Предметом документирования называются все обстоятельства, которые подлежат установлению при решении тех или иных задач ОРД. Зная предмет документирования, можно четко представить, в каком направлении и по поводу каких фактов, обстоятельств и лиц необходимо осуществлять ОРМ, и документировать полученные при их осуществлении фактические данные, определить направления расследования по уголовному делу, документировать обстоятельства, необходимые для процессуального доказывания. Правильное определение предмета документирования придает ОРД целеустремленный характер.
Фактические обстоятельства, составляющие предмет документирования, неодинаковы. Это объясняется разнородностью задач ОРД и доказываемых общественно опасных деяний. Очевидно, что обстоятельства, подлежащие документированию при выявлении преступлений и лиц, их совершивших, будут иными, чем при документировании с целью предупреждения преступлений. Различаются в своем конкретном проявлении обстоятельства, подлежащие документированию при выявлении различных видов преступлений.
По каждому изучаемому событию или лицу предмет документирования устанавливается должностным лицом ОРО применительно к тем обстоятельствам, которые связаны с решением тех или иных задач ОРД.
Вместе с тем есть круг вопросов, исследование которых является обязательным при документировании. Это связано прежде всего с выявлением любых преступлений и лиц, их совершивших. В этом случае цель и задачи ОРД предопределяются целями доказывания по уголовному делу и теми обстоятельствами, которые подлежат доказыванию в уголовном процессе. Они определены ст. 73 УПК:
1) событие преступления (время, место, способ и другие обстоятельства совершения преступления);
2) виновность лица в совершении преступления, форма его вины и мотивы;
3) обстоятельства, характеризующие личность обвиняемого;
4) характер и размер вреда, причиненного преступлением;
5) обстоятельства, исключающие преступность и наказуемость деяния;
6) обстоятельства, смягчающие и отягчающие наказание;
7) обстоятельства, которые могут повлечь за собой освобождение от уголовной ответственности и наказания;
8) обстоятельства, способствующие совершению преступления.
Документирование в ОРД может быть рассмотрено как процесс отражения в служебных документах фактических данных, полученных в результате оперативно-розыскных мероприятий и как процесс познания, имеющий особую правовую природу, осуществляемый в целях решения задач ОРД.
Основу документирования, осуществляемого в ОРД, составляют общие правила документирования любой информации, ее защиты, установленные законами РФ. Так, ст. 2 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» документированная информация понимается как документ, в котором зафиксированы сведения с реквизитами, позволяющими их идентифицировать. В соответствии с данным ФЗ (ст. 5) документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, под которыми понимаются не только отдельные документы, но и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (ст. 2). Это могут быть банки данных, архивные фонды и отдельные дела — накопители информации.
Ст. 5 данного ФЗ установлено, что документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.
Документированная информация, предусмотренная ст. 73 УПК, на основе которой устанавливается наличие или отсутствие обстоятельств, подлежащих доказыванию при производстве по уголовному делу, а также иных обстоятельств, имеющих значение для уголовного дела, становится доказательством.
Порядок сбора, проверки и оценки документированной информации в уголовном судопроизводстве установлен ст. 86—88 УПК.
Иной правовой режим документирования информации установлен при получении фактических данных в процессе осуществления ОРД.
В соответствии со ст. 10 ФЗ об ОРД документирование в ОРД осуществляется по ДОУ в целях собирания и систематизации сведений, проверки и оценки результатов ОРД, а также принятия на их основе соответствующих решений. Однако документирование информации осуществляется на практике не только по ДОУ.
Документируется информация, добываемая до заведения ДОУ, в частности, в процессе осуществления поисковой работы, когда признаки общественно опасного деяния и лица его совершившие, еще не выявлены.
Процесс документирования имеет место при проверке первичных сведений о преступлениях, осуществлении негласного контроля за отдельными лицами, частными детективами и охранными организациями, предупреждении преступлений и решении других задач ОРД.
Таким образом, документирование фактических данных, полученных в процессе осуществления ОРД, составляет основу этой деятельности, обеспечивающей, прежде всего, сохранение добываемой информации. Документирование выполняет еще одну важную функцию — идентификацию отраженных в документах данных, необходимых для обнаружения искомых объектов, последующего их собирания, проверки, оценки и использования.
Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Юридическую силу документированная информация приобретает после подписания документа должностным лицом в порядке, установленном органом, осуществляющим ОРД.
Включаемая в информационные ресурсы документированная информация является средством ее последующего отыскания в информационных системах, интеграции зафиксированных в документах данных, их анализа и использования в ОРД. Документирование в ОРД имеет своими целями не только фиксирование в служебных документах фактических данных. Отраженные в них сведения могут служить средством получения процессуальных доказательств для их использования в уголовном судопроизводстве.