Необходимость в этом модуле вызвана высокой трудоемкостью и стоимостью работ по адаптации существующих систем. С помощью модуля "Описание и настройка деловых процессов" владелец системы формально описывает организационно-штатную структуру организации, права пользователей и подразделений на доступ к архивам, документам или их частям, категории документов, стандартные маршруты движения категорий документов. Вложенные деловые процессы и функции должны поддерживать механизмы наследования прав доступа.
Результатом работы модуля является стандартное представление структуры организации в виде трансформированной трехуровневой парадигмы "Организация - Подразделение - Сотрудник" независимо от реального количества иерархических уровней в системе управления. Описание организационно-штатной структуры сохраняется в репозитории документальной системы.
Работа с персоналом
Обобщенное управление персоналом как кадровая задача и как информационная подсистема позволяет практически реализовывать должностные инструкции и положения о подразделениях в части прав на доступ к документам или их компонентам в виде ролевых назначений. Модуль позволяет управлять исполнением работ/документов независимо от присутствия того или иного лица. Профили пользователей (сотрудников, подразделений, организаций) сохраняются в репозитории документальной системы. Одному пользователю может быть назначена более чем одна роль -набор исполняемых деловых функций.
Работа с документами
Модуль реализует непосредственный доступ к документам и наборам папок. Каждый документ автоматически при создании получает свое уникальное имя - идентификатор. Обычно имя - идентификатор это составная запись, включающая в себя информацию о категории документа, дате создания, дневной номер, код автора и т.д. Структура имени - идентификатора определяется административно. Каждому подразделению и всем пользователям системы сопоставляется уникальный код и стандартный набор папок. Стандартный набор папок определяется административно. При необходимости пользователю должны быть делегированы права для работы с нестандартными структурами документов, В качестве графического интерфейса пользователя должен быть использован один из стандартных интерфейсов окружения. Например, Outlook из набора программ MS Office. Источником документа может быть любое зарегистрированное в документальной системе офисное приложение, в том числе службы электронной почты.
Редактор запросов
Реализация доступа к базе данных, управляемой одной или более СУБД. Наличие этого модуля позволяет сделать систему независимой от используемых СУБД, числа пользователей, количества офисов. Использование модуля позволит поддерживать высокую защищенность системы в целом.
Управление качеством
Контроль исполнительской дисциплины и управление временными интервалами, маршрутизация, поддержание профиля стандартов организации. Профиль стандартов регламентирует количество, состав, внешний вид категорий документов и соответствующих им документальных форм, должностные инструкции персонала и положения о подразделениях, описание маршрутов движения категорий документов, формальные ссылки на внутренние и внешние нормативные акты и регламенты.
Публикатор
Документ в финишном представлении должен быть представлен в виде (формате), не допускающем последующих изменений и обеспечивающем однозначное последующее воспроизведение, например, распечатку. В качестве такого формата может быть предложен файловый формат PDF. Документы, подлежащие публикации с доступом через Интернет, автоматически представляются в формате HTML.
Архиватор
Поддерживаются две модели архивации. Первая оставляет в документальной среде регистрационную карточку, а тело документа сохраняется на носителе, не допускающем повторного использования, например CD ROM. В регистрационной карточке вместо пути к телу документа (файлу, набору файлов, папкам и т.д.) сохраняется уникальное имя архивного носителя и, возможно, командную последовательность для обращения к этому носителю.
При архивации по второй модели переносится в архив полное представление о документальной среде за период времени. На носителе, не допускающем повторного использования, сохраняются как регистрационные записи, так и тела документов. Таким образом, могут сохраняться, например, отчетности прошлых периодов.
Интернет - доступ
Модуль взаимодействует с репозиторием документальной системы.
Часть документов подлежит публикации с доступом из корпоративной (отраслевой) сети в режиме интранет (многоофисный режим).
В других случаях документ должен быть представлен в Интернет полностью, частично, в сочетании с другими документами в соответствии с профилем стандартов.
Для поддержания лингвистически зависимых функций полнотекстового поиска, оптического сканирования и распознавания, авто-реферирования и авто-рубрицирования в каждом языковом варианте системы должны быть представлены модули:
Полнотекстовый поиск
Полнотекстовый поиск осуществляется по полнотекстовому индексу. Индекс может размещаться на сервере, на рабочем месте или комбинировано. Индексирование документов должно осуществляться по административно назначаемой дисциплине - непосредственно по поступлении или дежурное по времени суток. Полнотекстовый поиск должен поддерживать обработку, как непосредственных текстов, так и графических изображений, содержащих надписи. Последнее крайне важно для организации взаимодействия с ГИС (Географическими Информационными Системами) и создания технических архивов.