Понятие, функции и значение документов в управлении

Тема 1. Предмет – ДОУ

Понятие ДОУ и документирования.

Организация работы с документами.

Понятие, функции и значение документов в управлении

Нормативно-методическая основа ДОУ

Служба документационного обеспечения управления

Понятие ДОУ и документирования.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными до­кументами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, до­ведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведе­ния итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в доку­ментированном виде. ДОУ рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполне­ние её функциональных задач, т. к. работники сферы управле­ния затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабо­чего времени.

От организации ДОУ зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традици­онных правил ДОУ (регистрация документов, со­гласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хра­нение и т. п.)

ДОУ состоит из двух неразрывно связанных ком­понентов:

• документирования;

• организации работы с документами.

Документирование - запись информации на различных носи­телях по установленным правилам.

В современном ДОУ сочетается работа с бумаж­ными документами и с документами, представлеными в электронной форме. Электронные документы после вывода на пе­чать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на ком­пьютере, с помощью факс-модема может быть принят на лю­бом факсе в бумажном виде.

Организация работы с документами.

Организация работы с документами - организация документо­оборота, хранения и использования документов в текущей дея­тельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или пе­редачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок со­ставления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации со­ставляют систему делопроизводства.

Система делопроизводства представляет собой совокупность:

• общеизвестных принципов обработки документов;

• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

• используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

• сложившихся национальных традиций работы с документами;

• установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

• квалификации работников делопроизводственной службы пред­приятия.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию ДОУ, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответ­ственные за ведение ДОУ.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции службы ДОУ.

Понятие, функции и значение документов в управлении

Любое управленческое решение выносится на основе инфор­мации.

Правильность принятого решения зависит:

• от полноты представленной информации;

• достоверности информации;

• своевременности ее представления.

Информация может быть представлена:

• в устной форме;

• в документированной форме.

Термин "документ" появился в России в 18 веке и означал «способ доказательства".

Документы имеют большое значение в управленческом про­цессе, т. к. они:

• отражают деятельность организации;

• на их основе принимаются управленческие решения;

• являются главным аргументом в спорных ситуациях;

• являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Документ обеспечивает:

• закрепление информации;

• сбор информации;

• обработку информации;

• передачу информации;

• использование информации;

• хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, на­пример:

• учет - с написанием различных отчетов;

• планирование - с составлением планов;

• инструктирование - с разработкой методик, инструкций;

• руководство - с изданием приказов, распоряжений.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Понятие "документ" многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.

Документ представляет собой результат отображения информа­ции о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Документ может быть:

• носителем информации (в сфере информационных технологий);

• средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);

• способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);

• источником фактов (в науке).

Документы многофункциональны.

К основным функциям документов можно отнести:

• информационную (документирование, хранение и предостав­ление информации);

• управленческую (с помощью документов решаются управлен­ческие вопросы);

• коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

• правовую (документ может являться письменным доказатель­ством в суде и быть источником права, например, закон);

• организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должно­стная инструкция);

• научно-историческую (с помощью архивных документов со­храняется историческое, научное и культурное наследие).