Требования к структуре, содержанию и порядку представления управленческих отчетов определяются необходимостью удовлетворить информационные потребности каждого из уровней управления учреждения высшего профессионального образования и устанавливаются руководителями соответствующих управленческих звеньев. Формы управленческой отчетности и требования к их представлению утверждаются нормативными актами вуза. Управленческая отчетность, которая составлена в соответствии с требованиями и разъяснениями и своевременно представлена, обеспечивает решение следующих задач:
- получение информации для оперативного обзора текущей деятельности;
- получение информации для проведения расчетов затрат, доходов и эффективности работы подразделений, видов деятельности, учебных программ и научно-исследовательских проектов;
- выявление существующих проблем и недостатков, а также указание на потенциальные проблемы в будущем;
- получение информации для выбора оптимальных вариантов решения вопросов и проблем, возникающих в деятельности вуза, а также получение информации для принятия стратегические решений.
Основными требованиями к составлению управленческой отчетности являются:
целесообразность – содержание формируемой информации определяется целью ее подготовки;
рентабельность - затраты на подготовку информации не должны превышать полезность ее использования;
объективность – порядок подготовки и представления информации должен препятствовать ее предвзятости;
адресность - информация должна быть доведена соответствующему центру ответственности с использованием адекватных средств коммуникации при соблюдении необходимого уровня конфиденциальности;
краткость – содержание управленческой отчетности не должно включать показатели, в которых нет необходимости;
точность - степень погрешности представляемых показателей отчетности не должна превышать уровня, влияющего на принимаемое на ее основе решение;
оперативность – сроки представления управленческой отчетности должны соответствовать потребностям в управленческой информации для принятия решений;
сопоставимость – информация, содержащаяся в управленческой отчетности, должна быть в большинстве случаев сопоставимой по времени и (или) по подразделениям, программам и проектам вуза.
Системы формирования отчетности должны обеспечить предоставление отчетов руководству в кратчайший срок после окончания отчетного периода.
График документооборота в управленческом учете утверждается нормативным актом вуза.
Руководство учреждения высшего профессионального образования и его подразделений самостоятельно разрабатывает и утверждает формы управленческого учета и отчетности в зависимости от специфики задач и характера деятельности.
Для ведения управленческого учета и формирования управленческой отчетности в учреждениях высшего профессионального образования могут быть использованы следующие формы учета и отчетности:
- журналы (книги) - для регистрации операций в определенной сфере деятельности или по подразделениям;
- сводки - краткие сведения о деятельности подразделения на конкретную дату;
- итоговые отчеты - отчеты, представляющие результаты деятельности организации в целом, ее структурных подразделений и центров ответственности за определенный период.
Структура управленческой отчетности включает в себя отчеты в соответствии со следующей классификацией:
а) комплексные отчеты;
В комплексных отчетах отражаются следующие показатели:
- результаты деятельности организации в целом и ее структурных подразделений и затраты на их достижение;
- структура затрат по центрам ответственности, структурным подразделениям, отдельным программам, подпрограммам, заданиям и т.д.;
- показатели дебиторской и кредиторской задолженности и т.д.
б) отчеты по ключевым показателям - представляются на конкретную дату. В них отражаются наиболее важные для успешного функционирования организации факторы:
- сравнение фактических результатов деятельности с запланированными;
- оценка эффективности использования ресурсов.
в) аналитические отчеты и записки - готовятся по запросу руководства по мере возникновения потребности в них и более глубоко отражают отдельные аспекты деятельности.