РАЗДЕЛ 4. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫМИ ПРОЦЕССАМИ
ТЕМА 4. ГРУППА, ЕЕ ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ И РАЗВИТИЕ
ПОНЯТИЕ И ТИПЫГРУПП
Большинство людей почти всю свою сознательную жизнь проводят в организациях, живут по ее законам, взаимодействуют с другими членами организации. Установление органичного взаимодействия человека и организации является одной из важнейших задач менеджмента.
Входя в новую организацию, человек сталкивается с организационным окружением и, прежде всего, с группой, в рамках которой он будет работать. Для более полного понимания сущности группы приводим несколько определений разных авторов.
Группа -
· двое или более людей, которые общаются между собой и влияют друг на друга;
· объединение людей, в котором имеет место единство деятельности, условий, обстоятельств, признаков;
· относительно обособленное незначительной численности объединение людей для достижения общей (групповой) цели
Существуют разные критерии (признаки), по которым можно классифицировать группы. Например, выделяют малые и большие группы.
Малая группа — два лица или более, в которых имеется возможность непосредственно личных контактов каждого члена группы с другими ее членами. Идеальной считается группа численностью 5-7 человек. Члены малой группы обладают развитым чувством принадлежности к ней.
Большая группа — группа численностью, как правило, более 15-25 человек. Члены больших групп встречаются между собой очень редко. При увеличении размера группы эффективность ее деятельности снижается. Поэтому далее будут рассматриваться только малые группы.
Любая организация в период образования является, по существу, малой группой. По мере становления и развития, достигнув определенной численности, организация вынуждена разделиться на группы и функционировать как объединение групп, являющихся автономными субъектами поведения.
Следует различать формальные и неформальные группы.
Формальная группа — группа, выполняющая закрепленную за ней функцию, связанную с основной функцией организации. Это, по существу, структурное подразделение организации. Формальные группы создаются руководством организации для закрепления разделения труда и выполняемых ею функций. Функции и задачи, связи и отношения этих групп с другими группами определяются в соответствующих документах. Наиболее важным среди них является «Положение о подразделении».
Неформальная группа — группа людей, объединенная какой-либо целью, в которой внутренние связи и межличностные отношения не закреплены в документах.
Неформальные группы создаются членами организации, в соответствии с их общими интересами, увлечениями и взаимными симпатиями.
Причинами, заставляющими людей объединяться в неформальные группы, являются определенные потребности:
• защиты интересов;
• помощи;
• общения;
• получения информации и т.п.
В неформальной группе может быть неформальный лидер, но могут быть неформальные группы и с одинаковым статусом всех участников.
Неформальные группы существуют почти во всех формальных организациях. Они образуются в силу определенных личных качеств членов коллектива, их целей, интересов, взглядов и т.п. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существования неформальных групп.
В формальной организации может быть несколько неформальных групп. Это объясняется тем, что люди, общаясь и взаимодействуя друг с другом в формальной организации, объединяются в группы по интересам, личным привязанностям, симпатиям для удовлетворения своих личных и социальных потребностей.
Неформальные группы имеют много общего с формальными. Они имеют свою иерархию, лидеров, задачи, свои правила поведения.
Практика показывает, что опытные менеджеры используют в своей работе неформальные группы в интересах организации.
Правила работы менеджера с неформальными группами:
• признать существование неформальной группы;
• выслушивать членов и лидеров неформальных групп, чтобы знать их мнение по тем или иным вопросам;
• просчитывать возможную реакцию неформальной группы на принимаемые решения;
• привлекать членов неформальной группы к подготовке управленческих решений;
• информировать членов группы о происходящих событиях, в том числе о предстоящих изменениях в группе.
Организация может создавать так называемые проблемные группы.
Проблемная группа — специально созданная в организации группа для решения четко сформулированной проблемы. В отдельных случаях такие группы называют проектными группами. Проблемные группы состоят, как правило, из высококвалифицированных сотрудников разных специальностей.
Эффективность деятельности проблемных групп достигается за счет:
• наличия неформального лидера;
• ясной формулировки и структурирования цели;
• профессионализма участников группы;
• мотивации профессионалов (прежде всего за счет выполнения нестандартной и интересной работы).
При выполнении задач, которые ставились перед проблемной группой, она распускается.
Таким образом, группу можно рассматривать, с одной стороны, как естественную форму объединения людей для достижения той или иной цели, с другой — как структурный элемент построения любой организации.
Взаимодействие человека и группы проявляется в следующем:
• группа оказывает огромное влияние на поведение человека;
• поведение человека, его действия вносят определенный вклад в жизнь группы.
Наряду с выполнением определенной работы человек в группе:
• учится, перенимая опыт других;
• получает признание, вознаграждение;
• получает уверенность в себе;
• ощущает поддержку, помощь;
• избегает одиночества, состояния ненужности;
• стремится быть нужным кому-то.
РОЛИ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ МЕНЕДЖЕРОМ В ГРУППЕ (ОРГАНИЗАЦИИ)
В зависимости от занимаемой должности менеджер выполняет в организации (группе) те или иные роли. Для более ясного понимания сущности и содержания выполняемых менеджером ролей необходимо вначале рассмотреть в общем виде сущность этой категории.
Роль -
• совокупность требований и ожиданий определенных действий и поступков от лица, занимающего ту или иную должность, со стороны других членов организации (группы);
• способ поведения, который задается обществом или конкретной организацией и зависит от личности (человека), ее статуса в межличностных отношениях и норм, предъявляемых к данному статусу
Однако данные определения не в полной мере раскрывают довольно сложную структуру этого понятия, так как роль это не только требования и ожидания определенных действий, но и фактические действия.
Различают три аспекта роли:
1)ожидаемая (представляемая) роль — совокупность ожиданий индивидов (руководителей, подчиненных и т.п.) от лица, выполняющего эту роль;
2)субъективная роль — представления индивида, которому поручено исполнение данной роли о том, как он будет ее выполнять;
3)фактическая (играемая) роль — фактическое поведение работника, выполняющего данную роль.
Менеджеры организации выполняют управленческие роли, связанные с выполнением ими управленческих функций (планирования, принятия решений, организации, мотивации, контроля, управления производством, персоналом и т.п.).
Согласно теории Г. Минтцберга, менеджеры организации выполняют десять управленческих ролей. При этом он объединил их в три группы — межличностные, информационные и роли по принятию решений.
В группу межличностных входят следующие роли:
1) главный руководитель (выполнение обязанностей правового или социального характера);
2) лидер (набор, подготовка, мотивация и активизация трудовой деятельности подчиненных);
3) связующее звено (обеспечивает работу саморазвивающейся сети внешних контактов и источников информации).
Межличностные роли — это отношения, существующие между менеджером и его подчиненными, а также другими людьми как внутри организации, так и за ее пределами.
К информационным относятся следующие роли:
1) приемник информации (разыскивает и собирает текущую информацию, которая используется в интересах дела, выступает как центр внутренней и внешней информации, поступающей в организацию);
2) распространитель информации (передает информацию, полученную из внешних или внутренних источников членам организации);
3) представитель (передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действий, результатов работы организации).
Эти роли менеджер выполняет в силу своего положения. Он принимает и обрабатывает информацию, затем по мере необходимости передает ее подчиненным.
Роли по принятию решений:
1) предприниматель (изыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами, разрабатывает и осуществляет проекты по совершенствованию деятельности, контролирует разработку отдельных проектов);
2) устраняющий нарушения (отвечает за корректировочные действия, когда организация оказывается перед необходимостью принятия важных и неожиданных решений);
3) распорядитель ресурсов (ответственный за распределение всевозможных ресурсов в организации (группе);
4) ведущий переговоры (ответственный за представительство организации (группы) на всех значительных и важных переговорах).
Классификация ролей руководителей, по Г. Минтцбергу, дает представление о том, какие задачи решает менеджер. Эти роли предполагают выполнение менеджером функций, закрепленных за ним в должностной инструкции.
Обычно выделяют три уровня управления: низший, средний, высший. В соответствии с этим различают и три уровня менеджеров.
Менеджеры низшего уровня управления — это бригадиры, начальники участков, групп. Они имеют в своем подчинении преимущественно рядовых работников.
Менеджеры среднего уровня — это руководители подразделений и функциональных служб, отвечающие за ход производственного процесса в подразделениях.
Менеджеры высшего уровня (топ-менеджеры) — это директор, его заместители и т.п., осуществляющие общее стратегическое управление организацией.
Всех менеджеров организации заставляет вести себя тем или иным образом их должность. Исходя из занимаемой должности и предоставленных полномочий, менеджер принимает решения от имени своего подразделения, вводит необходимые изменения, распределяет ресурсы и т.п.
ГРУППОВАЯ ДИНАМИКА
В силу особенности группы в ней происходят процессы, которые оказывают существенное влияние на поведение человека в организации. Процессы, происходящие в группах, в литературе получили название групповой динамики.
Групповая динамика
· формирование группы и управление ею;
· процессы, оказывающие существенное влияние на поведение человека в организации;
· процессы, протекающие в группе и в целом в организации под воздействием группы
Приведенные выше определения вместе взятые в полной мере раскрывают сущность групповой динамики как экономической категории. Следует лишь подчеркнуть, что эти процессы и явления характеризуют весь цикл жизнедеятельности группы от ее образования до распада.
В рамках группы между ее членами могут возникать следующие типы отношений:
• дружеская кооперация, взаимопомощь, основанные на полном доверии;
• дружеское соревнование и соперничество в отдельных сферах в рамках позитивных взаимоотношений;
• невмешательство, дистанцирование друг от друга;
• соперничество, ориентация на индивидуальные цели, негативное отношение друг к другу.
Повседневная деятельность членов группы подчинена ряду законов, среди которых можно особо выделить:
• закон сохранения личного положения, достоинства, социального статуса;
• закон компенсации недостатка одних способностей другими, а также опытом и навыками работы.
Группа оказывает позитивное влияние на члена группы, в том числе: помогает лучше узнать самого себя, приобрести новые навыки, удовлетворить различные социальные потребности.
Процессы групповой динамики:
• руководство и лидерство;
• принятие групповых решений;
• выработка групповых мнений, правил и ценностей;
• формирование функционально-ролевой структуры группы;
• сплочение;
• конфликты;
• групповое давление и т.п.