Реферат
на тему: «ERP система на предприятии нефтегазовой отрасли»
Выполнил: ст-т гр. 2Б52 Жемчугов В.А.
ст-т гр. 2Б52 Буянкин Д.А.
Принял: доц. каф. ИПС Хамухин А.А.
Томск - 2006
Оглавление
Введение... 3
Оглавление.. 4
Внедрение БОСС-Референт... 4
Оглавление.. 6
ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ СИСТЕМЫ.... 6
Оглавление.. 7
УДОБСТВО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ... 7
Оглавление.. 8
БЫСТРАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ... 8
Оглавление.. 10
СТРУКТУРА СИСТЕМЫ.... 10
Оглавление.. 11
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ... 11
Оглавление.. 13
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ... 13
Оглавление.. 14
ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ... 14
Оглавление.. 15
ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ... 15
Оглавление.. 16
Литература... 16
Оглавление.. 17
Введение
В настоящее время многие российские предприятия из-за неготовности к хозяйствованию в условиях конкурентного рынка переживают резкий спад производства и снижение трудовой активности. Основная причина в том, что отечественным предприятиям приходится конкурировать с мировыми производителями, у которых соотношение цена/качество на предоставляемую продукцию предпочтительнее для потребителя.
В отсутствии серьезных возможностей для объемных инвестиций, имеющих цель повысить качество продукции при снижении себестоимости, первые шаги по выводу предприятий из сложившейся ситуации нужно делать на базе существующих производственных технологий, оптимизируя организацию производства и управление предприятием.
Таким образом, цель производителя сводится к балансировке коммерческих, производственных и финансовых целей, где:
· Производственные цели - максимальный выпуск продукции приемлемого качества;
· Коммерческие цели - максимальное удовлетворение спроса потребителей готовой продукции;
· Финансовые цели - максимальное получение прибыли от собственных и заемных средств;
На многих российских предприятиях в настоящее время происходит крен в сторону коммерческих целей (тогда как ранее крен был в сторону производственных целей).
Мировой опыт показывает, что успех достигают те предприятия, которые балансируют производственные, коммерческие и финансовые цели, т.е. работают на повышение своего потенциала (качества предприятия). Потенциал характеризует жизнеспособность предприятия, обеспечивая шанс получения прибыли в будущем. Эти предприятия продвинулись вперед, используя концепцию ПЛАНИРОВАНИЯ РЕСУРСОВ ПРЕДПРИЯТИЯ (ERP), которая стала мировым стандартом управления.
ERP (Enterprise Resources Planning) - система планирования ресурсов предприятия или система бизнес-планирования, которая позволяет наиболее эффективно планировать всю коммерческую деятельность современного предприятия, в том числе финансовые затраты на проекты обновления оборудования и инвестиции в производство новой линейки изделий. В Российской практике, целесообразность применения систем подобного класса обуславливается, кроме того, необходимостью управлять бизнес процессами в условиях инфляции, а также жесткого налогового прессинга, поэтому, системы ERP необходимы не только для крупных, но и для небольших предприятий, ведущих активный бизнес.
[1] Оглавление
Внедрение БОСС-Референт
БОСС-Референт: создание долгосрочных конкурентных преимуществ
ОАО Тюменская Нефтяная Компания, Россия, Тюмень
Паспорт проекта
Компания: ОАО Тюменская Нефтяная Компания
Адрес: Россия, Тюмень,
ПРОБЛЕМА
Основная цель информационной системы в ТНК – это решение задачи управления знаниями. Существующая в ТНК система автоматизации делопроизводства была предназначена только для секретарей и обеспечивала только функции контроля и учета исполнения поручений, предоставляя возможность отслеживать по электронной карточке движение документа в его бумажной форме. В качестве первого шага в систематизации информации, содержащейся в документах, циркулирующих в компании, было принято решение развернуть полнофункциональную систему документационного обеспечения управления для использования всем персоналом предприятия – от руководства компании до рядового сотрудника.
РЕШЕНИЕ
Стратегической программной платформой в ТНК является Lotus Notes/Domino. Эта платформа изначально является информационной средой, которая несет большие возможности по структурированию информации, ее поиску и организации эффективной коллективной работы с информацией, что является необходимыми условиями для решения задачи управления знаниями.
При выборе системы документационного обеспечения управления компания ориентировалась на целый комплекс критериев. Первый из них – минимальное количество доработок в системе, требующихся для удовлетворения поставленной цели. Второй – возможность и удобство доработки системы, обеспечивающие независимость от фирмы-разработчика программного продукта. Третий – отлаженная методика внедрения решения. И четвертый, но вовсе не последний по значимости критерий, – наличие у фирмы-разработчика ресурсов на масштабное межрегиональное внедрение системы. Именно наилучшее соответствие системы БОСС-Референт этим и некоторым другим критериям и позволило компании АйТи выиграть тендер на поставку и внедрение.
Начиная с декабря 2001 г., компания АйТи параллельно выполняла два проекта. Первый – автоматизация дочернего предприятия ТНК – компании ТНК-Бизнессервис, которая является центром бухгалтерского обслуживания предприятий ТНК, расположенных в Нижневартовском регионе. В рамках данного проекта было развернуто 120 рабочих мест системы БОСС-Референт. При этом система пополнилась специально разработанным модулем, который решает три задачи: является хранилищем в электронном виде образов и текстов первичных финансовых документов («платежек», накладных, счетов и т. п.), обеспечивает работу с ними и передачу их с обслуживаемых предприятий в центр бухгалтерского обслуживания региональных предприятий ТНК.
Второй – внедрение системы БОСС-Референт в центральном аппарате ТНК в Москве. В отличие от большинства отечественных компаний, которые следуют российской модели делопроизводства, ТНК использует скорее западную – децентрализованную – модель. В компании есть Департамент документационного обеспечения, но его роль – в основном, методическая. Согласование документов в процессе подготовки ответа может выполняться с десятками других Департаментов, и документооборот между ними организован по матричной схеме – т. е. каждый с каждым. Эта схема работает также и на уровне отдельных сотрудников, поскольку система обеспечила возможность реализации гибких списков согласования. При этом, контрольные функции на уровне каждого конкретного Департамента осуществляет его руководитель. В то же время Департамент документационного обеспечения может просмотреть в системе БОСС-Референт все документы, которые существуют в «канцеляриях» Департаментов (их роль в компании выполняют секретари).
Таким образом, БОСС-Референт ещё раз продемонстрировал свою способность эффективно работать как в рамках иерархической схемы делопроизводства, соответствующей российским традициям, так и в рамках западной, децентрализованной схемы.
РЕЗУЛЬТАТЫ
Первое – повысились ответственность и качество работы исполнителей над документами. Второе – появилась возможность контроля исполнения поручений на всех уровнях компании, что привело к повышению исполнительской дисциплины. Третье – отлажено взаимодействие между центральным офисом и региональными компаниями. И, наконец, четвёртое, но первое по важности с точки зрения заявленной стратегической цели – создана база для развития системы управления знаниями.
ПЕРСПЕКТИВЫ
Задача следующего этапа – создание распределенной структуры коллективной работы на основе подготовленного тиражируемого решения. Сегодня технологическая основа для этого создана, и решения проверены на практике организацией взаимодействия центрального аппарата ТНК и компании ТНК-Бизнессервис, расположенной в Нижневартовске
[2]
Оглавление
ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ СИСТЕМЫ
Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:
• документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
• контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
• работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.
Документационное обеспечение принятия решений
• Подготовка проектов документов, в том числе по хранимым в системе шаблонам.
• Выбор и уточнение маршрута движения документа.
• Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям. Электронное визирование и утверждение документов.
• Автоматическое формирование листа согласования.
• Передача документа на ознакомление и формирование листа ознакомления.
• Автоматический перенос обработанных документов в архивные базы.
Контроль исполнительской дисциплины
• Контроль соблюдения параметров согласования.
• Формирование простых и распределенных поручений.
• Отчеты по поручениям: подготовка, утверждение отчета, его отправка на доработку.
• Мониторинг и статистика выполнения поручений.
Обработка входящих и исходящих документов
• Регистрация корреспонденции.
• Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам. Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно.
• Помещение документов после исполнения в "Дело №...".
• Связывание документов "по вопросу".
• Настройка регистрационных номеров.
• Поддержка работы нескольких канцелярий.
[3]
Оглавление
УДОБСТВО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Работая в системе БОСС-Референт, вы имеете под рукой средства поиска, необходимые документы и поручения, механизм уведомлений и напоминаний, т. е. все то, что делает работу сотрудника управленческой структуры эффективной.
• Механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий и замещения. Механизмы реализованы для исключения простоев, связанных с болезнями, отпусками и командировками сотрудников.
• Управленческий контекст. Система предоставляет возможность принимать решения по документам в управленческом контексте. Так, получив поручение, можно тут же просмотреть документ, по которому оно сформировано, этапы его обработки; замечания и документы, сформированные в ходе его согласования, другие поручения, сформированные по документу, и т. д. Исходный вариант обрабатываемого документа остается неприкосновенным. Переходы между блоками связанной информации, относящейся к одному вопросу, реализованы с помощью механизма ссылок.
• Настраиваемые механизмы уведомлений и напоминаний, обеспечивающие соблюдений регламентов процедур согласования, ознакомления, работы с поручениями. Система может быть настроена таким образом, что, например, при нарушении сроков выполнения поручений она будет рассылать сотрудникам напоминания о необходимости дать отчет по поручению, при исчерпании времени, установленного для согласования документа, будет информировать сотрудника, что согласование необходимо выполнить в течение суток, и т. д.
• Регламентированные процедуры. В ходе настройки системы в нее помещаются шаблоны типовых документов (приказов, распоряжений и т. д.), а также типовые маршруты их внутренней обработки. В маршруте уже определены порядок движения документа между лицами, участвующими в его обработке, и их роли, действия системы в случае, если кто-то из участников согласования "не согласен" с документом, завершено согласование и т. д.
• Все виды поисков информации. Доступны поиски а) по набору атрибутов их регистрационных карточек, б) по произвольным словам и фрагментам содержания документа, в) полнотекстовый поиск (предполагает предварительную индексацию баз данных). Поиск документов облегчает также настраиваемый механизм представления документов по группам - темам, подразделениям, датам, состояниям документов и т. д.
• "Кабинет". В системе имеется выделенное интерфейсное пространство - база данных "Кабинет", предназначенное для работы с документами и поручениями и внутрикорпоративной информацией.
• Система имеет графический пользовательский интерфейс, реализована концепция автоматизированного рабочего места.
• Web-доступ. Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы - средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше. Таким организациям потребуется закупать клиентских лицензии Lotus Notes только для установки на рабочих местах администраторов системы.
[4]
Оглавление
БЫСТРАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ
Многие решения организаций носят типовой, повторяющийся характер. Они принимаются путем подготовки, согласования и утверждения типовых документов, каждый из которых имеет свой шаблон, параметры и маршрут обработки.
Встроенные процессы обработки документов
В стандартную поставку системы включены гибкие настраиваемые процессы, задающие правила обработки пяти видов повсеместно используемых документов: договоров, служебных записок, заявок, организационно-распорядительных документов и проектов исходящих документов. Они реализованы в новом модуле системы "Принятие решений".
Процесс обработки документа описывается с помощью карточки, где фиксируются параметры документа, и маршрута. Последний состоит из стадий жизненного цикла документа (подготовка, согласование и т. д.) и условий перехода между стадиями.
Маршрут движения служебных записок
Маршрут движения договоров
Для каждой стадии настраиваются следующие параметры:
• ответственные за стадию: роли, или должности, или ФИО (например, "коммерческий директор", или "сотрудник отдела закупок", или Титов В.В.)
• списки возможных решений (например: "согласен", "согласен с замечаниями" и др.)
• допустимые действия (например, можно ли инициировать дополнительное согласование)
• права доступа (например, кто из пользователей может инициировать процесс)
• автоматические действия (например, может ли система автоматически переводить документ на следующую стадию при истечении срока пребывания документа на текущей стадии).
Варианты использования встроенных процессов
В ходе проекта создания СЭД возможны следующие варианты действий:
• Использовать «как есть» процессы, входящие в стандартную поставку. Вариант подходит организациям, только начинающим создавать свою культуру работы с документами.
• Модифицировать процессы, входящие в стандартную поставку, с учетом специфики заказчика. Этот вариант уместен, если бизнес-процессы организации незначительно отличаются от общепринятых.
• Создать процесс из имеющихся элементов «с нуля» – например, для документационного обеспечения принятия решений по сложным договорам. Для создания специфических процессов имеются два типа готовых «кубиков»: а) стадии обработки документов – создание, согласование, утверждение и т. д. и б) блоки маршрутов согласования. Вариант ориентирован на компании, работающие с документами, решения по которым принимаются по специальным схемам.
Для каждого вида документа можно определить несколько процессов обработки - например, один для договоров купли-продажи, другой - для договоров на предоставление услуг.
Настройка и создание процессов обработки документов
Простые процессы настраиваются с помощью встроенного в модуль "Принятие решений" средства "Настройка принятия решений", сложные - с помощью механизма workflow.
Создать процесс обработки нового документа (т.е. его карточку и маршрут) могут специалисты заказчика (при наличии необходимой квалификации) или сотрудники компании Аплана в рамках заказной разработки. Настройку и модификацию карточки и маршрута далее могут выполнять сотрудники заказчика самостоятельно.
Особенности процесса обработки документов
Сложные маршруты согласования. Наряду со средствами организации параллельно-последовательного согласования можно использовать механизм workflow, чтобы организовывать согласования с переходами по условиям. Например, систему можно настроить таким образом, что в маршрут согласования договора дополнительно автоматически будет включаться вице-президент по финансам при условии, что сумма договора превышает миллион рублей.
Учет ролей и делегирование полномочий. Система поддерживает механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий и замещения. Для разграничения функций сотрудника по обработке документов (утверждающий, согласующий и т. п.) в функциональном подразделении, где он работает, и проектах, в которых участвует, реализован механизм ролей.
Гибкость маршрутов. Параметры процесса обработки документа могут быть изменены, если это разрешено в настройках. Сотрудники, согласующие и утверждающие документ, могут инициировать, например, дополнительное согласование.
Контроль исполнения бизнес-процессов. Модуль "Принятие решений" обеспечивает контроль движения документов по стадиям и сроков их рассмотрения.
[5]
Оглавление
СТРУКТУРА СИСТЕМЫ
Система БОСС-Референт спроектирована таким образом, чтобы обеспечить оптимальное соотношение базового функционального наполнения и возможностей развития системы с учетом специфики организации, в том числе специалистами заказчика.
Место системы БОСС-Референт в СЭД
Систему электронного документооборота, построенную на основе БОСС-Референта, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев:
• "железо" (серверы, клиентские рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все "железо"
• технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся "надстройкой" над сетевой операционной системой
• система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.
В состав СЭД принято также включать пользователей системы, которые могут работать с помощью как средств клиента Lotus Notes, так и Web-браузера MS Internet Explorer, а также регламенты электронного делопроизводства и документооборота, задающие общие правила работы СЭД и включающие инструкции для пользователей и администраторов системы.
Функциональная модель системы БОСС-Референт
Максимально используя возможности платформы IBM Lotus, БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию традиционного делопроизводства и управленческого документооборота. Средствами системы можно быстро автоматизировать новые деловые бизнес-процессы с присущими им схемами движения документов.
Функциональная структура системы БОСС-Референт
Развиваемость решения
В архитектуру системы заложены три направления развития системы:
• автоматизация новых бизнес-процессов документационного обеспечения принятия решений средствами модуля «Принятие решений»;
• дополнение системы специализированными модулями, поддерживающими работу офиса Компания Аплана имеет опыт создания систем автоматизации по всем направлениям функционирования офиса: работа с заявками (обращениями граждан), управление пропусками и командировками, внешними контактами, совещаниями, поддержка системы менеджмента качества, инженерного обеспечения. В ходе проектов прототипы модифицируются с учетом специфи работы организации-заказчика;
• создание системы юридически значимого документооборота (ЮЗДО).
[6]
Оглавление
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
В дополнение к системе электронного документооборота БОСС-Референт компания Аплана предлагает программные продукты, необходимые многим организациям для реализации бизнес-процессов документооборота и делопроизводства.
Генератор отчетов Report'sMan
Генератор отчетов Report'sMan для Lotus Notes (разработка компании Аплана) обеспечивает подготовку сложных отчетов пользователей любых приложений Lotus Notes и, в частности, пользователей системы электронного документооборота БОСС-Референт.
Report'sMan может быть подключен к любым базам данных Lotus Notes любого дизайна. Он работает с произвольными параметрами при формировании отчетов и выполняет автоматическую обработку макросов. Генератор отчетов позволяет хранить образцы отчетов для их последующего повторного использования, а также экспортировать отчеты в MS Excel, MS Word, HTML и PlainText.
Для потенциальных партнеров и пользователей программы Report'sMan, компания Аплана предоставляет возможность поработать с ней в тестовом режиме в течение одного месяца.
Для получения файлов и информации, необходимых для использования Report'sMan в тестовом режиме, просьба сделать запрос по адресу: boss-referent@aplana.com.
Системы сканирования и распознавания текста
Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.
БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:
• Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов
• Использование сетевых сканеров для рабочих групп
• Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.
Факс-сервер Extra Fax
Интеграция системы БОСС-Референт с факс-сервером ExtraFax (компании Extracomm Technologies Inc.) обеспечивает возможность отправлять и принимать факсы и электронную почту, маршрутизировать входящие сообщения, рассчитывать затраты на трафик с помощью встроенной биллинговой системы, а также выполнять многие полезные функции по работе с факсами.
Интеграция системы БОСС-Референт с факс-сервером ExtraFax (компании Extracomm Technologies Inc.) обеспечивает возможность отправлять и принимать факсы и электронную почту, маршрутизировать входящие сообщения, рассчитывать затраты на трафик с помощью встроенной биллинговой системы и многие другие полезные функции по работе факсами.
Пользователи могут работать с сервером ExtraFax посредством стандартного клиента Lotus Notes, любого веб-браузера или осуществлять «печать документов на факс» из любого Windows-приложения при помощи драйвера ExtraFax Print-to-Fax.
Настройки клиентского места, которые можно делать через стандартный клиент Notes и через Internet, позволяют выбирать "шапки" факсов, а также отправлять сообщения по расписанию и с учетом приоритетов. При печати документов из Windows-приложений для выбора адресата могут использоваться адресные книги, лежащие на сервере Domino.
Весьма удобны для пользователей: единый механизм для рассылки факсов и электронной почты, возможность отправки документов из среды Windows на факс одним нажатием правой кнопки мыши, а также автоматически направляемые оповещения о результатах отправки факсов. Организовать групповую работу с факсами позволяют маршрутизация входящих сообщений, настройка индивидуальных и коллективных "шапок" факсов и встроенная биллинговая система. Программа предоставляет возможность разграничить права доступа с факсами – на работу с факсами (создание, чтение, удаление, пересылка и пр.) и на отправку факсов по междугородним или международным линиям.
[7]
Оглавление