Системы электронного документооборота обеспечивают важнейшие управленческие функции - согласование документов и контроль реализации зафиксированных в них решений. Сбои в СЭД могут обернуться серьезными финансовыми потерями. Поэтому организации относят СЭД к числу важнейших информационных ресурсов и при выборе системы уделяют огромное внимание ее технологическим характеристикам и механизмам защиты, которые и определяют быструю и надежную работу СЭД.
Поддержка работы территориально-распределенных организаций
Архитектура системы позволяет развернуть систему на нескольких независимых структурах лотусовых серверов и, в частности, организовать работу на сложнейшей конфигурации серверов Lotus Domino R6.5X - в топологии "двухуровневая звезда". Два радиальных сервера, относящиеся к одному родительскому серверу и "видящие" его, могут обмениваться пакетами информации напрямую.
Поддержка реальной распределенности
Отличительная особенность системы состоит в поддержке процедур управленческого документооборота и делопроизводства в территориально-распределенных организациях.
• Система автоматически направляет: а) всем участникам процесса согласования копии проекта согласуемого документа, б) ответственному за подготовку документа (принятие решения) визы и замечания участников согласования, дополнительные документы.
• После завершения согласования система обновляет статус документа и информирует об этом всех участников процесса согласования.
• Этап ознакомления завершается автоматической отправкой документа (и всех его копий) в архивные базы.
В любой момент времени все сотрудники, работающие над проектом документа, располагают его актуальными копиями, имеют информацию о статусе документа, а также могут просмотреть информацию, относящуюся к вопросу - сформированные в ходе согласования замечания, поручения и др.
|
|
Оперативность и надежность передачи данных
Низкие нагрузки на каналы связи. При передаче данных в распределенной структуре используются принципиально новые механизмы взаимодействия конфигураций системы, установленных на разных территориях (серверах). Они гарантируют оперативную, надежную и экономную (только необходимые документы) передачу связок документов. Для передачи справочных и словарных данных оставлен механизм репликации. Документы функциональных баз передаются по протоколу SSL (Secure Socket Layer - сокетному соединению).
Гибкость системы
Средства системы, включая механизм workflow, позволяют быстро модифицировать существующие схемы прохождения документов, а также быстро реализовывать документооборот по новым бизнес-процессам, связанным с обработкой документов. С помощью строительных кубиков системы можно быстро реализовать, например, обработку документов, необходимых для принятия решения о целесообразности проведения рекламных акций, выделения кредита (в банках) и т. д.
Отказоустойчивость
БОСС-Референт поддерживает работу в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов - основного и резервного. В случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервный сервер (при новом открытии баз данных). При восстановлении основного сервера обратное переключение пользователей осуществляет администратор.
|
|
Производительность
Высокую производительность системы в ситуации динамичного роста объемов данных обеспечивает механизм архивирования, выполняющий перенос документа в архив на том сервере, где он был создан, с одновременным автоматическим сохранением архивной копии на других серверах. Высокая производительность достигнута и за счет раздельного хранения "легких" карточек документов и вложенных в них файлов, а также доступа к последним программными средствами.
Web доступ
Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы - средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше. Таким организациям потребуется закупить клиентские лицензии Lotus Notes только для установки на рабочих местах администраторов системы.
Удобство администрирования
Платформа Lotus Domino/Notes позволяет вести одновременно доработку системы и ее тиражирование в дочерние структуры организации. Имеются механизмы, которые позволяют делать обновление системы во всех офисах территориально-распределенной организации за ночь. Для облегчения работ по ведению списков сотрудников реализована интеграция системы с LDAP-каталогами.
Средства формирования отчетов
В дополнение к БОСС-Референту поставляется генератор отчетов Report'sMan, обеспечивающий подготовку управленческих отчетов по данным, накапливаемым в системе.
[8]
Оглавление
ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ
Управление доступом к информации
|
|
Доступ пользователей к информации в БОСС-Референте может быть ограничен на уровне сервера, модуля (БД), документа и поля в документе. Эти возможности реализуются с помощью стандартных средств Lotus Domino/Notes. Защиту обеспечивают также входящие в платформу Lotus Domino/Notes механизмы протоколирования всех действий пользователей с документами (чтение, редактирование и т. д.)
Ограничение обработки документов
Система позволяет разграничить права пользователей на выполнение функций по обработке документа - утверждение, согласование и т. п. с помощью механизма ролей. Сотрудник может иметь разные роли в подразделении, где он работает, и в проекте, в котором он участвует.
Применение электронной цифровой подписи и шифрование документов (ЮЗДО)
Как заказная разработка может быть реализована система юридически значимого документооборота (ЮЗДО), включающая регламент ведения юридически значимого внутреннего и/или внешнего электронного документооборота, СЭД БОСС-Референт и компоненту БОСС-Крипто (компания Аплана). Решение предполагает использование также удостоверяющего центра, службы штампов времени, криптопровайдера. В системе ЮЗДО ЭЦП гарантирует неизменность документа (целостность), уверенность получателя в том, что автором документа является лицо, его подписавшее (авторство), невозможность отказаться от авторства по документу (неотказуемость). Шифрование документа обеспечивает конфиденциальность. ЭЦП и шифрование могут быть реализованы во всех процессах документооборота, включая сложные схемы согласования и утверждения документов.
[9]
Оглавление
ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
Минимальные требования к техническим характеристикам серверных компьютеров рабочих станций, необходимые для работы с Lotus Domino\Notes и Lotus-приложениями, приведены ниже. Для каждого клиента расчет характеристик серверных и клиентских машин производится индивидуально.