронной базе. В целом отдел Пограничного Управления справляется со своими должностными обязанностями.
Список использованной литературы
1. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ // Российская газета. 2006. 5 мая.
2. О государственной гражданской службе Российской Федерации: Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. М.: Омега-Л, 2008. 80 с. 165
3. О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним: Федеральный закон от 21 июля 1997 г. № 122-ФЗ (с послед. изм.) // Собрание законодательства РФ. 1997. № 30. Ст. 3594; 2008. № 20
4. Об утверждении правил ведения ЕГРП на недвижимое имущество и сделок с ним: Постановление Правительства РФ от 18 февраля 1998 г. № 219 (с посл. изм.) // Собрание законодательства РФ. 1998. № 8. Ст. 963; 2002. № 41. Ст. 3983; 2003. № 37. Ст. 3584; 2004. № 47. Ст. 4652; 2006. № 48. Ст. 5038
5. Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним: Приказ Министерства юстиции РФ от 14 сентября 2006 г. № 293 // Российская газета. 2006. № 4178
6. Об утверждении Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти: Приказ Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 // Российская газета. 2006. 7 февраля № 24
7. Об утверждении временной инструкции по делопроизводству в Главном Управлении Федеральной регистрационной службы по Челябинской области: Приказ Главного Управления Федеральной регистрационной службы по Челябинской области от 6 сентября 2005 г. № 93-о (документ не опубликован)
8. Об утверждении положения о локальных правовых актах Управления Федеральной регистрационной службы по Челябинской области: Приказ Управления Федеральной регистрационной службы по Челябинской области от 28 февраля 2002 г. № 55-о (документ не опубликован)
9. Об утверждении инструкции о порядке использования гербовых бланков документов Управления Федеральной регистрационной службы по Челябинской области: Приказ Управления Федеральной регистрационной службы по Челябинской области от 28 марта 2008 г. № 83-о (документ не опубликован)
10. Об утверждении Положения по обеспечению контроля в Управлении Федеральной регистрационной службы по Челябинской области за исполнением документов, поручений федеральных органов государственной власти РФ, органов государственной власти Челябинской области, руководителя Управления: Приказ Управления Федеральной регистрационной службы по Челябинской области от 11 апреля 2008 г. № 98-о (документ не опубликован)
11. Об утверждении Положения о порядке работы с обращениями граждан и представителей юридических лиц в Управлении Федеральной регистрационной службы по Челябинской области: Приказ Управления от 29 мая 2008. № 130-о (документ не опубликован).