Данный способ иногда пренебрежительно называют "лоскутной автоматизацией" (см. рис. 3). Однако это один из самых дешевых способов автоматизации управленческого учета, который позволяет дополнить информационную систему предприятия новыми модулями, не ломая уже существующих учетных программ. При этом программы первичного, бухгалтерского и управленческого учета используются независимо друг от друга, периодически производя между собой передачу и синхронизацию общих данных.
Основной сложностью (правда, вполне решаемой) данного метода является необходимость создания специальных шлюзов экспорта-импорта данных. Преимуществ же у данного способа несколько:
- безопасность данных - вероятность того, что все программы сломаются одновременно, довольно мала;
- удобство пользователей - им не требуется переучиваться с привычной программы;
- улучшенная функциональность - за каждый участок отвечает специализированная программа.
На практике применяются следующие варианты взаимодействия программ:
1. Движение денег:
- банковские выписки импортируются в каждую программу непосредственно из программы "Клиент-банк";
- выписка импортируется в оперативный контур, где расшифровываются поступления денег от покупателей. Затем частично расшифрованная выписка из оперативного контура передается в бухгалтерскую программу, где конкретизируется расходная часть. После этого выписка передается из бухгалтерской в управленческую программу, где окончательно расшифровывается и исправляется;
- возможны также комбинации первых двух методов.
2. Движение товара:
- из складской программы передаются в бухгалтерскую и управленческую программы.
Зачастую при импорте данных используется метод "сворачивания" оборотов: если руководство не интересует в управленческой программе информация по всем покупателям (которых может быть тысячи) или по всей товарной номенклатуре, то из складской программы переносятся только итоговые суммы оборотов.
Данный метод может иметь еще две разновидности, при которых оперативный учет встраивается в бухгалтерский либо управленческий контур. Фактически это означает использование двух программ - оперативно-бухгалтерской и управленческой либо оперативно-управленческой и бухгалтерской.
Первый вариант возможен, если действует одно юридическое лицо и бухгалтер готов работать в одной базе данных с менеджерами. Второй вариант - более универсальный в плане масштабирования и позволяет вести отдельно несколько бухгалтерских баз данных, не засоряя их ненужной информацией.
В качестве программы непосредственно для управленческого учета можно использовать небольшие зарубежные комплексы (например, MYOB Accounting, BS/1, Sage) либо специально настроенные 1С-Предприятие, Инфо-Бухгалтер или даже Access. В частности, автор использует для этого собственную конфигурацию 1С: Экономист, созданную в программной среде 1С: Бухгалтерии 7.7. Общая стоимость решений из нескольких программ колеблется от 1 до 10 тысяч долларов.
Трансформация проводок по разным планам счетов
Еще одним решением является способ трансформации проводок (см. рис. 4). Он позволяет организовать в одной физической базе данных накопление двух логических баз данных одновременно. Для этого, как правило, используется специальная настройка бухгалтерской базы данных, которая позволяет на каждую проводку, сделанную по бухгалтерскому плану счетов, сгенерировать одну или несколько проводок по управленческому плану счетов. При этом в программе заранее прописываются правила, по которым происходит перевод проводок между планами счетов.
Данный метод достаточно прост в использовании, однако рекомендовать его можно лишь небольшим предприятиям, поскольку при усложнении структуры холдинга потребуется дополнительная проверка, исправление и консолидация управленческой отчетности.
Трансформация проводок между несколькими планами счетов поддерживается в относительно небольших бухгалтерских программах, таких как БЭСТ, некоторых конфигурациях 1С: Предприятия 7.7 (например, конфигурации российских фирм "Парус" и "Пиби"). Их стоимость с внедрением колеблется от одной до нескольких тысяч долларов.
Трансформация бухгалтерской отчетности
Один из возможных подходов состоит в трансформации готовой бухгалтерской отчетности (см. рис. 5). Процесс трансформации включает в себя устранение влияния инфляции, уточнение стоимости основных средств, складских запасов, задолженностей и других статей баланса. Если компания использует для своей деятельности несколько юридических лиц, то завершает процесс трансформации консолидация данных по этим фирмам. Основное достоинство метода трансформации - относительно небольшая трудоемкость самого процесса трансформации. Однако если структура бизнеса разветвленная и не соответствует юридической структуре (присутствуют оффшорные и скрытые обороты), то процесс трансформации многократно усложняется.
Трансформацию может выполнять бухгалтер или аудитор, знакомый с международными стандартами финансовой отчетности (МСФО) и обученный методике трансформации. C точки зрения программного обеспечения для работы этой схемы зачастую достаточно таблички Excel. Однако для более качественной трансформации лучше использовать такие продукты, как Аудит-Эксперт российской компании "Про-Инвест". Данный продукт поддерживает также импорт готовой бухгалтерской отчетности из большинства учетных программ и ее трансформацию по пользовательским сценариям. Стоимость программы составляет от 300 до 1100 долларов в зависимости от версии.
Заключение
Иногда руководителям кажется, что правильнее нанять себе программиста, поставить ему задачу и написать собственную комплексную программу. Однако, во-первых, программист будет работать долго (и не бесплатно), во-вторых, обслуживать эту программу сможет только автор. Кроме того, в готовые учетные программы фирмы-производители вкладывают многие тысячи человеко-часов работы программистов, постановщиков задач, экономистов, свой опыт работы и др.
Внедрение выбранной программы исполнитель должен производить совместно с заказчиком. Для этого создается рабочая группа, которая проходит обучение по работе с программой, а затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению и сопровождению системы.
В заключение хочется отметить, что во главу угла необходимо ставить общую эффективность предприятия, повысить которую и призвана автоматизация управленческого учета.