НОЧНОЙ АУДИТ. НОЧНОЙ АУДИТОР
Аудитор (от латинского auditor - слушатель) - ревизор, проверяющий, контролирует и анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия и составляет на основе данного анализа различную отчетность.
Обычно этот отчет составляется в конце рабочего дня, во время ночной смены, и поэтому эта проверка называется ночной аудиторской проверкой, а служащий ночным аудитором.
Основная цель:
подтверждение правильности и полноты учета гостевых и негостевых счетов по гостинице по сравнению с внутренними докладами, а также проконтролировать, что Отель получил плату за предоставленные блага и услуги клиентам.
Задачи ночного аудита:
1.проверка статусов номеров и незаехавших броней;
2.балансирование системы; (баланс = услуга à оплата / оплатаà услуга = баланс)
3.закрытие финансовой даты и подготовка отчетности;
4.проведение спец-х технологических операций (внесение коррективов в счета/ отчетность (для др.отделов)/ работа в АСУ).
В его обязанности входит:
- проверяет полученный доход от проживания в гостинице
- процент (коэффициент) фактической занятости номерного фонда (испол-ся для статистики и для динамики цен)
- делает кассовую сводку, (соотв-вие услуг полученной прибыли, а также форме оплаты)
– проверка правильности составления счетов;
– проверка правильности оплаты по кредитным карточкам;
– внесение в счета клиентов оплаты за покупки, совершенные в течение дня;
– проверка талонов / сертификатов/док-ов, дающих право на предоставление скидки;
– суммирует результаты финансовых операций и на следующий день докладывает о них руководителю гостиницы.
· Во многих гостиницах функции ночного аудитора выполняет один из бухгалтеров. Однако практика показывает, что ночной аудитор себя всегда оправдывает.
· Длительность ночного аудита от 4 до 8 часов.
· Объем и продолжительность аудита зависит: от размера гостиницы, от кол-ва начислений и оплат, от аккуратности оперативного персонала.
· Норматив: 1 аудитор на каждые 200 занятых гостиничных номеров.
Проведение ночного аудита состоит из двух этапов:
· ручной ночной аудит
· автоматический ночной аудит.
Ночной аудит ВСЕГДА проводится в 2 этапа ВНЕ зависимости от наличия/отсутствия внедренных АСУ
Этап
1.1. Одна из основных целей ночного аудита – начисление за проживание(по тарифу) и начисление связанных с проживанием налогов различные сборы с гостей(курортный), поэтому аудитор в первую очередь, проверяет статус занятости каждого номера.
Эта проверка проводится по отчету состояния комнат поступившего из службы горничных. Аудитор печатает отчет разногласий, используя список гостей, отчет горничных и службы портье (СПиР).
Разногласия могут возникнуть из-за ошибок поселения и выписке гостей, из-за оставленных в номере вещей, из-за возврата в номер гостя после выписки, из-за освобождения номера раньше указанной даты без выписки.
Если обнаружены разногласия, аудитор должен проверить балансы счетов проживающих и провести технологические шаги для снятия разногласий. Аудитор проверяет отчет оставшегося ожидаемого заезда (не заезд).
Затем аудитор проверяет отчет фактического заезда: правильность ввода тарифов, сроков проживания, стоимости оплаты, согласно политике гостиницы.
1.2. аудитор получает из системы управления гостиницей журнал начислений основ.у-ги+доп.ус-ги+начисления со стороны и проверяет его на наличие корректировок, цифр начислений, вызывающих подозрения. Все случаи нестыковок выясняются по первичным документам в системе (заявка бронирования, карта брони/анкета, счета (при бронировании, при заезде/выезде, условия договоров корпоративных)
1.3. в службу ночного аудита приходят все первичные документы и отчеты из всех подразделений гостиницы - кассовые отчетов всех подразделений гостиницы, при этом проверяя содержимое кассовых ящиков в службе портье.
Аудитор проверяет начисления из системы телефонного сервиса. Для этого он снимает отчет по кол-ву и суммам телефонных разговоров на текущую дату и проверяет его на полное совпадение в системе управления.
1.4. после подготовки и всех проверок аудитор закрывает финансовую дату.
Этап
Запускается автоматическая процедура ночного аудита:
2.1. реорганизация данных в системе. Система управления проводит самопроверку полноты и правильности данных. Рекомендуется проводить реорганизацию данных в периоды высокой загрузки гостиницы.
2.2. обработка незаехавших броней. Во время этой фазы система изменяет статус записей брони на статус незаезда и освобождает номера.
2.3. начисление за проживание. Во время этой фазы система начисляет тариф текущей даты и соответствующие налоги на счета проживающих.
2.4. начисление доп услуг. Система начисляет регулярные(на ежедневной основе) услуги и соответствующие налоги на счета гостей.
2.5. продление календаря наличия комнат. Во время этой фазы система продлевает календарь наличия комнат на один день и стирает календарь наличия прошедшего периода по правилу, определенному в настройках системы.
2.6. формирование итоговых данных и смена даты. Система сводит финн. и статические показатели гостиницы в итоговой записи по дате, благодаря чему формируется управленческая отчетность за большой календарный период.
2.7. аудитор снимает из системы управления отчет кредитного лимита и находит по нему гостей, кот должны оплатить услуги гостиницы или превысили установленный кредитный лимит.
Этот отчет передается утренней смене портье.
В некоторых гостиницах аудитор готовит счета для предстоящего выезда гостей на завтрашнюю дату. если аудитор=админ-р
Несколько важных нюансов в проведении ночного аудита:
· Баланс счетов подводится каждый вечер (этот шаг выполняется каждый вечер даже при отсутствии аудита!!!). выполняет ст.админ/управляющий/директор
· Этот процесс очень важен и проводится в то время, когда все прочие службы уже не работают (чтобы все начисления были включены), а именно: во время 3-й или 4-й смены — поздним вечером / ранним утром.
· В крупных отелях работают несколько ночных аудиторов, в маленьких отелях такая должность может быть даже не предусмотрена.
· Бухгалтерские электронные системы1с :Бухгалтерия позволяют повысить эффективность проведения операций по счетам и оперативно управлять счетами гостей.даже при отсутствии других АСУ
· Дежурный аудитор также ответственен за проверку тарифов (стоимость номера в документе, подтверждающем бронирование, и фактическая стоимость должны быть правильными).
· КАЧЕСТВО проверки, которую должно провести аудитор, зависит от частоты появления ошибок и объема операций, которые необходимо проверить.
· Аудитор должен отличаться честностью, вниманием, хорошим профессиональным подготовкой, хорошим знанием специфики предоставления гостиничных услуг.