Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)
Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.
1. Существенное возрастание количества документов, циркулирующих в системах управления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов управления.
2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.
3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потоках и организации групповой работы над документом.
4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.
5. Усложнение структуры документов; использование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.
6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения) к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.
7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).
Требования к электронным системам управления документооборотом
Исходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, делопроизводства и архивирования.
1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла.
2. Отсутствие в системе внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.
3. Взаимодействие со сложившимися информационными транспортными средами и техническими средствами.
4. Организация и поддержка регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или их частям.
5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных документов в электронную форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться специальная техника, исключающая повреждение раритетов.
6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый поиск, авто-реферирование, авто-рубрицирование, формирование словарей предметных областей -тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств поиска по понятиям).
7. Использование в качестве средства хранения описаний профилей организаций, их пользователей и регистрационных карт документов стандартных индустриальных систем управления базами данных (СУБД -Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБД использовать интерфейсы ODBC / JDBC.
8. Обеспечивать независимость от системно-технической платформы.
9. При создании документальных систем должны использоваться стандартные индустриальные средства и языки разработки, доступные для владельца системы.
10. В отдельных случаях государственному или корпоративному владельцу системы должны быть доступны исходные коды системы для гарантированного обеспечения ее функционирования.
11. Графические интерфейсы пользователя должны быть дружественны, интуитивно понятны, выполнены в стиле, соответствующем окружению (операционной системы).
12. Система должна быть проста в использовании. Обучение пользованию не должно занимать более одного рабочего дня.
13. Система должна быть настраиваемым приложением, а не набором инструментальных средств.
14. Все службы системы должны быть выполнены на языке страны использования с учетом его морфологических особенностей.
15. Обеспечивать одновременную совместную работу более одной документальной среды, более одного офиса.
16. Обеспечивать слияние двух и более систем в одну и разделение работающей системы на две и более.
17. Обеспечивать стандартное взаимодействие и интеграцию с любыми офисными приложениями как ныне используемыми, так и вновь появляющимися.
18. Обеспечивать распределенное управление, как всей документальной средой, так и ее компонентами.
19. Обеспечивать интеграцию со стандартными офисными приложениями и службами.
Электронная система управления документооборотом должна обеспечивать описание организационно-штатной структуры, поддерживать распределенное управление доступом, как из локальных сетей, так и с использованием технологии "Интернет" и использовать лингвистические технологии в национальном исполнении.
Для обеспечения вышеизложенных требований система должна состоять из следующих модулей - подсистем.