АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
При наличии свободных средств финансовый директор всегда решает, во что их вложить. Но прежде чем принять решение о внедрении корпоративной информационной системы (КИС), финансовому директору необходимо быть уверенным в том, что это принесет необходимый эффект, а значит, средства предприятия не будут потрачены впустую. И здесь для него важно ответить на вопрос - за счет чего внедрение КИС принесет деньги? В данном случае финансового директора интересует не то, что сейчас есть на предприятии (т.е. объем управленческой информации как таковой), а результат - что станет лучше (например, насколько при внедрении КИС возрастет производительность труда, сократятся затраты или как изменится потребность в оборотном капитале).
Нужна ли автоматизация?
Прежде всего, введем термин "информационная система предприятия". В классическом понимании это все информационные потоки, точки их возникновения, обработки, накопления и потребления конечными пользователями плюс технические средства и технологии обработки информации. На схеме представлена типичная информационная система предприятия, включающая подсистемы налогового, управленческого и первичного учета. Каждая из подсистем может быть автоматизирована независимо от других. В частности, практически у всех белорусских предприятий бухгалтерский учет в той или иной степени автоматизирован.
Информация, используемая в КИС должна быть достаточно полной, корректной и оперативной. Вот здесь и кроется ответ на вопрос - нужна ли автоматизация? Если руководство не устраивают названные показатели информации, то имеет смысл задуматься об автоматизации.
Руководство компании должно понимать, что полностью автоматизировать всю информационную систему невозможно. Автоматизируются наиболее трудоемкие вычисления, рутинные операции и накопление больших объемов информации. Таким образом, автоматизация необходима прежде всего для расширения "узких мест", проблемных областей информационной системы. Для выявления таких областей необходимо провести бизнес-диагностику - анализ бизнес-процессов предприятия. Ее могут выполнить как специалисты рабочей группы, так и сотрудники консультационной компании. Во втором случае финансовому директору нужно учесть необходимые для этого дополнительные затраты.
Как правило, автоматизация уже действующей информационной системы позволяет решить следующие проблемы:
- общее повышение надежности информационной системы;
- разгрузка персонала от рутинных и сложных операций;
- уменьшение количества внутрифирменных сверок;
- ускорение подготовки отчетности;
- увеличение достоверности отчетности.
Кроме того, финансовому директору рекомендуется обратить особое внимание на две функции информационной системы: перечень отчетных форм, которые должны предоставляться системой, и ее масштабируемость.
К сведению. Различают функциональную масштабируемость и масштабируемость по мощности.
Функциональная масштабируемость означает возможность при необходимости приобрести и внедрить дополнительные модули системы, которые не требуются на начальных этапах внедрения автоматизации. Они должны быть совместимы друг с другом и с теми модулями, которые уже внедрены.
Масштабируемость по мощности означает полное сохранение работоспособности и выполнение всех функций системой при изменении масштаба деятельности. Например, на этапе внедрения для работы с КИС было предусмотрено 30 рабочих мест. При росте бизнеса может потребоваться 100 рабочих мест. Если система масштабируема по мощности, ее работа при увеличении числа рабочих мест не нарушится и все новые рабочие места будут обладать теми возможностями, что и исходные 30.
В частности, финансовый директор должен предусмотреть возможности:
- последовательного приобретения и внедрения полностью совместимых друг с другом блоков модуля "Финансы" информационной системы;
- сохранения работоспособности модуля "Финансы" при увеличении числа пользователей и объемов обрабатываемой финансовой информации.
На заметку. Из личного опыта финансового директора группы компаний "Техстройсервис" Николая Переверзева:
- При выборе КИС нами были определены требования к реализуемому в информационной системе построению процесса:
1) планирования:
- требования к планам, интерфейсам, переносу данных;
- выявление области функциональных дефицитов перспективной системы;
2) бухгалтерского и управленческого учета:
- требования к плану счетов, организации синтетических и аналитических счетов;
- интегрирование данных;
- области функциональных дефицитов системы;
3) контроля, анализа и формирования управленческой отчетности:
- необходимость использования расширенной функциональной системы;
- требования к форматам документов, интерфейсам, переносу данных;
- выявление областей функциональных дефицитов системы.
Перевод любого учетного контура на новое программное обеспечение вызывает существенную корректировку технологий сбора и обработки информации и требует переобучения персонала и дополнительных финансовых затрат. Поэтому принятие решения об автоматизации учета должно быть взвешенным и продуманным.
Особенности автоматизации управленческого учета
Как известно, управленческий учет - это сбор, обработка и предоставление руководству информации, позволяющей принимать правильные управленческие решения. Напомним также, что он должен базироваться на разумной учетной политике (например, на международных стандартах финансовой отчетности - IAS) и предоставлять понятную отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-фло и др.).
Как показывает практика, затраты на автоматизацию управленческого учета могут не оправдать себя в следующих случаях:
- организационная и финансовая структуры компании не формализована;
- должностные обязанности не распределены надлежащим образом;
- не хватает технических и/или человеческих ресурсов;
- персонал не имеет достаточной квалификации.
Эти и другие подобные обстоятельства способны полностью заблокировать внедрение любой информационной системы автоматизированного учета.
Интересно, что при автоматизации управленческого учета сокращение экономического персонала происходит довольно редко. Дело в том, что сотрудник, освободившись от примитивной работы, переключается на более интеллектуальную, аналитическую, до которой у него раньше просто "руки не доходили".
Варианты автоматизации управленческого учета
Единая интегрированная система учета
При использовании единой автоматизированной системы все первичные документы вводятся в одну общую базу (см. рис. 2). Эта интегрированная система генерирует налоговую, управленческую и оперативную отчетность для соответствующих служб компании.
Такие решения характерны для зарубежных программных продуктов, у которых имеются мощные генераторы отчетов. Особое внимание финансовому директору следует обращать на полноту и правильность адаптации официальных печатных документов к белорусским условиям.
В Беларуси представлены такие крупные интегрированные системы, как SAP/R3, Baan, Oracle Applications, стоимость которых составляет сотни тысяч долларов. Кроме того, предлагаются учетные системы Axapta, Hansa Solutions, Scala, ACCPAC стоимостью от нескольких десятков тысяч долларов.
В последнее время расширяются также предложения со стороны российских и белорусских производителей интегрированных систем: Галактика, Парус, Магнат, Альфа, Инотек и др. Их стоимость обычно колеблется от десяти тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.
Более дешевые решения на поверку обычно оказываются неинтегрированными системами, требующими дополнительных модулей либо стороннего программного обеспечения.