Любой проект существует не изолированно, а в окружении множества различных субъектов и, соответственно, под их влиянием. Он возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой. Состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития: в нем могут появляться одни элементы (объекты) и удаляться другие. Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на внешнюю среду. Факторы окружения сами меняются во время осуществления проекта.
К числу факторов внешней среды относят:
- технологические (уровень существующих, наличие новых технологий);
- ресурсообеспеченность (наличие, доступ);
- экономические (инфляция, процентные ставки, курсы валют, налоги);
- ограничения государственного сектора (лицензирование, законотворчество);
- социальные (уровень безработицы, традиции, вкусы, пол, возраст);
- политические (внешняя, внутренняя, экономическая);
-экологические (уровень загрязнения, мероприятия);
- конкуренты (количество, размеры, сила).
Внутренняя среда включает:
- целевые рынки (ниша, в которой работает фирма, круг ее потребителей);
- маркетинговые исследования (наличие специалистов, бюджет маркетинга);
- сбыт (объемы продаж, скидки);
- каналы распределения (как, через кого продается);
- производство (оборудование, технология, площади);
- персонал (квалификация, численность, мотивация, корпоративная культура);
- снабжение (поставщики, условия и системы поставки);
- исследование и разработка НИОКР (уровень, бюджет);
- финансы (структура капитала, оборачиваемость, ликвидность, финансовое состояние);
- номенклатура продукции (степень диверсификации).
Управляемыми параметрами проекта являются:
-объемы работ и виды работ по проекту;
-стоимость, издержки, расходы по проекту;
-сроки, продолжительности и резервы выполнения работ, этапов, проекта, а также взаимосвязи работ;
-ресурсы: человеческие, финансовые, материально-технические, а также ограничения по ресурсам;
-качество проектных решений.
Проект и процесс его реализации являются сложной системой, в которой сам проект выступает как управляемая система, а управляющей подсистемой выступает управление проектом.
Т.о. управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства и координирования человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, направленную на достижение поставленных целей с применением современных методов, техники и технологии достижения целей, поставленных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.
Задачей управляющего проектом является анализ и учет всех значимых факторов окружения.
Жизненный цикл проекта.
Каждый проект имеет свой жизненный цикл (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения).
Жизненный цикл проекта (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения) является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Укрупненно жизненный цикл проекта можно разделить на четыре фазы, в том числе:
1. начало проекта - концептуальная фаза, включающая формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта;
Результатом процесса инициации проекта является устав проекта (Project Charter) – документ, который формально санкционирует проект. В него включают (прямо или путем ссылок на соответствующие документы) потребности бизнеса, ради удовлетворения которых предпринимается проект; описание продукта проекта.
Устав проекта должен выпускаться руководителем, внешним по отношению к проекту, и на том уровне, который соответствует потребностям проекта. Это обеспечивает менеджера проекта полномочиями, позволяющими ему использовать ресурсы организации для организации работ проекта. В общем случае менеджера проекта следует определять и назначать по возможности раньше и всегда – до начала исполнения плана проекта. Предпочтительно также, чтобы он назначался до того, как будет выполнен значительный объем работ по планированию проекта. Устав проекта, описание продукта, факторы внешнего окружения являются основой для разработки предварительной констатации содержания
проекта (Preliminary Project Scope Statement) – первый вариант документированной базы для принятия последующих решений по проекту, содержащий обоснование, основные результаты и цели проекта.
Процесс разработки проекта начинается с формирования его концепции. Формирование концепции проекта принято делить на следующие этапы:
формулировка целей, достижение которых обеспечивается реализацией проекта;
формулировка предварительных альтернативных вариантов (сценариев развития проекта), удовлетворяющих целям инвестора;
отбор вариантов проекта, приемлемых с точки зрения сроков реализации и других условий.
Концепция проекта во многом определяется стратегическими целями его инициаторов. Формирование концепции крупного проекта – это сложный процесс, требующий всесторонней подготовки. Для разработки различных аспектов концепции проекта формируются рабочие группы:
группа по маркетингу, в ее задачи входит определение цены и объемов реализации конечной продукции;
производственная группа, оценивающая вероятную себестоимость изделия и требования к сырью, которое будет использоваться для ее производства;
финансовая группа, которая должна оценить затраты на реализацию проекта, определяет источники и объемы финансирования; АБ
прочие группы, которые собирают информацию об обстановке вокруг проекта, законодательных актах, налогах, а также другие сведения, имеющие отношение к конкретному проекту.
На первой стадии разработки концепции проекта, как правило, используются услуги независимых консультационных фирм, которым поручается подготовка экономического обоснования, где анализируется спрос на продукцию с оценкой возможностей существующих и потенциальных конкурентов в производстве аналогичной продукции, а также прогнозируются цены на продукцию с учетом требований, перечисленных выше.
Полученные на этапе формирования концепции результаты оформляются в виде резюме проекта. Это аналитическая записка, излагающая суть проекта по следующим аспектам: цель проекта; основные особенности и альтернативы проекта; организационные, финансовые, политические и другие проблемы, которые нужно учитывать в дальнейшем; необходимые мероприятия по разработке проекта.
Принято считать, что концепция проекта сформирована, если:
определены основные варианты и альтернативы проекта;
выявлены основные проблемы, которые могут повлиять на реализацию и эффективность проекта;
выбор вариантов подкреплен предварительной оценкой затрат и результатов;
есть основания предполагать, что проект получит необходимое финансирование;