Особенности оформления документов.





ПАМЯТКА

По оформлению первичных учетных документов при направлении работника в командировку

 

1. Общие вопросы оформления служебной командировки.

Согласно статьям 167 и 168 Трудового Кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему возмещается:

1. расходы по проезду;

2. расходы по найму жилого помещения;

3. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4. иные расходы произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Для работников ОАО «РЖД» нормы возмещения командировочных расходов, а также перечень иных компенсируемых расходов утверждены распоряжением ОА «РЖД» от 07.11.2006 № 2193р.

По возвращению из командировки, работник обязан в соответствии с нормативными документами оформить и сдать на проверку в соответствующие отделы Дирекции документы.

Далее, не позднее 3–х дней после приезда предоставить в ОЦОР:

1. Авансовый отчет (форма АО-1).

2. Служебную записку (отчет) о выполнении командировочного задания (ФТУ-83).

3. Копию приказа о направлении в командировку (дополнительный приказ об изменении срока командировки, если срок изменен); копию телеграммы или рапорт руководителя.

4. Проездные документы к месту командировки и обратно.

5. Документы, подтверждающие расходы на проживание.

6. Иные расходы, связанные с командировкой.

7. Копию удостоверения или свидетельства об окончании курсов при направлении на курсы повышения квалификации.

Любые исправления, записи простым карандашом в первичных документах не допустимы.

 

Особенности оформления документов.

1. Проездные документы.

1.1. При использовании авиатранспорта обязательными документами являются авиабилет и посадочный талонс указанием вашей ФИО, даты и номера рейса.

Вместо авиабилета могут выдать маршрут/квитанцию электронного пассажирского билета. Обратите внимание!!! в случае выписки маршрута/квитанции необходимо, чтобы отдельной строкой была выделена сумма НДС.

1.2. При использовании железнодорожного транспорта обязательными документами являются железнодорожный билет либо распечатка электронного билета с указанием вашей ФИО и реквизитов позволяющих идентифицировать маршрут следования и дату поездки. Расходы за пользованием постельным бельем подтверждаются квитанцией или указаны в билете.

1.3. При использовании междугороднего автобуса необходимо предоставить билет, в котором обязательно должны быть указаны серия и номер билета, наименование организации, выдавшей билет, дата и время отправления, маршрут и стоимость билета.

Обратите внимание!!!

Дополнительные расходы по проезду (доплата за билет и т.д.) оплачиваются на усмотрение руководителя, поэтому на них должен составляться рапорт с обязательной визой руководителя.

2. Документы, подтверждающие расходы на проживание.

2.1. Если при заселении в гостиницу расчет вами будет производиться наличными денежными средствами, то обязательными документами будут являться кассовый чек, акт выполненных работилисчет, либо бланк строгой отчетности (если кассовый аппарат гостиницей не применяется).

Обратите внимание!!!

В кассовом чеке обязательно, должны быть заполнены следующие реквизиты:

- наименование организации и её ИНН;

- заводской номер контрольно - кассовой машины;

- порядковый номер чека;

- дата и время оплаты услуг;

- стоимость услуг;

- признак фискального режима (в чеке будет сочетание букв «ФП»).

 

В акте выполненных работ или счете обязательно должны быть заполнены следующее реквизиты:

- дата составления акта или счета;

- наименование Продавца (Исполнителя), наименование Покупателя (Заказчика);

- наименование оказанных услуг (с указанием ваших Ф.И.О. и сроков проживания), их стоимость;

- должность, Ф.И.О. лица ответственного за оказание услуги, его личная подпись.

Если в акте или счете есть реквизит «М.П.», то печать организации обязательна.

 

В бланке строгой отчетности обязательно, должны быть заполнены следующие реквизиты:

- наименование документа, шестизначный номер и серия, напечатанные типографским способом;

- наименование организации, которая оказала услуги (или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя), адрес и ИНН;

- вид услуги и их стоимость;

- дата осуществления расчета и составления документа;

- должность, Ф.И.О лица ответственного за совершение операции, его личная подпись, печать организации.

2.2. В случае если расчет будет производиться безналичным платежом, необходимо при заселении в гостиницу предъявить доверенность, полученную от работодателя и проинформировать представителя гостиницы, оформляющего документы, о том, что для вас необходимо выписать счет-фактуру и акт выполненных работ.

Обратите внимание!!!

В выданном счете - фактуре обязательно, должны быть заполнены следующие реквизиты:

- дата и номер счета – фактуры;

- в строке «Продавец и его адрес» - наименование, адрес, ИНН и КПП организации, оказавшей услуги;

- в строке «Покупатель и его адрес» - ОАО «РЖД» 107174 г. Москва ул. Новая Басманная д.2;

- в строке ИНН/КПП Покупателя – 7708503727/997650001

- в строке «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» - прочерки;

- в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг)» - наименование услуг по проживанию, ваши Ф.И.О и сроки проживания;

- стоимость оказанных услуг без НДС, НДС, общая стоимость оказанных услуг.

В счете - фактуре обязательны подписи руководителя, главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица) и их расшифровки.

В акте выполненных работ обязательно должны быть указаны:

- дата составления акта;

- наименование Продавца (Исполнителя), наименование Покупателя (Заказчика);

- наименование оказанных услуг (с указанием ваших Ф.И.О. и сроков проживания), их стоимость;

- должность, Ф.И.О. лица ответственного за оказание услуги, его личная подпись.

Если в акте есть реквизит «М.П.», то печать организации обязательна.

Если гостиница является плательщиком НДС, то в счетах - фактурах, актах выполненных работ, контрольно - кассовых чеках либо бланках строгой отчетности отдельной строкой должна быть выделена сумма НДС.

3. Документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.

3.1. Обязательным документом, подтверждающим проезд на такси до аэропорта и обратно в случае раннего (до 11.00 часов) вылета и позднего (после 20.00) прилета, является квитанцияв форме бланка строгой отчетности.

Обратите внимание!!!

В выданной квитанции обязательно, должны быть заполнены следующие реквизиты:

- в строке «наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси» делается запись «Квитанция на оплату пользования легковым такси, серия ХХХХ, номер ХХХХ». Серия и номер должны быть напечатаны типографским способом;

- в строке «наименование фирмы осуществляющей перевозку» указываются наименование, адрес, номер телефона и ИНН перевозчика;

- в строке «дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси» указываются число, месяц и год оформления квитанции на оплату пользования легковым такси;

- в строке «стоимость пользования легковым такси» цифрами и прописью указываются взысканные с заказчика средства в рублях и копейках за пользование легковым такси. В случае если плата за пользование легковым такси осуществляется на основании тарифов за расстояние перевозки и (или) время пользования легковым такси, указываются показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования легковым такси;

- в строке Ф.И.О. и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

 

 





Рекомендуемые страницы:


©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-10-25 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Обратная связь

ТОП 5 активных страниц!