Организация документооборота заключается в соблюдении правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении.
Объем документооборота определяется общим количеством документов, поступающих в организацию или созданных в ней за определенный период. Организация документооборота в системе органов внутренних дел основывается на требованиях нормативных актов МВД России.
Инструкция по делопроизводству «Об утверждении инструкции по делопроизводству в системе органов внутренних дел Российской Федерации) устанавливает систему делопроизводства в органе внутренних дел, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан.
Табель документов – это перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел. При этом запрещается создавать документы, не утвержденные табелем. Новые формы вносятся в табель в строго установленном порядке.
Альбом форм документов – это сборник прошедших унификацию формуляров документов, т.е. образцов применяемых управленческих документов, в которых приведено строго определённое расположение реквизитов, а текст выполнен в трафаретной, анкетной или табличной форме.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, созданных в организации (органе внутренних дел), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы для документов, т.к. содержит исчерпывающий перечень наименований дел, в которых должен найти место любой управленческий документ. В номенклатуре дел указывается:
|
|
- наименование раздела для каждого дела, которое соответствует структурному подразделению либо одному из направлений деятельности органа внутренних дел;
- заголовок для каждого дела, в котором указываются признаки документов, хранящихся внутри дела.
Практика свидетельствует, что в настоящее время имеется тенденция усложнения системы организации документооборота, происходит рост объёма различных документов. В этой связи возникает очень сложная и важная задача по сокращению объёма документооборота и его организации на научной основе.
В делопроизводстве выработан научный подход для правильной организации и сокращения документооборота.
Его основными правилами являются:
1. Прямоточность движения документов (исключение потерь времени на возвратные движения), которая обеспечивается разработкой схем прохождения основных управленческих документов в структуре органа внутренних дел.
2. Ритмичность движения документов (сокращение любых «простоев»), которая обеспечивается обязательным контролем этапов движения документа.
3. Единый порядок движения однотипных документов обеспечивается применением Табеля форм документов.
4. Выполнение стандартных документационных операций над всеми документопотоками (максимальное сокращение инстанций на маршруте движения документов), которое обеспечивается организацией делопроизводства в соответствии с ведомственной Инструкции по делопроизводству.
При организации делопроизводства необходимо выделять информацию, касающуюся признака документа, которая позволяет хранить документы упорядоченно (систематизированно).
|
|
Одним из таких признаков является документопоток. Он образуется в процессе движения документа между двумя структурами управления. Это простейший признак систематизации документов. В одном документопотоке объединяются документы разных видов. Общим для них является направление движения документов.
Исходя из системы отношений, как правило, выделяют три основных документопотока:
1. Исходящие документы – создаются в органе внутренних дел и предназначены для отправки в адрес других органов, организаций, учреждений.
2. Входящие документы – приходят на почтовый адрес (по факсу, нарочным и т.п.) органа внутренних дел.
3. Внутренние документы – не предназначены для отправки в другие организации и или учреждения. Они служат для решения внутриорганизационных вопросов.
Отчеты по объему документооборота в органах внутренних дел составляются ежеквартально.
Общий объем входящих, исходящих и внутренних документов подсчитывается на основе их учёта (регистрации) по всем подразделениям МВД России. При этом учитывают только оригиналы управленческих документов. Письма граждан, копии и дубликаты документов не учитываются.
Входящие и исходящие документопотоки имеют стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемы движения внутренних документов, которые составляют значительный объем документооборота и обычно не имеют постоянных маршрутов своего движения. Именно внутренние документы более всего нуждаются в значительном сокращении.
|
|
Отчеты по объему документооборота являются предметом анализа в органах внутренних дел (аппарате Министерства) и содержат информацию, котораяпозволяет совершенствовать управление, а именно:
1) выявлять закономерности в колебаниях объема основных документопотоков в структуре органов внутренних дел;
2) выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов;
3) оптимизировать маршруты движения документов;
4) совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки (структуру секретариатов и функции его персонала);
5) рассчитывать штаты отдельных организационных структур, непосредственно обслуживающих документопотоки.
Таким образом, организация работы с документами включает в себя документооборот, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Главным правилом документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Поэтому рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:
- движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями;
- маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.
Движение документов осуществляется посредством выполнения ряда делопроизводственных операций. Причем эти операции различаются для каждого потока документов (исходящих, входящих и внутренних). Рассмотрим их подробнее.
Документооборот входящих документов образуется из ряда последовательных стадий: приема документов (первичная обработка); регистрации документов; предварительного рассмотрения документов; доклада документов руководству; передачи документов на исполнение; исполнения документов и контроля их исполнения; приема исполненных документов, снятия их с контроля.
1. Прием документов. Доставка документов в органы внутренних дел осуществляется, как правило, средствами почтовой и фельдъегерской связи, электросвязи, курьерами.
Прием документов включает:
1) проверку правильности его доставки;
2) проверку сохранности упаковки (пакета, конверта);
3) вскрытие конвертов. Поступившая в подразделение делопроизводства и режима корреспонденция вскрывается, за исключением конвертов с пометкой «Лично». Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику;
4) проверку правильности вложений. При вскрытии конвертов проверяются правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на пакете.
В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров, указанных на пакете, номерам вложенных документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в подразделении делопроизводства и режима, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.
2. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Значение регистрации заключается в подтверждении факта создания или получения документа. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел закрепила примерный перечень нерегистрируемых документов.
К нерегистрируемым документам относятся: периодические издания (журналы, газеты, сборники); литературные произведения; научные труды; плакаты; рекламные извещения; проспекты; поздравительные письма и телеграммы; соболезнования; сообщения о заседаниях, совещаниях, занятиях; первичные документы бухгалтерского учета; прейскуранты; письма и рапорты о командировках и отпусках. В каждом органе внутренних дел разрабатывается собственный перечень нерегистрируемых документов.
Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная (наиболее распространена), карточная (распространена в странах Европы) и автоматизированная.
3. Предварительное рассмотрение. Документы, адресованные руководству органа внутренних дел, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима, а затем направляются непосредственно руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документа проводится в целях распределения поступивших документов на потоки документов:
-требующих обязательного рассмотрения руководством органа внутренних дел;
-направляемых непосредственно в структурные подразделения и отдельным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в органе внутренних дел распределения служебных обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или конкретным должностным лицам.
4. Доклад документов руководству. Корреспонденция докладывается руководителю органа внутренних дел, как правило, в день ее поступления.
На данной стадии можно выделить несколько этапов:
а) рассмотрение документов. Руководитель органа внутренних дел должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а так же срок и порядок исполнения документа.
б) Оформленue резолюций. Результаты рассмотрения документа руководитель отражает в резолюции, которая выполняется на документе, отдельном листе либо на специальном бланке.
в) Регистрация резолюции. Рассмотренныеруководителем документы возвращаются в подразделение делопроизводства и режима. Далее сотрудник подразделения отражает в регистрационном журнале, где зарегистрирован рассмотренный документ содержание резолюции руководителя.
5. Передача документов на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц). Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Служебные документы передаются исполнителю под расписку в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов с проставлением даты получения (при передаче документов с пометками «Весьма срочно», «Срочно» проставляют также время получения).
6. Исполнение документов и контроль их исполнения. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю органа внутренних дел или структурного подразделения органа внутренних дел. При этом исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.
Немаловажное значение имеет контроль исполнения документов и поручений. Контроль - это совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и полного выполнения документов и поручений. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
Контроль исполнения поручений включает:
- систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек;
- периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений;
-осуществление по указанию соответствующих руководителей проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководителям;
- подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.
Выставление контрольной карточки исключительная функция субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы без документационным путем.
Виды контроля за выполнением поручений:
1) промежуточный за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения;
2) заключительный, который осуществляется по окончании выполнения поручения в целом.
Субъект контроля в порядке промежуточного контроля осуществляет:
- периодический сбор сведений о ходе исполнения документа;
- анализ полученной информации, при необходимости готовит предложения руководству ОВД по обеспечению своевременного исполнения поручений;
- проверку фактического выполнения поручений, с привлечением в случае необходимости сотрудников других подразделений.
7. Прием исполненных документов, снятие их с контроля. Исполненные документы сдаются в подразделение делопроизводства и режима. При приеме исполненных документов проверяются правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений.
Прием исполненного документа подразделением делопроизводства и режима означает окончание документооборота входящего документа. Это свидетельствует о том, что работа с документом окончена.
Документооборот исходящих документов. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы (письма, обзоры, справки, отчеты). После получения указания на разработку документа осуществляются разработка проекта документа, его согласование с заинтересованными лицами, корректировка по результатам согласования. Далее исходящий документ оформляется в соответствии с установленными правилами, подписывается и при необходимости утверждается.
Перечисленные операции являются документированием, т.е. составлением документа. Недооформленные или неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и подлежат возврату исполнителю.
После составления исходящего документа начинается его документооборот, который складывается из следующих стадий: регистрации; упаковки; отправки (рассылка).
1. Регистрация документа. Регистрация (учет) исходящего документа осуществляется аналогично регистрации входящего документа, с той лишь разницей, что осуществляется в журнале или карточке учета подготовленных несекретных документов.
2. Упаковка документа включает в себя следующие операции: написание на конверте адреса; вложение документа в конверт; составление реестра и сдачу корреспонденции на предприятие связи. Все указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работниками канцелярии.
3. Отправка (рассылка) документа осуществляется службой документационного обеспечения. Документы, отправляемые органами внутренних дел, передаются почтовой связью, электросвязью и с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных (МСПД). Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
В органах внутренних дел отправка документов нередко осуществляется отделом Государственной фельдъегерской службы при Правительстве Российской Федерации, обслуживающим фельдъегерской связью МВД России.
Документооборот внутренних документов.
Д окументирование внутренних документов осуществляется аналогично документированию исходящих документов и включает в себя: получение указания на разработку документа; разработку проекта документа; согласование его содержания с заинтересованными лицами; корректировку и оформление документа.
Документооборот внутренних документов можно представить следующим алгоритмом: регистрация; передача на исполнение (доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен); исполнение и контроль за ним; прием исполненного документа; снятие его с контроля.
1. Регистрация документа. Внутренние документы регистрируются вместе с исходящими.
2. Передача документа на исполнение (доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен).Подготовленные документы внутреннего обращения (планы, справки и т. д.) передаются в другие подразделения органа внутренних дел под расписку в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов; несекретные и для служебного пользования без регистрации.
3. Исполнение документа и контроль его исполнения осуществляется аналогично порядку работы с входящим документом.
4. Прием исполненного документа, снятие его с контроля.
Прием исполненного документа подразделением делопроизводства и режима означает окончание документооборота внутреннего документа.