Эффективность
Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к затратам на его выполнение.
Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участников)
Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также исключая из него высокооплачиваемых участников (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него. Стараясь оптимизировать каждый из этих параметров, вы уже добьетесь немалых успехов.
Четко обозначь цель и повестку совещания
Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.
Цель любого совещания — разработать конкретный план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу».
Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.Все совещания должны иметь повестку. Иначе это просто бесцельная говорильня.
Не приглашай лишних участников
Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие. При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, в добавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.
Рекомендуется не превышать границу в 5 участников. Каждый участник должен быть просеян через следующее «сито» вопросов:
· Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания?
· Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника?
· Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?
· Достаточно ли будет просто известить ли этого человека о результатах совещания?
· 7. Плановость собрания. Внезапность – плохой помощник в организации собраний, участники не успевают подготовиться или вовсе не приходят по причине отсутствия в офисе.
·
· Правильно назначайте дату и время проведения совещания, учитывайте при этом возможности участников и то, что им необходимо подготовиться.
· Жесткий регламент. Собрание должно иметь время начала и конца, независимо от того, все ли приглашенные явились на него.
· Продолжительность собрания должна быть заранее оговорена. Ограничения усиливают креативность, а их отсутствие ведет к оффтопу.
· Установите четкие временные границы, например, закончить обсуждение пункта 1 повестки через 25 минут.
Завершение совещания и подведение итогов
Сказанное должно исполняться. Участники должны покидать собрание с конкретными решениями (или ActionItems).
На каждую задачу должен быть ответственный.
· существовать не в устном, а в письменном виде
· не допускать различных трактовок
· быть написан языком, который будет понятен и через два месяца
· по каждому пункту содержать ответственного за исполнение и срок
Компетенции
Лидерство.
Эффективная коммуникация.
Работа в команде
Совещание нужно только в тех редких случаях, когда другие способы общения будут менее эффективны.
Как правило, должны совпасть несколько из следующих условий:
· Сложность. Обсуждаемая тема настолько сложна, что участникам необходимо вместе смотреть на визуальные материалы, чтобы не выпадать из потока обсуждения. Например, обсуждается архитектура сущностей базы данных или сложный бизнес-процесс проверки кредитной заявки.
· Срочность. Обсуждаемая тема настолько срочна, что выработка плана действий на эту тему по электронной почте затратит непозволительно большое количество времени.
· Важность. Обсуждаемая тема настолько важна, что ее важность перекрывает любые возможные временные затраты участников группы на проведение совещания.
Проведение совещания
Организатор совещания, то есть ты, отвечает за то, чтобы оно не прошло зря. Ты должен:
· следить за соблюдением всех правил обсуждения, описанных ниже
· прерывать тех, кто их нарушает
· резюмировать решение группы
· следить за повесткой и определять момент, когда группа переходит к следующему вопросу
Итак, 7 правил проведения эффективных собраний:
1. Один говорит… Не давай участникам перебивать друг друга. Мало того, что это проявление неуважения, так скорее всего, в момент одновременного говорения участники не пытаются друг друга понять, что не идет на пользу совещанию в целом.
2. …а все остальные слушают. Залог эффективного обсуждения в том, чтобы все в группе следили за тем, что говорится в группе. У всех должна быть одинаковая «картинка» обсуждаемой проблематики. Как только группа разбивается на несколько дискуссий или кто-то начал отвлекаться (например, проверять почту на телефоне или просто «уходить в себя»), дальнейшее время будет потеряно, пока группа снова не станет единым целым. Все, что происходило, пока кто-то «отсутствовал», придется для него повторять, тратя на это время всех остальных.
3. Ближе к делу! Несмотря на то, что, уставая, люди хотят расслабиться и поговорить на отвлеченные темы, любой подобный уход в сторону тратит время всех участвующих и отдаляет вас от достижения решения. Мягко возвращай всех к теме обсуждения.
4. Боритесь с проблемой, а не с людьми. В пылу обсуждения участники могут позволить себе замечания, которые другие могут воспринять на личный счет. Подобные ситуации, если их не гасить в зародыше, неминуемо испортят рабочую атмосферу, создадут ненужную напряженность, «выведут из строя» затронутых участников, потратят время и, скорее всего, помешают группе достичь своих целей. Немедленно прекращай обсуждения, зашедшие «не в то русло».
5. Фиксируйте все сказанное. Это можешь делать ты или другой участник, которому ты поручишь роль секретаря собрания. Без фиксации группа начнет забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет. Кроме того, записи помогают группе экономить время, позволяя говорящему просто указывать на ту или иную часть записей вместо того, чтобы подробно объяснять, что конкретно из уже сказанного он имеет сейчас в виду. Фиксация должна происходить на листе бумаги, который виден всей группе, или на доске, висящей на стене.
6. Делайте перерывы. Используй метод помидора (работать циклами, подразумевающими 5-минутный отдых через каждые 25 минут работы). По моему опыту, совещания, длящиеся более полутора часов, вовсе теряют свою эффективность в силу усталости участников. Подобные совещания лучше прервать, перенеся продолжение на другой день.
7. Если группа больше не нужна, расходитесь. По мере обсуждения проблемы остается все меньше и меньше сложных вопросов, требующих всеобщего обсуждения. Если ты понимаешь, что проблема распалась на несколько задач, требующих индивидуального исполнения, нет смысла тратить общее время на групповое обсуждение — совещание нужно завершать. Если же собрание заканчивать еще рано, но уже есть люди, знания которых в дальнейшем обсуждении не потребуются или интересы которых более не будут затрагиваться, отпусти их.
Конкретизация задач. Каждое собрание должно иметь четко прописанные задачи, которые объявляются участникам заранее. Отступление от повестки крайне нежелательно.
5. Слово – каждому. Каждый участник собрания должен иметь возможность высказать свое мнение по тому или иному вопросу. Не вмешивайтесь и, тем более, не прерывайте речь сотрудника, даже если она идет вразрез с вашей точкой зрения. Вам же нужна адекватная обратная связь?
6. Ведение протокола. Повестка – не единственный обязательный документ совещания. Протокол, в котором записаны все основные моменты, выступавшие сотрудники в порядке очередности, их мнение по тому или иному вопросу, а главное результаты собрания, – очень полезная бумага.
Обязательно сделайте рассылку по участникам встречи, чтобы они всегда имели ее под рукой для уточнения каких-либо моментов. Так будет удобнее контролировать выполнение поставленных задач и анализировать полученные результаты. Именно схема «задача – результаты – контроль – задача» позволяет сделать совещания наиболее дельными и краткими.
К 3.3.
несоблюдение договоренностей, достигнутых на совещании
к 3.1.
многолюдность и отсутствие четких формулировок
Искусство управления и талант менеджера определяются умением максимально эффективно проводить деловые совещания. В этой связи каждый менеджер должен уметь рассчитать цену совещания.
Для расчета необходимо знать количество участников совещания, его продолжительность и часовую тарифную ставку каждого участника.
Формула расчета цены совещания имеет следующий вид:
где С - стоимость совещания, руб.; N - число участников; Т - длительность совещания, ч; Зср - среднемесячная зарплата участников, руб.; Тр.ср - среднее число рабочих часов в месяц; 1 - коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании.
Компетенции
Лидерство.
Эффективная коммуникация.
Работа в команде
совещания созываются стихийно, по мере накопления у руководителя информации, которой необходимо поделиться с подчинёнными.
у совещаний есть альтернативы;
Любую простую проблему можно сделать неразрешимой,